Contents
- An economic "turnaround" - at least for now
- Acting with foresight and intelligence – and preferably a system
- Smart software for better planning - already possible today
- Learnings for successful project management despite inflation
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The year 2022 has only just entered its halfway point, and yet it already seems like a disaster from an economic perspective. One thing is certain: every economic crisis is also marked by the fact that it will eventually pass. But as things stand at the moment, something will be with us beyond the summer of 2022 that is likely to continue to be felt in 2023 and 2024: abnormally high inflation - both in the consumer market and industry.
Instead of throwing around technical terms like crazy, let's first take a look at the basics and ask ourselves: what exactly is causing this high inflation? If we want to keep it simple - and that's what we want to do here - we can say that there are 3 main causes of more or less sudden price increases.
The first cause is classical inflation due to increased demand. If the demand for certain products or services increases, but the same products or services are not available to the same extent, then the price increases. The second cause is inflation due to cost pressure. If the cost of producing products or services increases, then companies logically feel compelled to raise their prices. There is no intention behind this to maximize profits, but rather a simple law of cause and effect. And finally, the third cause is the so-called wage-price spiral: if employees demand higher wages in order not to be worse off in an inflation that has already been set in motion, prices increase in turn. So, this third cause, which leads to a self-reinforcing cycle, never stands alone.
An economic "turning point" - at least for now
Industrial companies in Europe and North America are facing a number of complex challenges, including the ongoing global pandemic, which has led to radical changes in demand, purchasing behavior and supply costs in virtually all sectors and value chains. The resulting rise in raw material prices and the increasing shortages in Europe after February 22, 2022, are forcing industrial companies to rethink their pricing policies. The situation in which we now find ourselves can be defined - again in very simplified terms - as inflation due to cost pressure. Above all, energy prices - which have risen to absurd heights - are causing industry to adjust its prices upward. Whether the effects of the wage-price spiral, which are expected by the end of the year at the latest, are already partly "priced in" in the current market prices is a matter of controversial debate.
McKinsey already assumed at the end of 2021, i.e., before the current energy crisis, that future industry price increases (which are necessary to compensate for inflation and keep gross margins constant) will go far beyond 2 to 3 percent increases. In this context, 2 to 3 percent is the benchmark by which most industrial companies adjust their prices at the turn of the year. Here is a concrete example from McKinsey:
A company operates with a gross margin (pre-tax profit after deducting direct manufacturing and selling costs) of 30 percent and raw material costs as a percentage of manufacturing costs of 40 percent. This company must implement a price increase of 8 percent when inflation is 20 percent - just to keep the gross margin unchanged.
A 20 percent inflation seems like a lot from the consumer's point of view, but it is a bitter reality in many industries due to the absurdly high cost of energy, the increased cost of raw materials and the wage increases that are already starting to take effect, and in some cases, it is being significantly exceeded.
Acting with foresight and intelligence - and preferably a system
After all the less pleasant facts, here is a reassuring interim statement: While projects are running, you are directly affected by the current inflation. But it is possible to keep projects profitable. And the ways to inflation-proof project management - even for work that runs for many months - can be simpler than you might think.
One thing is clear: No stakeholder likes sudden price increases, least of all on the customer side. And the "excuse" of inflation has a certain negative connotation. Many years ago, one could already get the impression that inflation was often used as an excuse to deliberately divert attention from management and project errors. But in the end, it speaks against efficient project planning, if possible, price developments have not been adequately planned for. According to the business classic by Andrew S. Grove called "Only the paranoid survive", it can be stated that healthy skepticism is appropriate and smart in times like these.
There are numerous reasons why projects become too expensive too quickly, contrary to initial planning, including:
- Schedule fluctuations
- Changes in estimates
- Sharp fluctuations in the rate of inflation
- Actual unforeseen events
The last point, i.e., actual unforeseeable events, do not often come into play, with only cases of force majeure - such as a natural disaster - remaining in the end.
Intelligent project management must be able to perform an analysis of the actual impact of inflation on previous project costs and calculate the remaining project duration that may deviate from planning. So-called "escalation indices" can serve as a mathematical basis, i.e., metrics that make uncertainties mathematically calculable. There are concrete considerations on this topic that go back to the 1970s; a decade that was also characterized by high inflation. Today, unlike back then, every project manager has flexible software tools at their disposal to perform risk calculations in a matter of seconds. Escalation indices should be reviewed at regular intervals to capture actual values and make future values more realistic. The aspect of an inflation provision or "escalation provision" should also be considered: Any amount > 0 reduces the risk of rising project costs due to sudden increases in goods or services.
The components of a good "escalation" or risk calculation are:
These three points should consistently - not only initially - have an influence on the amount of the inflation provision.
Smart software for better planning - already possible today
Modern project and resource management is a game of data and numbers. Human assessments are subjective and too often lead to dead ends to be relied upon. Making a project crisis and inflation proof is a matter of conception and mathematics.
With Allex, project professionals have a tool that plans safely and reliably and gives each stakeholder the insights that they need. Intelligent software, simple SaaS application and high usability create the framework for your project success.
In addition to adequate consideration of risk calculations and reserves, project software must master the 1×1 of successful project and resource management. Users of Allex can rely on the following integral components of our software:
- The current project and resource situation can be displayed transparently, making it faster to identify capacity bottlenecks early on, review project requests and analyze impacts on your resources.
- An effective sequence is suggested so that your customer requirements can be processed efficiently. As a result, you avoid negative multitasking, save time and reach your goal faster.
- You will be able to identify conflicts at an early stage: Plan your resources on a daily, weekly or monthly basis and take absences into account.
- In real time and with high security: Whether in the assembly hall or on the road via tablet - the current project status is updated immediately and is available everywhere. Every connection is encrypted and protected from unauthorized access, so you can plan and control it in real time.
Learnings for successful project management despite inflation
Here are the key learnings of this article:
- The currently very high energy prices are causing inflation due to cost pressure in the industry. Especially for projects that run over several months, there is a risk of financial pitfalls and angry customers.
- Inflation has been used as an excuse for poor project management for far too long.
- Only the paranoid survive: In difficult times, those who anticipate risk and plan with sufficient reserves prevail.
- "Escalation indices" are metrics that make uncertainties mathematically calculable.
- Truly effective project and resource management software must take risks into account, be easy to use, and provide active support in daily to-dos.
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Sources
McKinsey & Company: Winning the race with inflation: The pricing opportunity for industrial companies, 2021, URL: https://www.mckinsey.com/industries/advanced-electronics/our-insights/winning-the-race-with-inflation-the-pricing-opportunity-for-industrial-companies
Smialek, Jeanna: Inflation Has Arrived. Here’s What You Need to Know., The New York Times, 2022, URL: https://www.nytimes.com/article/inflation-definition.html
Oner, Ceyda: Inflation: Prices on the Rise, URL: https://www.imf.org/external/pubs/ft/fandd/basics/30-inflation.htm#author1
Bassili, A. R., Finlayson, H. W.: Escalation, Project Management Quarterly, 1978, URL: https://www.pmi.org/learning/library/escalation-impact-inflation-project-costs-1744
Fernando, Jason: What is inflation?, Investopedia, 2022, URL: https://www.investopedia.com/terms/i/inflation.asp
- Eine wirtschaftliche „Zeitenwende“ – zumindest fürs Erste
- Vorausschauend und schlau agieren – am besten mit System
- Mit smarter Software zu besserer Planung – schon heute möglich
- Learnings für erfolgreiches Projektmanagement trotz Inflation
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Das Jahr 2022 ist gerade erst in die Halbzeit gegangen und doch erscheint es uns schon heute aus volkswirtschaftlicher Sicht als Katastrophe. Fest steht: Jede wirtschaftliche Krise ist auch dadurch gezeichnet, dass sie irgendwann vorübergeht. Doch wie es momentan aussieht, wird uns über den Sommer 2022 hinaus etwas begleiten, das auch 2023 und 2024 noch spürbar sein dürfte: die ungewöhnlich hohe Inflation – sowohl auf dem Verbrauchermarkt als auch in der Industrie.
Anstatt wie wild mit Fachbegriffen um uns zu werfen, sollten wir zuerst einen Blick auf die Basics werfen und uns fragen: Was genau sorgt eigentlich für eine hohe Inflation? Wenn man es einfach halten will – und das möchten wir hier – dann kann man sagen, dass es drei Hauptursachen für mehr oder weniger plötzliche Preissteigerungen gibt:
Die erste Ursache ist die klassische Inflation durch gestiegene Nachfrage. Wenn die Nachfrage nach bestimmten Produkten oder Dienstleistungen wächst, dieselben Produkte oder Dienstleistungen aber nicht im gleichen Maß zur Verfügung stehen, dann steigt der Preis. Die zweite Ursache ist die Inflation durch Kostendruck: Wenn die Kosten für die Herstellung von Produkten oder Dienstleistungen steigen, dann sehen sich die Unternehmen logischerweise gezwungen, ihre Preise zu erhöhen. Dahinter steckt keine Absicht zur Gewinnmaximierung, sondern ein einfaches Gesetz von Ursache und Wirkung. Und schließlich ist die dritte Ursache die sogenannte Lohn-Preis-Spirale: Wenn Arbeitnehmer höhere Löhne fordern, um in einer bereits in Gang gesetzten Inflation nicht schlechter dazustehen, erhöhen sich die Preise zusätzlich. Diese dritte Ursache, die zu einem sich selbst verstärkenden Kreislauf führt, steht also nie allein.
Eine wirtschaftliche „Zeitenwende“ – zumindest fürs Erste
Zahlreiche Industrieunternehmen in Europa und Nordamerika sehen sich mit einer Reihe komplexer Herausforderungen konfrontiert, darunter der immer noch andauernden globalen Pandemie, die zu radikalen Veränderungen der Nachfrage, des Kaufverhaltens und der Lieferkosten in quasi allen Sektoren und Wertschöpfungsketten geführt hat. Der darauf resultierende Anstieg der Rohstoffpreise und die sich zunehmende Verknappung in Europa nach dem 22.02.2022 zwingt Industrieunternehmen zu einem Umdenken ihrer Preispolitik. Die Situation, in der wir uns nun befinden, kann – wieder sehr vereinfacht – als Inflation durch Kostendruck definiert werden. Vor allem die in absurde Höhen gestiegenen Energiepreise sorgen dafür, dass die Industrie ihre Preise nach oben korrigiert. Ob die Auswirkungen der Lohn-Preis-Spirale, die bis spätestens Ende des Jahres erwartet werden, in den momentanen Marktpreisen bereits teilweise „eingepreist“ sind, wird kontrovers diskutiert.
McKinsey ging bereits Ende 2021, also vor der momentanen Energie-Krise, davon aus, dass zukünftige Preiserhöhungen der Industrie (die erforderlich sind, um die Inflation auszugleichen und die Bruttomarge konstant zu halten) weit über 2- bis 3-prozentige Erhöhungen hinausgehen. 2 bis 3 Prozent sind dabei der Richtwert, mit dem die meisten Industrieunternehmen zum Jahreswechsel ihre Preise anpassen. Hier ein konkretes Beispiel von McKinsey:
Ein Unternehmen agiert mit einer Bruttomarge (Vorsteuergewinn nach Abzug der direkten Herstellungs- und Verkaufskosten) von 30 Prozent und einem Anteil der Rohstoffkosten an den Herstellungskosten von 40 Prozent. Dieses Unternehmen muss bei einer Inflation von 20 Prozent eine Preiserhöhung von 8 Prozent durchsetzen – und zwar nur, um die Bruttomarge unverändert zu halten.
Eine 20-prozentige Inflation erscheint aus Verbraucher-Sicht viel, ist jedoch in vielen Industrien aufgrund der absurd hohen Energiekosten, der gestiegenen Kosten für Rohmaterialien und der bereits einsetzenden Lohnerhöhungen bittere Realität, die teilweise noch deutlich überboten wird.
Vorausschauend und schlau agieren – am besten mit System
Nach all den weniger schönen Fakten, hier eine beruhigende Zwischenfeststellung: Während laufender Projekte ist man zwar direkt von der momentanen Inflation betroffen. Projekte profitabel zu halten, ist aber möglich. Und die Wege zu einem inflationssicheren Projektmanagement – selbst bei Arbeiten, die über viele Monate laufen – können einfacher sein, als Sie vielleicht denken.
Klar ist: Plötzliche Preissteigerungen mag kein Stakeholder, am wenigsten auf Kundenseite. Und die „Ausrede“ Inflation hat einen gewissen negativen Beigeschmack. Bereits vor vielen Jahren konnte man den Eindruck gewinnen, dass die Inflation gerne als Vorwand benutzt wird, um gezielt von Management- und Projektfehlern abzulenken. Doch letztlich spricht es gegen eine effiziente Projektplanung, wenn mögliche Preisentwicklungen nicht hinreichend eingeplant wurden. Entsprechend dem Wirtschaftsklassiker von Andrew S. Grove mit dem Titel „Only the paranoid survive“ lässt sich festhalten, dass gesunde Skepsis in Zeiten wie diesen angebracht und schlau ist.
Es gibt zahlreiche Gründe, wieso Projekte entgegen der initialen Planung zu schnell zu teuer werden, darunter
- Terminschwankungen
- Schätzungsänderungen
- Starke Schwankungen der Inflationsrate
- Tatsächlich unvorhersehbare Ereignisse
Der letzte Punkt, also die tatsächlich unvorhersehbaren Ereignisse, fällt nicht oft ins Gewicht, wobei am Ende nur Fälle höherer Gewalt – etwa eine Naturkatastrophe – übrig bleiben.
Ein intelligentes Projektmanagement muss in der Lage sein, eine Analyse der tatsächlichen Auswirkungen der Inflation auf die bisherigen Projektkosten anzustellen und die vielleicht von der Planung abweichende, verbleibende Projektdauer berechnen. Als rechnerische Grundlage können sogenannte „Eskalationsindizes“ dienen, also Messgrößen, mit denen sich Unsicherheiten mathematisch kalkulierbar machen. Es gibt konkrete Überlegungen zu diesem Thema, die noch in die 70er-Jahre zurückreichen; eine Dekade, die ebenfalls von hoher Inflation geprägt war. Im Unterschied zu damals hat heute jeder Projektmanager flexible Software-Tools zur Verfügung, um Risikoberechnungen in Sekundenschnelle durchzuführen. Eskalationsindizes sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um die tatsächlichen Werte zu erfassen und künftige Werte realistischer zu machen. Auch sollte der Aspekt einer Inflationsrückstellung bzw. „Eskalationsrückstellung“ berücksichtigt sein: Jeder Betrag > 0 reduziert das Risiko steigender Projektkosten aufgrund plötzlich steigender Güter oder Dienstleistungen.
Die Bestandteile einer guten „Eskalations“- oder Risikoberechnung sind:
Diese drei Punkte sollten durchgehend – nicht nur initial – Einfluss auf die Höhe der Inflationsrückstellung haben.
Mit smarter Software zu besserer Planung – schon heute möglich
Modernes Projekt- und Ressourcenmanagement ist ein Spiel mit Daten und Zahlen. Menschliche Einschätzungen sind subjektiv und führen viel zu oft in die Sackgasse, als dass man sich auf sie verlassen sollte. Ein Projekt krisen- und inflationssicher zu machen, ist eine Frage von Konzeption und Mathematik.
Mit Allex steht Führungskräften und Projektexperten ein Tool zur Verfügung, das sicher und zuverlässig plant und zudem jedem Stakeholder die Einblicke verschafft, die diese Person benötigt. Intelligente agile Software, einfache SaaS-Anwendung und hohe Benutzerfreundlichkeit schaffen die Rahmenbedingungen für den Projekterfolg.
Neben einer ausreichenden Berücksichtigung von Risiko-Berechnungen und Rücklagen muss eine Projektsoftware das 1×1 des erfolgreichen Projekt- und Ressourcenmanagements beherrschen. User von Allex können sich auf die folgenden, integralen Bestandteile der Software verlassen:
- Die aktuelle Projekt- und Ressourcensituation lässt sich transparent darstellen, womit es schneller gelingt, frühzeitig Kapazitätsengpässe zu erkennen, Projektanfragen zu prüfen und Auswirkungen auf Ihre Ressourcen zu analysieren.
- Es wird Ihnen eine effektive Reihenfolge vorgeschlagen, damit Ihre Kundenanforderungen effizient abgearbeitet werden können. Dadurch vermeiden Sie negatives Multitasking, sparen Zeit und sind schneller mit allen Projekten im Ziel.
- Sie werden in die Lage versetzt, Konflikte frühzeitig zu erkennen: Planen Sie Ihre Ressourcen auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis und berücksichtigen Sie Abwesenheiten.
- In Realtime und mit hoher Sicherheit: Ob in der Montagehalle oder unterwegs per Tablet oder Smartphone – der aktuelle Projektstatus wird unmittelbar aktualisiert und ist überall verfügbar. Jede Verbindung ist verschlüsselt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt, sodass Sie in Echtzeit planen und steuern können.
Learnings für erfolgreiches Projektmanagement trotz Inflation
Hier sind die zentralen Learnings dieses Artikels:
- Die momentan sehr hohen Energiepreise sorgen für eine Inflation durch Kostendruck in der Industrie. Vor allem bei Projekten, die über mehrere Monate laufen, drohen finanzielle Fallstricke und verärgerte Kunden.
- Die Inflation hat viel zu lange als Ausrede für schlechtes Projektmanagement hergehalten.
- Only the paranoid survive: In schwierigen Zeiten behaupten sich diejenigen, die mit dem Risiko rechnen und mit ausreichenden Rücklagen planen.
- „Eskalationsindizes“ sind Messgrößen, mit denen sich Unsicherheiten mathematisch kalkulierbar machen.
- Eine wirklich effektive Software für Projekt- und Ressourcenmanagement muss Risiken berücksichtigen, einfach zu bedienen sein und in den täglichen To-dos tatkräftig unterstützen.
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Quellen
McKinsey & Company: Winning the race with inflation: The pricing opportunity for industrial companies, 2021, URL: https://www.mckinsey.com/industries/advanced-electronics/our-insights/winning-the-race-with-inflation-the-pricing-opportunity-for-industrial-companies
Smialek, Jeanna: Inflation Has Arrived. Here’s What You Need to Know., The New York Times, 2022, URL: https://www.nytimes.com/article/inflation-definition.html
Oner, Ceyda: Inflation: Prices on the Rise, URL: https://www.imf.org/external/pubs/ft/fandd/basics/30-inflation.htm#author1
Bassili, A. R., Finlayson, H. W.: Escalation, Project Management Quarterly, 1978, URL: https://www.pmi.org/learning/library/escalation-impact-inflation-project-costs-1744
Fernando, Jason: What is inflation?, Investopedia, 2022, URL: https://www.investopedia.com/terms/i/inflation.asp
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