What we learned about Project Management in 2022

Was wir 2022 über Projektmanagement gelernt haben

Lea Schweizer

As we already know, project management has become more prominent in many companies. Due to factors such as the pandemic, our employers realized how important all-encompassing software is to manage parallel projects efficiently.

Our team has made many significant discoveries over the past year. We decided to give you a little behind-the-scenes look at 2022 in terms of PM, full of trends, statistics, challenges and related product updates. These will hopefully help you effectively manage your projects this year.  

Overview:  

  • Challenges 2022
  • The 5 most important learnings

                      - Home office makes using intelligent software more important than ever

                      - The importance of resource management in PM  

                      - Migration to new software solutions can be a lengthy process  

                      - Few companies use PM software  

                      - The importance of different PM styles  

  • Product updates
  • Related articles
  • Sources

First things first, let's start with the challenges:

Challenges 2022

The past year consisted of long home office periods. The wave of remote working triggered by the pandemic continued and some employers now let their employees work from home on a regular basis. Many employees greatly appreciate the new freedom this gives them but the limited, online-only contact with colleagues can also lead to problems and a lack of communication. Therefore, it is more important than ever to ensure a better level of transparency.  

In addition, there are currently shortages of raw materials and supply chains as well as inflation. The resulting rise in prices has made it increasingly difficult for companies to operate within set budgets. If projects are not managed efficiently and transparently enough, real financial and resource-related problems can arise.  

Higher demands on project managers and companies are another challenge. Increasingly complex projects need to be managed, often scheduled in many overlapping time slots, requiring a high level of resources and staff. Here, too, it is necessary to use software to keep an eye on all bottlenecks throughout the company.  

In line with this, we would like to share our most important learnings from the past year.

The 5 most important learnings  

Home office makes using intelligent software more important than ever

COVID-19 has significantly increased the demand for intelligent, all-encompassing PM software since remote work can also lead to organizational problems and bottlenecks. Due to the frequent lack of contact with our employees, it is important to be able to directly track the status of projects, which tasks need to be completed and when, and which resources are needed for which project phase.  

The importance of resource management in PM  

Resource management in project management practice is a great addition to the first learning. Due to the often missing overview of all available employees due to home office, resource management is becoming more and more important. A few of our customers even focus exclusively on resource management. For this reason, we have included this topic in our navigation in addition to general project management.

We also decided to offer licences with an exclusive focus on resources in our pricing plans. Take a look at them here: Resource Pricing Plan  

Migration to new software solutions can be a lengthy process  

Even though more and more companies rely on PM software, migrating to new software can often be a tedious process. For project managers, it can be a rocky road of persuasion and it takes a long time to finally settle on software that meets a suitable price-performance ratio. Often, not all project stakeholders need the same permissions and features, but many solutions then require commitment to a unified plan anyway. Factors such as these lengthen the idle process and integration time even more.  

That's why, especially in the last year, we've prioritized making this process as easy as possible for prospective customers. On our website, you can easily book a free demo or arrange a short call with our PM experts. We also advise our prospective customers directly on our pricing models and introduce them to our product.

 

Few companies use PM software

Few companies actively use PM software. Only about 22% of all companies even have such a tool, and only a fraction of them know how to use it effectively. In addition, about 42% of all companies cannot properly assess the importance of PM software. Often, these types of tools are also relatively complex, which leads to people switching back to Excel lists. This in turn leads to duplication of work, lack of transparency and multitasking. It also decreases the level of employee productivity by about 40%.  

While the many benefits of using PM software are widely recognized, there is often a lack of a tool that can manage the processes and resources of each department. In addition, it is often difficult for interested parties to assess whether a tool is profitable for their company. For this reason, it is important to us to constantly improve our solution, to provide all kinds of resources and to offer excellent support to our customers and prospects.    

For example, we provide a short demo video for prospects who want to get a first overview of Allex without booking a demo directly. If they prefer written content, they can also access our help center and various blog articles.  

The importance of different PM styles

Our goal is to provide software that covers all essential areas of project planning, including all departments of our customers. To enable employees from many different sectors to work with Allex, we offer many different overviews in our solution. Last year, we added our popular board view, which gives our customers a better overview of the status of their tasks or who is working on what. In addition, it was also important for us to offer features and methodologies such as Sprints, Scrum and Theory of Constraints, and to continue to engage with the Critical Chain mentality.  

More information about our methodology.  

Product updates  

In order to provide you with the best conditions to really get started in the new year, we have developed many practical new features in the last few months such as the board view, a new project status function, 2-factor authentication, templates as a start-up aid and many others.

These will certainly make life a little easier for you.  

In our help center, we offer a comprehensive article about all other updates and features from last year:

Product Updates

However, some of our features are still in the works. This year, you can look forward to integration with MS Teams, project environments by linking main projects and sub-projects and various multiple selection functions, with which you can manage your projects, tasks and resources even more efficiently.

Similar reads:

Sources

Source for statistics: https://teamstage.io/project-management-statistics/

Wie wir bereits wissen, wird das Thema Projektmanagement stetig prominenter in vielen Firmen. Spätestens seit Corona ist unseren Arbeitgebern klar geworden, wie wichtig eine allumfassende Software für das effiziente Managen mehrerer parallel verlaufender Projekte ist.  

Auch unser Team konnte im letzten Jahr viele bedeutsame Erkenntnisse machen, weshalb wir uns entschlossen haben, Ihnen einen kleinen Einblick hinter die Kulissen zu gewähren und eine Zusammenfassung des Jahres 2022 im Bezug auf PM zu erstellen, voller Trends, Statistiken, Challenges und dazu passender Produkt-Updates, die Ihnen hoffentlich genauso zu gute kommen wie uns und Sie dabei unterstützen, Ihre anstehenden Projekte im nächsten Jahr effektiv zu managen.  

Übersicht:

  • Challenges 2022
  • Die 5 wichtigsten Learnings

                      - Homeoffice macht die Verwendung intelligenter Software so wichtig wie nie zuvor

                      - Die Wichtigkeit von Ressourcenmanagement in PM

                      - Die Migration zu neuen Software -Lösungen kann ein langwieriger Prozess sein

                      - Nur wenige Firmen machen sich aktiv Gebrauch von PM Software

                      - Die Wichtigkeit von verschiedenen PM Styles

  • Unsere Produkt-Updates
  • Ähnliche Artikel
  • Quellen

Fangen wir zunächst mit den Herausforderungen an.  

Challenges 2022

Das letzte Jahr war allem voraus von langen bis durchgängigen Homeoffice-Perioden geprägt. Die durch die Pandemie losgetretene Welle aus remoter Arbeit hielt weiter an und einige Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitenden nun auch regulär das Arbeiten in den eigenen vier Wänden an. Viele Mitarbeitenden schätzen die dadurch neu gewonnenen Freiheiten sehr, der eingeschränkte, ausschließlich online stattfindende Kontakt zu den Kolleg:innen kann jedoch auch zu Problemen und Mangel an Kommunikation führen. Deshalb ist es so wichtig wie nie zuvor, für ein besseres Level an Transparenz zu sorgen.  

Darüber hinaus herrschen derzeit Engpässe bei Rohstoffen und Lieferketten und durch die Inflation und die dadurch angestiegenen Preise ist es zunehmend schwieriger für Unternehmen, innerhalb der festgelegten Budgets zu agieren. Werden Projekte dann nicht effizient und transparent genug gemanagt, kann es zu echten finanziellen und ressourcenbehafteten Problemen kommen.  

Eine weitere Challenge stellen die höheren Anforderungen an Projektmanager bzw. Unternehmen dar. Es müssen immer komplexere Projekte gemanagt werden, die nicht selten in vielen sich überschneidenden Zeitfenstern eingeplant werden und ein hohes Ausmaß an Ressourcen und Mitarbeitenden erfordern. Auch hier gilt es, optimale Software zu verwenden, um alle Engpässe unternehmensweit im Blick zu haben.  

Passend dazu möchten wir an dieser Stelle unsere wichtigsten Learnings aus dem letzten Jahr mit Ihnen teilen.

Die 5 wichtigsten Learnings

Homeoffice macht die Verwendung intelligenter Software so wichtig wie nie zuvor

Durch COVID-19 ist das Angebot und die Nachfrage nach intelligenter, allumfassender PM-Software erheblich gestiegen, da remote Arbeit wie schon oben thematisiert auch zu organisatorischen Problemen und Engpässen führen kann. Durch den oftmals ausbleibenden Kontakt zu unseren Mitarbeitenden ist es gut, in einer Software-Lösung direkt nachvollziehen zu können, wie es um den Stand der Projekte steht, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen und welche Ressourcen für welche Projektphase benötigt werden.

Die Wichtigkeit von Ressourcenmanagement in PM

Ressourcenmanagement in der Projektmanagementpraxis bietet einen guten Anknüpfungspunkt zu unserem ersten Learning. Durch die durch Homeoffice oftmals fehlende Übersicht über alle verfügbaren Mitarbeitenden rückt Ressourcenmanagement immer weiter in den Vordergrund. Ein paar unserer Kunden fokussieren sich sogar ausschließlich auf das Steuern von Ressourcen. Aus diesem Grund haben wir das Thema neben allgemeinem Projektmanagement in unsere Navigation aufgenommen.

Wir haben uns außerdem entschlossen, in unseren Preisplänen unter anderem Optionen mit exklusivem Ressourcenfokus anzubieten. Gerne können Sie sich diese hier ansehen: Ressourcen Pricing-Plan

Die Migration zu neuen Software-Lösungen kann ein langwieriger Prozess sein

Auch wenn immer mehr Firmen auf PM Software vertrauen, ist der Umstieg auf neue Software oftmals ein mühsamer Prozess. Für Projektmanager kann dies ein steiniger Weg der Überzeugungsarbeit bedeuten und es dauert lange, bis sich schließlich auf Software festgelegt wird, die einem passenden Preis-Leistungs-Verhältnis entspricht. Oftmals brauchen nicht alle Projektbeteiligten die gleichen Berechtigungen und Funktionen, aber bei vielen Lösungen muss sich dann trotzdem auf einen einheitlichen Plan festgelegt werden. Faktoren wie diese verlängern den müßigen Prozess und die Integrationszeit noch mehr.  

Gerade im letzten Jahr haben wir uns deswegen bevorzugt darauf fokussiert, diesen Prozess für Interessenten so leicht wie möglich zu machen. Auf unserer Website kann einfach und unverbindlich eine kostenlose Demo gebucht werden bzw. einen kurzen Call mit unseren PM-Experten vereinbart werden. Dabei beraten wir unsere Interessenten auch direkt bezüglich unserer Preismodelle und führen sie an unser Produkt heran.  

Nur wenige Firmen machen sich Gebrauch von PM-Software

Nach wie vor nutzen viel zu wenige Firmen aktiv eine PM-Software. Nur rund 22 % aller Unternehmen verfügen überhaupt über ein solches Tool, nur ein Bruchteil davon weiß dieses effektiv einzusetzen. Zudem können ca. 42 % aller Firmen nicht richtig einschätzen, wie wichtig eine PM-Software ist. Oftmals sind diese Art von Tools auch relativ komplex, was nicht selten dazu führt, dass dann doch wieder auf Excel-Listen ausgewichen wird. Dies wiederum führt zu doppelter Arbeit, fehlender Transparenz und Multitasking, was das Level an Produktivität der Angestellten um rund 40 % verschlechtert.

Die vielen Vorteile der Nutzung einer PM-Software werden zwar mehrheitlich anerkannt, jedoch fehlt es oftmals an einem Tool, das die Prozesse und Ressourcen jeder einzelnen Abteilung managen kann. Außerdem ist es oftmals schwierig für Interessenten beurteilen zu können, ob ein Tool für die jeweilige Firma gewinnbringend ist. Aus diesem Grund ist es uns wichtig, unsere Lösung stetig zu verbessern, Quellen aller Art zur Verfügung zu stellen und einen hervorragenden Customer Support zu bieten, der unseren Kund:innen und Interessenten bei Rat und Tat zu Seite steht.  

Für Interessenten, die sich einen ersten Überblick über Allex verschaffen möchten, ohne direkt eine Demo zu buchen, stellen wir beispielsweise ein kurzes Demo Video zur Verfügung. Wenn diese schriftliche Quellen bevorzugen, können sie auch auf unser Helpcenter und diverse Blog-Artikel zugreifen.  

Die Wichtigkeit von verschiedenen PM Styles

Wir haben es uns zum Ziel gesetzt, eine Software anzubieten, die alle essenziellen Bereiche der Projektplanung abdeckt, dazu gehören auch alle Abteilungen unserer Kunden. Um Mitarbeitenden aus zahlreichen unterschiedlichen Bereichen bzw. Sektoren die Arbeit mit Allex zu ermöglichen, bieten wir schon lange viele verschiedene Übersichten innerhalb unserer Lösung an. Letztes Jahr kam dann unsere beliebte Board-Übersicht dazu, die unseren Kunden eine bessere Übersicht über den Status ihrer Aufgaben verschafft bzw. aufzeigt, wer welche Aufgaben übernimmt. Darüber hinaus war es uns auch wichtig, Features und Methoden wie Sprints, Scrum und Theory of Constraints, anzubieten und uns weiterhin mit der Critical-Chain-Mentalität zu beschäftigen.  

Hier gibt es weitere Informationen über unsere Methodik.

Unsere Produkt-Updates

Um Ihnen die besten Voraussetzungen zu bieten, um im neuen Jahr so richtig durchzustarten, haben wir in den letzten Monaten viele praktische neue Features entwickelt. Es gibt als neue Übersicht den Board-View, einen neuen Projektstatus, 2-Faktor-Authentifizierung, Templates als Starthilfe und viele weitere nützliche Features, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag sicherlich ein wenig leichter machen.  

Einen umfangreichen Artikel über alle weiteren Updates und Features vom letzten Jahr finden Sie in unserem Helpcenter: Produkt-Updates

Einige unserer Features sind allerdings noch in der Entwicklung. Sie dürfen sich im neuen Jahr auf eine Integration mit MS Teams, Projektumwelten durch die Verknüpfung von Haupt- und Unterprojekten und diverse Mehrfachauswahlfunktionen freuen, mit der Sie Ihre Projekte, Aufgaben und Ressourcen noch effizienter managen können.  

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Quellen

Quelle für Statistiken: https://teamstage.io/project-management-statistics/  

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