Team utilization - How to reconcile the availability of your team with the requirements of your projects

Teamauslastung - Wie Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams mit den Anforderungen Ihrer Projekte vereinen

Carmen Lea Zimmermann

The successful execution of a project does not solely depend on a good project plan, but also on the correct deployment of project team members. Often, there are more tasks within a project than estimated in the original planning or employees are scheduled for different projects at the same time.    

Allex offers functions to plan a project and to store the capacity requirements for roles or individual team members, while always keeping an eye on the workload of the role or team member.

What you will learn in this blog article:  

  • Common problems with project and staff planning  
  • From project planning to staff planning at team level    
  • Managing each team individually  

1. Common problems with project and employee planning  

Often, project planning is done in one tool. Project tasks, milestones, phases and portfolios can be edited and planned. But what is missing is the syncing of project planning and thus requirements with the available project members. This is often done separately by department or team leaders in a second tool or in Excel lists. This results in a lack of synchronization of project planning and employee workload and a lot of manual maintenance and can lead to information inconsistencies, as changes are not communicated directly and outdated planning statuses prevail either on the project or employee side.  

The lack of transparency can be quickly eliminated with staff planning in Allex. But how?  

2. From project planning to staff planning at team level

As a project manager, you create a new project or start with a template. Now it's time to plan the project's tasks and milestones. In addition to checklist items, files or deadlines, you can also assign teams of your organization to the tasks.  

With this assignment you request the need for employees of this team. Depending on the collaboration between the departments, you can now either directly assign individual employees to your project or, this will be done by the corresponding department or team manager.    

The department or team manager can simply drag and drop the unassigned tasks to the available team members. The current workload of each team member is displayed. Red indicates that the team member is overbooked at the time and green indicates that the employee still has free capacity. As soon as the team management assigns a task to a team member, his capacity changes in real-time. This ensures on the one hand that the project can be implemented by the team and on the other hand that the department or team manager can react quickly in case of overbooking.    

3. Manage each team individually  

Of course, not all team members have the same availability. As a department or team manager, you know exactly how different each team member's capacity, private plans, and needs are. That's why Allex offers you custom settings for working time models or holiday calendars.    

Simply define different work time models and assign them to individual team members. This way, the workload will show exactly when a team member is available e.g. part-time, and also on which days of the week.    

Even official holidays, company vacations, or weekend work can be created and included in the team utilization. So you can be sure that really only tasks are scheduled on days that are actual workdays - just create your own calendars that fit your team.    

In addition to these planned availabilities and preventions, you can also easily track vacations and illnesses of team members on the team board.

 

All these features create transparency in your team planning, reduce manual effort and give you realistic feedback regarding project realization.  

Try it for yourself!

Die erfolgreiche Durchführung von Projekten hängt nicht einzig und allein von einem guten Projektplan ab, sondern auch von dem richtigen Einsatz der Projektmitarbeitenden. Oft fallen innerhalb von Projekten doch mehr Aufgaben als in der ursprünglichen Planung geschätzt wurde an oder Mitarbeitende werden zeitgleich in verschiedenen Projekten eingeplant.  

Um die Projektplanung unter Berücksichtigung der Teamverfügbarkeiten ohne Überbuchungen aufstellen zu können, bietet Allex die Teamauslastung mit übersichtlicher Aufgabenverteilung und Kapazitätsmeldung an.  

 

Was Sie in diesem Blogartikel erfahren werden:

  1. Häufige Probleme bei der Projekt- und Mitarbeiterplanung
  1. Von der Projektplanung zur Mitarbeiterplanung auf Teamebene  
  1. Jedes Team individuell managen  

1. Häufige Probleme bei der Projekt- und Mitarbeiterplanung

Oft ist die Projektplanung in einem Tool abgebildet. Es können Projektaufgaben, -meilensteine, –phasen und Portfolios bearbeitet und geplant werden. Doch was fehlt ist die Zusammenführung der Projektplanung und somit Bedarfe mit den zur Verfügung stehenden Projektmitgliedern. – Dies wird oftmals separat von Abteilungs- oder Teamleitern in einem zweiten Tool oder in Excel-Listen durchgeführt.  Dies hat fehlende Synchronisation von Projektplanung und Mitarbeiterauslastung und viel manuelle Pflege zur Folge. Somit kann es zu Informationsmissständen kommen, da Änderungen nicht direkt mitgeteilt werden und entweder auf der Projekt- oder Mitarbeiterseite veraltete Planungsstände herrschen.  

Die fehlende Transparenz kann durch die Mitarbeiterplanung in Allex schnell beseitigt werden. Aber wie?  

2. Von der Projektplanung zur Mitarbeiterplanung auf Teamebene

Als Projektleiter legen Sie ein neues Projekt an oder starten mit einem Template. Nun geht es darum die Aufgaben und Meilensteine des Projekts zu planen. Neben weiteren Informationen, Checklistenpunkten und Terminen können Sie den Aufgaben auch Teams Ihrer Organisation zuweisen.  

Durch diese Zuweisung haben Sie Ihren Bedarf an Mitarbeitenden aus einem Team gemeldet. Je nach Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen können Sie jetzt entweder direkt einzelne Mitarbeiter für Ihr Projekt einteilen. Oder dies wird durch den entsprechenden Abteilungs- oder Teamleiter gemacht.  

Hierzu kann dieser die nicht zugeordneten Aufgaben einfach per Drag and Drop an die verfügbaren Teammitglieder verteilen. Die aktuelle Auslastung jedes Teammitglieds wird angezeigt. Rot zeigt an, dass das Teammitglied zu dem Zeitpunkt überbucht ist und grün weist darauf hin, dass der Mitarbeitende noch freie Kapazität hat. Sobald die Teamleitung eine Aufgabe einem Teammitglied zuweist, ändert sich dessen Kapazität in Echtzeit. Somit kann auf der einen Seite sichergestellt werden, dass das Projekt durch das Team umgesetzt werden kann und auf der anderen Seite, dass die Teamleitung bei Überbuchungen schnell reagieren kann.  

3. Jedes Team individuell managen

Selbstverständlich haben nicht alle Teammitglieder die gleiche Verfügbarkeit. Als Teamleitung wissen Sie genau, wie unterschiedlich die Kapazitäten, privaten Pläne und Bedürfnisse jedes Teammitglieds sind. Deswegen bietet Allex Ihnen eine benutzerdefinierte Lösung für das Auslastungsmanagement.  

Hinterlegen Sie einfach verschiedene Arbeitszeitmodelle und ordnen Sie diese den einzelnen Teammitgliedern zu. Somit wird in der Teamauslastung genau dargestellt, wenn ein Teammitglied z.B. in Teilzeit verfügbar ist und auch an welchen Wochentagen.  

 

Auch offizielle Feiertage, Betriebsferien oder Wochenendarbeit können angelegt und in die Teamauslastung mit einbezogen werden. Sie können also sicher gehen, dass wirklich nur Aufgaben an den Tagen geplant sind, die auch tatsächliche Arbeitstage sind – legen Sie dazu einfach eigene Kalender an, die zu Ihrem Team passen.  

Neben diesen geplanten Verfügbarkeiten und Verhinderungen können Sie auch Urlaube und Krankheit der Teammitglieder einfach im Teamboard erfassen.  

All diese Funktionen schaffen Transparenz in Ihrer Teamplanung, vermindern manuellen Aufwand und ermöglichen Ihnen eine realistische Rückmeldung hinsichtlich der Projektrealisierung.  

Probieren Sie es aus.

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