Agile resource management and PM software

Agiles Ressourcenmanagement und PM-Software

Lea Schweizer

(Agile) resource management has become increasingly popular in recent years, so that more and more software providers offer resources management within their spectrum of services.  

Efficient planning and control of company-wide resources is without a doubt essential to guarantee effective project management! But what exactly is agile resource management, how does it go hand in hand with project management, what are the industry challenges and how can the application of PM software help eliminate related problems in a sustainable way?    

We will take a close look at all these and many more aspects in today's blog article!  

Other topics are as follows:


  • What is agile resource management?    
  • The difference between people management, team management and machine management    
  • The challenges of agile resource management  
  • Allex and resource management - how to make your projects more profitable!  
  • Interesting reads  


What is agile resource management?  

First, let's tackle the question of all questions: What exactly is agile resource management all about?  

To understand this particular area of project management in more detail, it's worth defining general resource management in more detail also:    

Resource Management:  

Resource management is about successfully planning, managing, and allocating company-wide resources with the ultimate goal of allocating personnel, teams, and machines to projects and tasks as wisely as possible to ensure that projects are executed with maximum efficiency, consuming as little time and budget as possible while still guaranteeing a high level of quality!  

Agile Resource Management:  

As far as agile resource management is concerned, all of the above aspects apply as well, but here it becomes much more complicated to manage resources in a meaningful way, as project plans are always changing and thus managing resources requires more flexibility. If projects are to be managed in an agile manner, this also requires agile resource management! Especially if you regularly manage projects that are subject to continuous change and no precise requirements are initially apparent, you must be able to act more flexibly or, as a result, are also dependent on agile resource management.  


The difference between people management, team management and machine management    

In the case of resource management, it is important to consider not only the different types of management, but also the different possible interpretations of the keyword "resources":    

After all, managing resources can refer to employees, entire teams as well as machines and components. Each type of resource comes with different challenges that need to be taken into account in overarching resource management, especially agile resource management:  

Employee & Team Management:  

Managing staff and teams is a modern form of HR management. It is a matter of cleverly allocating employees to tasks and projects, taking into account their available time and skills. In contrast to machines, personnel can be increasingly absent due to vacation, illness as well as further training and other events. Particularly in the case of increased sick leave in a team, this can lead to bottlenecks that are difficult to iron out afterwards. Therefore, it is important to be able to manage employees in an agile manner and to understand early on where capacity bottlenecks occur and to eliminate them as soon as possible!  

Machine management:  

Even machines can occasionally experience bottlenecks, either due to maintenance, property damage, loss of qualified personnel needed to properly operate the machines, or lack of other resources such as components and raw materials needed to manufacture your products.  


The challenges of agile resource management  

As we've made clear above, bottlenecks can certainly occur in project workflows, and unfortunately, there are some other common complications in project management processes.    

Because changes can always occur in agile project plans or resource bottlenecks arise, ordered work steps in many companies are based solely on guesswork. The overview of employees and machines is insufficient and conflicts in the planning are often recognized too late. If, to make matters worse, additional bottlenecks occur due to increased staff or machine absences, the resulting chaos is inevitable.  

For this reason, we recommend working with an intelligent project and resource management tool. More about this in the following paragraph:  

Allex and resource management - how to make your projects more profitable!

Working with a project and resource management software comes with many advantages. We would like to recommend our project management tool Allex for this purpose. Our software acts as a reliable companion for project and resource management, for controlling your portfolio, for individual tasks of the day - and much more.



You can also look forward to the following benefits in the area of resource management:  

  • Resources and projects can be planned and controlled more effectively thanks to an improved overview of personnel availability  
  • Missing resources are avoided through the transparent display of the project and resource situation  
  • Allex adjusts resource scheduling daily based on capacities  
  • Conflicts and bottlenecks in planning are identified and resolved at an early stage  
  • Recommended sequencing ensures that customer requirements are handled efficiently and negative multitasking is avoided  
  • You complete your projects up to 30% faster through the optimal use of your resources  

Book a free demo with our experts now to learn how your company can take resource management to the next level with Allex!  

Interesting Reads

The following articles may also interest you:

(Agiles) Ressourcenmanagement hat in den letzten Jahren zunehmend an Popularität gewonnen, sodass immer mehr Softwareanbieter auch eine Möglichkeit zum Management von Ressourcen anbieten.

Das effiziente Planen und Steuern von unternehmensweiten Ressourcen ist ohne Zweifel essenziell, um effektives Projektmanagement zu garantieren! Doch worum genau handelt es sich bei agilem Ressourcenmanagement, wie geht es mit Projektmanagement einher, was sind die Challenges der Industrie und wie kann die Anwendung von PM-Software helfen, damit verbundene Probleme nachhaltig zu eliminieren?  

All dies und viele weitere Aspekte werden wir im Rahmen des heutigen Blogs genau unter die Lupe nehmen!  

Weitere Themen sind wie folgt:


  • Was ist agiles Ressourcenmanagement?  
  • Der Unterschied zwischen Personal- und Teammanagement und Maschinenmanagement  
  • Die Challenges von agilem Ressourcenmanagement
  • Allex und Ressourcenmanagement – so machen Sie Ihre Projekte profitabler!
  • Ähnliche Artikel


Was ist agiles Ressourcenmanagement?  

Zunächst wollen wir uns die Frage aller Fragen vornehmen: Worum genau handelt es sich eigentlich bei agilem Ressourcenmanagement?

Um diesen speziellen Bereich des Projektmanagements genauer zu verstehen, lohnt es sich, allgemeines Ressourcenmanagement genauer zu definieren:  


Bei Ressourcenmanagement handelt es sich um das erfolgreiche Planen, Managen und Aufteilen der unternehmensweiten Ressourcen mit dem ultimativen Ziel, Personal, Teams und Maschinen möglichst sinnvoll auf Projekte und Aufgaben aufzuteilen, um sicherzugehen, dass Projekte mit maximaler Effizienz ausgeführt werden, so wenig Zeit und Budget zu konsumieren und dennoch ein hohes Ausmaß an Qualität zu garantieren!  

Agiles Ressourcenmanagement:

Auch was agiles Ressourcenmanagement angeht, treffen alle obigen Aspekte zu, allerdings wird es hier deutlich komplizierter, Ressourcen sinnvoll zu managen, da sich Projektpläne immer wieder verändern und dadurch das Managen der Ressourcen mehr Flexibilität erfordert. Wenn Projekte agil gemanagt werden sollen, erfordert dies logischerweise auch agiles Ressourcenmanagement! Vor allem wenn Sie regelmäßig Projekte managen, die kontinuierlichen Veränderungen unterliegen und sich anfangs keine genauen Anforderungen abzeichnen, müssen Sie flexibler handeln können bzw. sind infolgedessen auch auf agiles Ressourcenmanagement angewiesen.  

Der Unterschied zwischen Personal- und Teammanagement und Maschinenmanagement

Bei Ressourcenmanagement gilt es neben den verschiedenen Arten des Managements auch die unterschiedlichen Interpretationsmöglichkeiten des Stichworts “Ressourcen” zu beachten:  

Das Managen von Ressourcen kann sich schließlich entweder auf Mitarbeitende, ganze Teams wie auch Maschinen und Bauteile beziehen. Jede Art von Ressource bringt unterschiedliche Challenges mit sich, die es beim übergreifenden, gerade auch agilen Ressourcenmanagement zu beachten gilt:  

Mitarbeiter- & Teammanagement:

Beim Managen des Personals bzw. der Teams handelt es sich um eine moderne Form des HR-Managements. Dabei gilt es, Mitarbeitende geschickt auf Aufgaben und Projekte aufzuteilen und dabei auf deren verfügbare Zeit wie auch Skills zu achten. Anders als bei Maschinen kann es beim Personal vermehrt zu Ausfällen aufgrund von Urlaub, Krankheit wie auch Fortbildungen und anderweitigen Events kommen. Gerade bei vermehrten Krankmeldungen in einem Team kann es hierbei zu Engpässen kommen, die hinterher nur mühsam wieder ausgebügelt werden können. Deshalb ist es wichtig, Angestellte agil managen zu können und frühzeitig nachzuvollziehen, wo Kapazitätsengpässe auftreten und diese nach Möglichkeiten zu eliminieren!


Auch bei Maschinen kann es gelegentlich zu Engpässen kommen, entweder durch überraschend auftretende Wartungen, Sachschaden, Ausfall von qualifiziertem Personal, die zum korrekten Bedienen der Maschinen benötigt werden, oder durch frühzeitige Abnahme von anderweitigen Ressourcen wie Bauteilen und Rohstoffen, die zur Herstellung Ihrer Produkte benötigt werden.  

Die Challenges von agilem Ressourcenmanagement

Wie wir oben bereits erleutert haben, kann es in Projektabläufen durchaus zu Engpässen kommen und unglücklicherweise gibt es einige weitere, häufig auftretende Komplikationen in Projektmanagement-Prozessen.  

Da es in agilen Projektplänen immer wieder zu überraschenden Änderungen kommen kann bzw. Ressourcenengpässe entstehen, basieren angeordnete Arbeitsschritte in vielen Firmen ausschließlich auf Vermutung. Der Überblick über Mitarbeitende und Maschinen ist ungenügend und Konflikte in der Planung werden oft zu spät erkannt. Kommt es nun zu allem Übel zu zusätzlichen Engpässen durch vermehrten Ausfall von Personal oder Maschinen, ist das Chaos vorprogrammiert.

Aus diesem Grund empfehlen wir das Arbeiten mit einem intelligenten Projekt und Ressourcenmanagement-Tool. Mehr dazu im folgenden Absatz:

Allex und Ressourcenmanagement – so machen Sie Ihre Projekte profitabler!

Die Arbeit mit einer Projekt- und Ressourcenmanagement-Software bringt viele Vorteile mit sich. Ganz besonders möchten wir Ihnen hierfür unser Projektmanagement-Tool Allex empfehlen. Unsere Software fungiert als zuverlässiger Begleiter beim Projekt- und Ressourcenmanagement, bei der Steuerung Ihres Portfolios, bei einzelnen Aufgaben des Tages – und vielem mehr.  

Sie können sich zudem auf folgende Vorteile im Bereich Ressourcenmanagement freuen:  

  • Ressourcen und Projekte können durch einen verbesserten Überblick über die Verfügbarkeit des Personals übersichtlicher geplant und gesteuert werden
  • Fehlende Ressourcen werden durch die transparente Darstellung der Projekt- und Ressourcensituation vermieden
  • Allex passt die Ressourceneinplanung täglich basierend auf Kapazitäten an
  • Konflikte und Engpässe in der Planung werden frühzeitig erkannt und behoben
  • Dank empfohlener Reihenfolge werden Kundenanforderungen effizient abgearbeitet und negatives Multitasking wird vermieden
  • Sie schließen Ihre Projekte durch den optimalen Einsatz Ihrer Ressourcen bis zu 30% schneller ab  

Buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo mit unseren Experten, um zu erfahren, wie auch Ihr Unternehmen das Ressourcenmanagement mit Allex auf das nächste Level bringen kann!  

Ähnliche Artikel

Folgende weitere Artikel könnten Sie ebenfalls interessieren: