The Allex pricing model – find the matching license for each role of your company

Das Allex-Preismodell – Die passende Lizenz für jede Rolle im Unternehmen

Lea Schweizer

You’re unsure which of the pricing models make sense for your company? This article is perfect for you! Today we’ll take a closer look at the different options and show you which license is the most beneficial for each team member.  

We recognize that there are various roles in each enterprise, which require many different working methods, functions and authorizations. One of the benefits of the Allex pricing model is that you can choose individual plans for each team rather than pick just one for the entire company.

This article will hopefully help you decide on what licenses you’d like to buy. Our models offer lots of flexibility and let you choose the combination of licenses that perfectly fits the needs of your team or company.  

Let’s dive in!


  • Overview of all our licenses
  • How to set up strategic license plans for your company
  • Try Allex for free
  • Monthly or annual subscription?  
  • Change subscription    
  • More info about the pricing model

Overview of all our licenses

Let’s start with the basics: Our license model is based on the individual roles in the company, meaning that there’s a matching license for each team member. Thanks to this flexible model, we want to live up to our claim of always being able to offer the right functions per roll and not forcing you into a 1-package-for-all model.

Allex offers 4 different licenses. They can be split into two categories: 1. Project portfolio focus and 2. Resource focus.  

Project portfolio focus

For the project portfolio focus we offer 4 licenses for roles such as multi-project manager, (junior) project manager, team manager and resources.

The Project Portfolio license has the largest scope of functions in Allex including project planning, capacity planning in team boards, task management and project portfolio control. The projects and task license is most suitable for project managers and project members. It enables the creation and planning of projects and task management. The resource operations license is best suited for team leaders who want to do extensive resource planning for their teams. Finally, the project focus is rounded off by the resources license. This license can be used to simply assign an account to a staff resource or equipment. Portfolio, project or team managers can include the resources for capacity and project planning. Visit our pricing model page for further information and comparisons of the range of functions.

Resource focus

Are your company or departments looking for a resource management solution? Look no further! Our resource-oriented licenses are the perfect fit! We offer two separate licenses, one for team managers and a license for scheduling resources and equipment.  

The resource operations license incorporates resource and team planning with our team board, enables you to set up and plan projects and helps with your task management. The resources license is suitable for employees who are to be involved in capacity planning but do not necessarily use Allex themselves. Team managers can assign employees or machines to tasks and teams. Users with a resource license have read-only access to tasks and projects. On our resource management page, you can find more detailed information about the scope of both licenses.

How to set up strategic license plans for your company

Now that you know about the composition of the different models, we’ll tackle the topic of putting together licensing plans and explain which licenses best suit your employees.  


A manufacturing company wants to use Allex to make for better project management, development, research and production. Since different departments are involved, this results in both the project portfolio focus and the resource focus.

Let's create a perfect license plan for the project portfolio management use case:

The project management area is made for steering the entire project portfolio of the company, scheduling customer orders without conflict, modeling capacities of potential orders, and monitoring bottlenecks. The portfolio overview in Allex is most suitable for this and in conclusion, the head of project management, the project managers, and the PMOs are getting the multi-project license.

7 x multi-project license

The department heads of development and research and their team leaders have to plan and control the capacities of their teams. The team board area in Allex is intended for this purpose. In order to be able to use this for resource planning, a resource operations license is recommended for the team and department managers.  

7 x resource operations license

The product managers and designers of the development and research department should work on the projects, create tasks and give feedback about their work. For this, they need access and editing rights for projects and the my tasks area. This results in:

15 x projects & tasks license

Next, let’s talk about the license plan for resource focus:

In production, the department manager must work with team leaders to manage capacity planning for employees, equipment and machinery to confirm and meet delivery deadlines. To do so, we’d recommend the resource operations license. For the employees, equipment and machines to be scheduled, the resources license is recommended. It allows team leaders to schedule individual resources, but without having to operate an account in Allex itself. This results in the following licenses with resource focus:

4 x team management license

97 x resource license for the employees

50 more resource licenses for equipment & machines

Try Allex for free

You want to convince yourself that Allex is the right tool for your company? No problem, we’ll gladly offer you a free trial of 30 days. It automatically begins once you register for Allex and grants you access to all functions and overviews. This way, you have a whole month to find out which license suits you and your team the best.  

Monthly or annual subscription?

Many of our customers ask this question at the beginning. Therefore, we decided to provide you with a brief overview:  

Monthly subscription

The monthly subscription starts the day you sign up and runs for 30 days. If you do not cancel your subscription, it will automatically be renewed for another month. The subscription must be paid for at the time of purchase.

Annual subscription

The annual subscription, just like the monthly subscription, starts the day you subscribe and runs for 12 months. If you do not cancel your annual subscription one month before the end of the subscription period, it will automatically be renewed for another year. The annual subscription must be paid for at the time of purchase. A key advantage of the annual subscription is the worthwhile discount of up to 20% per license per month.  

Change subscription  

Change period

You’ll always have the option to change your subscription period to the monthly or annual model, according to your preference. To do so, simply cancel your current subscription and subscribe for the new one or get in contact with us via e mail: The change will take effect at the end of the current term. We do not issue refunds.  

Change licenses

In case one of the team members switches to not only managing projects and tasks, but also portfolios, you can change the license from projects & tasks to multi-project. The admin of your organization can do this in Allex at any time with one click. The difference in costs between the licenses will be charged proportionally in the next billing period.

More info about the pricing model

Hopefully, we’ve been able to provide you with a decent overview of the most important questions regarding. Here’s an overview of other useful articles to read, in case you’d like to learn more about subscription, invoices, payment information and cancellation.

Book a personal consultation with our experts to discuss your options or book a demo for a comprehensive introduction to Allex. Our experts will help you select the best license plan for your company’s individual needs.  

Book a demo


Sie fragen sich, welche unserer Preismodelle für Sie und Ihr Unternehmen infrage kommt? Dann sind Sie hier genau richtig! Heute wollen wir uns einmal genauer mit den unterschiedlichen Lizenzen von Allex beschäftigen und erklären, welche Lizenz für wen gedacht ist.  

Eines der Vorteile des Allex-Preismodells ist, dass Sie sich nicht für einen einheitlichen Plan für das gesamte Unternehmen entscheiden müssen.  

Schließlich gibt es in jedem Unternehmen unterschiedliche Rollen, die unterschiedliche Arbeitsmethoden, Funktionen und Berechtigungen erfordern. Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lizenzen unter die Arme greifen. Denn das Allex-Preismodell bietet Ihnen viel Flexibilität und lässt Sie die Kombination an Lizenzen auswählen, die perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Teams oder Unternehmens passt.  

Viel Spaß beim Lesen!


  • Eine Übersicht über unsere Lizenzen
  • So stellen Sie sinnvolle Lizenzpläne für Ihr Unternehmen zusammen
  • Allex kostenlos testen
  • Monats- oder Jahresabo?
  • Das Abonnement ändern  
  • Weitere Infos zum Preismodell

Eine Übersicht über unsere Lizenzen

Fangen wir einmal bei den Basics an: Das Lizenzmodell von Allex ist rollenbasiert. Das bedeutet, dass es eine Lizenz passend für jede Rolle in Ihrem Team oder Unternehmen gibt. Mit diesem flexiblen Modell möchten wir unserem Anspruch gerecht werden, immer die passenden Funktionen pro Rolle anbieten zu können und Sie nicht in ein 1-Paket-für-alle Modell zu zwängen.

Allex bietet 4 verschiedene Lizenzen an. Diese lassen sich  in zwei Bereiche aufteilen: 1. Vollumfänglicher (Multi-)Projektfokus und 2. Ressourcenfokus.  

Vollumfänglicher (Multi-)Projektfokus

Im (Multi-)Projektfokus bieten wir vier Lizenzen für folgende Rollen an: Multi-Projektmanager, (Junior-)Projektmanager, Teammanager und Ressource.  

Die Multi-Projekt Lizenz hat den größten Funktionsumfang in Allex. Sie beinhaltet die Projektplanung, die Kapazitätsplanung in den Teamboards, das Aufgabenmanagement und die Projekt-Portfolio-Steuerung. Die Projekte und Aufgaben Lizenz eignet sich für Projektmanager und Projektmitarbeiter, sie ermöglicht das Erstellen und Planen von Projekten und das Aufgabenmanagement. Die Team Management Lizenz eignet sich am besten für Teamleiter, die umfangreiche Ressourcenplanung für Ihr Team vornehmen möchten. Zu guter Letzt wird der Projektfokus durch die Ressourcen Lizenz abgerundet. Diese dient einzig und allein der Vergabe eines Accounts an eine Mitarbeiterressource oder Equipment, welche Portfolio-, Projekt- oder Teammanager für die Kapazitäts- und Projektplanung miteinbeziehen können. Für weitere Informationen besuchen Sie gerne unsere Preismodell-Seite und schauen Sie sich die Funktionsumfänge im Vergleich an.


Wenn Ihr Unternehmen oder einzelne Abteilungen eher auf der Suche nach einer Ressourcenmanagement-Lösung ist, eignen sich die Teammanagement orientierten Lizenzen. Hier gibt es zwei Lizenzen, eine für Teammanager und eine kleine Lizenz für die Einplanung von Ressourcen und Equipment.    

Die Team Management Lizenz umfasst die Ressourcen- und Teamplanung mit unserem Teamboard, ermöglicht das Erstellen und Planen von Projekten und unterstützt das Aufgabenmanagement. Die Ressourcen Lizenz eignet sich für Mitarbeitende, die in die Kapazitätsplanung einbezogen werden sollen, jedoch nicht zwangsläufig selbst Allex nutzen. Teamleiter können Mitarbeitende oder Maschinen zu Aufgaben und Teams zuweisen. Nutzer mit einer Ressourcen Lizenz haben somit reinen Lesezugriff auf Aufgaben und Projekte. Auf unserer  Ressourcenmanagement-Seite finden Sie genauere Informationen zu dem Umfang der beiden Lizenzen.  

So stellen Sie sinnvolle Lizenzpläne für Ihr Unternehmen zusammen
Nun wissen Sie über die grobe Zusammensetzung der verschiedenen Modelle Bescheid. Im nächsten Schritt möchten wir Ihnen genauer erklären, wie Sie sinnvoll Lizenzpläne zusammenstellen und welche Lizenzen am Besten auf Ihre Mitarbeitenden passt.  

Ein Beispiel:

Ein Produktionsunternehmen möchte Allex für die Bereiche Projektmanagement, Entwicklung, Forschung und Produktion nutzen. Da unterschiedliche Abteilungen involviert sind, ergibt sich sowohl der (Multi-) Projektfokus als auch der Ressourcenfokus.

Lassen Sie uns zuerst einen perfekten Lizenzplan für den (Multi-)Projektmanagement-Anwendungsfall erstellen:

Der Projektmanagement-Bereich steuert das gesamte Projektportfolio des Unternehmens und muss die Kundenaufträge konfliktfrei terminieren, Kapazitäten potenzieller Aufträge modellieren und Engpässe überwachen. Dazu eignet sich die Portfolio-Ansicht in Allex. Somit bekommen der Leiter Projektmangement, die Projektleiter und die PMOs die Multi-Projekt Lizenz.  

7 x Multi-Projekt Lizenz  

Die Abteilungsleiter der Entwicklung und der Forschung und deren Teamleiter haben die Aufgabe, die Kapazitäten Ihrer Teams zu planen und steuern. Dafür ist der Teamboard Bereich in Allex vorgesehen. Um diesen für die Ressourcenplanung nutzen zu können, empflieht sich eine Team Management Lizenz für die Team- und Abteilungsleiter.

7 x Team Management Lizenz  

Die Produktmanager und Designer der Entwicklung und die Forschungsmitarbeitenden sollen in den Projekten arbeiten, Aufgaben erstellen und zurück melden. Dafür benötigen sie Zugang und Bearbeitungsrechte für Projekte und den "Meine Aufgaben" Bereich. Daraus ergeben sich:

15 x Projekte & Aufgaben Lizenzen  

Kommen wir nun zum Lizenzplan für den Ressourcenfokus:

In der Produktion muss der Abteilungsleiter zusammen mit den Teamleitern die Kapazitätsplanung für die Mitarbeitenden, das Equipment und Maschinen bewältigen, um Liefertermine bestätigen und einhalten zu können. Für diese Aufgabe eignet sich die Team Management Lizenz am besten. Für die einzuplanenden Mitarbeitenden, Equipment und Maschinen ist die Ressourcen Lizenz zu empfehlen. Diese kleine Lizenz ermöglicht den Teamleitern die Einplanung der einzelnen Ressourcen, ohne dass diese jedoch ein Konto in Allex selbst bedienen müssen.  

Somit ergeben sich in diesem Beispiel:

4 x Team Management Lizenzen  

97 x Ressourcen Lizenzen für die Mitarbeitenden

Weitere 50 Ressourcen Lizenzen für Equipment & Maschinen

Allex kostenlos testen  

Sie möchten Allex mit Ihrem Team ausprobieren? Kein Problem, wir bieten Ihnen eine kostenlose Testphase an! Diese dauert 30 Tage und beginnt automatisch mit der Registrierung bei Allex und verleiht Ihnen Zugriff auf all unsere Funktionen und Übersichten. So können Sie bis zum Ende Ihrer Testphase herausfinden, welche Lizenz am besten für Sie und Ihr Team geeignet ist.

Monats- oder Jahresabo?

Alle Abonnements können Sie direkt in Allex in Ihren Einstellungen unter Abonnement abschließen. Ob Monats- oder Jahresabo fragen sich anfangs viele unserer Kunden. Deshalb auch hierzu eine kleine Übersicht:  

Monatliches Abonnement

Das Monatsabonnement beginnt an dem Tag, an dem Sie es abschließen und hat eine Laufzeit von 30 Tagen. Wenn Sie ihr Monatsabonnement nicht kündigen, verlängert es sich automatisch um einen weiteren Monat. Das Monatsabo muss zum Zeitpunkt des Abschlusses bezahlt werden.

Jährliches Abonnement

Das Jahresabonnement beginnt genau wie das Monatsabo an dem Tag, an dem Sie das Abonnement abschließen, und hat eine Laufzeit von 12 Monaten. Wenn Sie ihr Jahresabonnement nicht einen Monat vor Ablauf der Abonnementdauer kündigen, verlängert es sich automatisch um ein weiteres Jahr. Das Jahresabo muss zum Zeitpunkt des Abschlusses bezahlt werden. Ein entscheidender Vorteil des Jahresabos ist der lohnenswerte Rabat von bis zu 20% pro Lizenz im Monat.  

Das Abonnement ändern

Laufzeit ändern

Sie können jederzeit zwischen einem monatlichen und einem jährlichen Abonnement wechseln. Dafür kündigen Sie entweder Ihr aktuelles Abonnement und schließen ein neues ab oder schreiben eine E-Mail an Ihr Wechsel wird zum Ende der aktuellen Laufzeit wirksam.

Lizenzen ändern

Falls ein Mitglied Ihres Teams z.B. als Vertreter nun doch nicht nur Projekte und Aufgaben managen soll, sondern auch das Portfolio verwalten muss, ist eine Umstellung der Lizenz von bspw. Projekte & Aufgaben zu Multi-Projekt sinnvoll. Dies kann der Admin Ihrer Organisation in Allex jederzeit mit einem Klick vornehmen. Die Differenz der Kosten zwischen den Lizenzen werden anteilig in der nächsten Rechnungsperiode verrechnet.  

Weitere Infos zum Preismodell

Wir hoffen in unserem heutigen Artikel die meisten Fragen rund um das Thema Pricing beantwortet zu haben. Gerne listen wir hier noch ein paar nützliche Artikel für Sie auf, über die Sie weitere Infos zum Thema Abonnement, Rechnungen, Zahlungsinformationen und Kündigung erhalten.

Lassen Sie sich gerne im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mit unseren Experten zu Ihren Möglichkeiten beraten oder buchen Sie direkt eine Demo für eine umfangreiche Einführung zu Allex. Unsere Experten nehmen sich gerne Zeit, gemeinsam mit Ihnen den besten Lizenzplan für Ihre persönlichen Anforderungen aufzustellen.

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