How to successfully manage your projects and resources in a remote environment

In times of Corona, it can be extremely difficult to keep track of your project portfolio. Some companies are also suffering financially from the pandemic as there is decreased demand for their product or service and the employees now have to be in the home office. Then some of them fall ill with Corona and chaos breaks out. In the last blog post, we therefore actively dealt with the topic and provided you with some tips and tricks to make your project business easier.

In this blog post, we would like to revisit the topic of project management in combination with the pandemic, but base it on our project and portfolio management software Allex, which helped our Allex team a lot to get through the difficult times, to finish our projects on time and to ensure the satisfaction of our customers. Now we'd like to show you how Allex can help you get the most out of your projects and deliver them in record time.

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Get quick updates on the tasks of your team

With Allex, you can quickly get the latest status of any task from anywhere. Simply click on the Netplan, Timeline or List of your project and see the current status of tasks and milestones. In addition, the team board is a great way to get an overview of your team members and their planned and running tasks. Even companies with fewer employees can keep track of their work capacity and distribute their projects among the available employees in the best possible way.

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Easily track who is working on what

Just open your team board and check who is busy with which tasks. It’s clear and easy to find out who has capacity. You can also add a freelancer to the board and coordinate who can take on additional work. You can easily set a person responsible for a task or even for a project by changing the permission right. They can independently modify project plans, adjust important milestones, create tasks, and much more.

An obstacle that often slows down the work process and in the worst case leads to bottlenecks is the absence of employees due to vacation or illness. But with Allex you can put an end to the resulting dicey situations. If, as in the example, a colleague is absent due to illness at short notice, his/her team can immediately reconfigure the schedule to prevent bottlenecks. This way you avoid stress and can reallocate tasks in time when our intelligent algorithm warns you about bottlenecks and reaching the buffers. The perfect feature in times of Corona.

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Delegate responsibilities

On stressful days, it's difficult to keep track of your tasks. And when the project plan doesn't clearly list who is responsible for what part of the current project, some tasks get lost and no one really knows who they were intended for. But with Allex you can easily solve this problem. In each project, you can specify who is responsible for completing it in each associated task. To do this, you can simply select a project and click share in the upper right corner. Now you can share the project with the desired people, approve the editing and also mark them as responsible.

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Take time for proactive communication

One of the most important prerequisites for successful project management is proactive communication. It's never been more important than now to keep your employees informed about the current status of their projects.

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To ensure better communication, Allex has two strategies for you:

Create tasks with subtasks in your list view and assign those responsible for each. The chosen employee now has the assigned tasks in his/her My Day section and can easily check off which of the tasks are already done, which are in progress and add information. This way, anyone within the main task can follow the progress of the subtasks.

The second option is to ask the employees for feedback using the @mention function. This feature is often used by our customers when a task takes longer to complete (due to downtime/delivery etc.). In such cases, a status update can directly inform everyone involved to act or report back on how far they have come with the task at hand.
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Use Netplan, List and Timeline to inform the team about the project status

With our Allex app, you can manage your projects using 3 different structuring methods at once. Choose between List view, Net Plan and Timeline, whichever is best suited for your project. Of course, you can also use several of these functions. With the Netplan view you can easily do backward planning. To do this, first set the expected end date or deadline and then Allex plans the different project phases from back to front. Don’t miss to plan out milestones to get your project to market faster.

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Helpful videos on the topic

On our YouTube channel, you can find more information about our software and valuable tips on the topic of project management. However, our videos "Project planning with Allex" and "Communication and teamwork" might be especially fitting for you if you liked today's blog post.

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Also, feel free to check out our helpcenter if you need assistance or further clarification regarding our tool: ALLEX Help Center

Zu Zeiten von Corona kann es äußerst schwierig sein, den Überblick über Ihr Projektportfolio zu behalten. Einige Firmen haben auch finanziell sehr unter der Pandemie zu leiden, da es nicht mehr so viel Nachfrage für ihr Produkt bzw. ihren Service gibt und die Mitarbeiter:innen nun im Homeoffice sein müssen. Davon erkranken dann noch einige an Corona und schon ist das Chaos perfekt. Im letzten Blog haben wir uns deshalb aktiv mit dem Thema beschäftigt und Ihnen einige Tipps und Tricks vorgestellt, mit denen Sie Ihr Projektgeschäft auch zu Zeiten von Corona managen können, um möglichst wenig finanzielle Einbußen zu haben und Ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause aus zu erleichtern.

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In diesem Blog möchten wir das Thema Projekt- und Portfoliomanagement in Kombination mit der Pandemie noch einmal aufgreifen, allerdings spezialisieren wir uns in diesem Sinne auf unsere Projektmanagement-Software Allex, die auch unserem Allex-Team sehr geholfen hat, gut durch die schwere Zeit zu kommen, unsere Projekte termingerecht fertigzustellen und die Zufriedenheit unserer Kunden zu gewährleisten. Nun möchten wir auch Ihnen zeigen, wie Sie mit Allex das Beste aus Ihren Projekten herausholen und diese in Rekordzeiten auf den Markt bringen.

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Schnelles Abrufen von Updates zu Aufgaben

Mit Allex können Sie den neuesten Stand aller Aufgaben schnell und von überall her abrufen. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, um direkt nachzuvollziehen, in welcher Projektphase Ihr Team sich befindet und wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet: Liste, Netzplan und Zeitachse. Unter dem Menüpunkt Teamboards können Sie den Überblick über die Mitarbeiter behalten und Aufgaben zu planen. Auch Unternehmen mit weniger Ressourcen haben so ihre Arbeitskapazität im Blick und können ihre Projekte bestens auf die verfügbaren Mitarbeiter verteilen.

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Einfach erkennen, wer an was arbeitet

Da alle Ihre Mitarbeiter mit samt Freelancern und Lieferanten Zugriff auf Ihr Projektportfolio in der Allex App haben (mit den dafür von Ihnen freigegebenen Rechten), ist es kinderleicht nachzuvollziehen, welche Ihrer Mitarbeiter bereits mit Aufgaben ausgelastet sind und wer weitere Aufgaben übernehmen kann. Achten Sie darauf, dass jeder der verantwortlichen Personen in den jeweiligen Projekten als Editor bzw. Admin angegeben ist, um flexibles Arbeiten an den Projekten zu gewährleisten. So können Ihre Mitarbeiter mit der ausgestellten Berechtigung selbstständig Projektpläne abändern und wichtigen Meilensteinen anpassen.

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Ein Hindernis, das normalerweise oft den Arbeitsprozess verlangsamt und im schlimmsten Fall zu Engpässen führt, ist beispielsweise der Ausfall von Mitarbeiter:innen wegen Urlaub oder Krankheit. Doch mit Allex setzen Sie den daraus entstehenden brenzligen Situationen ein Ende. Benutzer können im Team Board in Echtzeit sehen, wenn Mitarbeiter ausfallen und die an diesem Tag anfallenden Aufgaben direkt umbuchen und sehen, wie viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Sollte also wie im Beispiel ein:e Kolleg:in kurzfristig wegen Krankheit ausfallen, kann sein/ihr Team sofort den Plan neu konfigurieren, um Engpässe vorzubeugen. So vermeiden Sie Stress und können Aufgaben rechtzeitig umverteilen wenn unser intelligenter Algorithmus Sie vor Engpässen und ausschöpfen der Puffer warnt. Die perfekte Funktion zu Zeiten von Corona.

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Delegieren Sie Verantwortlichkeiten

An stressigen Tagen ist es schwierig, den Überblick über seine Aufgaben zu behalten. Und wenn dann auch noch im Projektplan nicht klar aufgeführt ist, wer für welche Bestandteile der aktuellen Projekte verantwortlich ist, gehen meistens einige Aufgaben unter und niemand weiß so recht, für wen sie eigentlich bestimmt waren. Mit Allex können Sie dieses Problem aber leicht lösen. In jedem Projekt können Sie in jeder damit verbundenen Aufgabe festlegen, wer für das Erledigen zuständig ist. Dafür können Sie einfach ein Projekt auswählen und oben rechts auf Teilen klicken. Nun können Sie mit den gewünschten Personen das Projekt teilen, die Bearbeitung freigeben und diese auch als Verantwortliche markieren.

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Nehmen Sie sich Zeit für eine proaktive Kommunikation

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Projektmanagement ist proaktive Kommunikation. Nie war es so wichtig wie jetzt, seine Mitarbeiter selbstständig über den aktuellen Stand seiner Projekte zu informieren.

Für eine bessere Kommunikation hat Allex gleich zwei Strategien für Sie:

Erstellen Sie Aufgaben mit Unteraufgaben in Ihrer Listenansicht und ordnen Sie nun einzelne Aufgaben den entsprechenden Mitarbeiter:innen zu. In der Ansicht “Meine Aufgaben” werden nun jedem Teammitglied sehr übersichtlich die ihm/ihr zugeordneten Aufgaben angezeigt. Jetzt können Sie von dort aus die Aufgaben bequem abhacken, welche bereits erledigt wurden. Dieser Prozess verleiht sofortige Einsicht in den Aufgabenstatus von überall her.

Die zweite Möglichkeit ist, die Mitarbeiter:innen mit unserer @-Erwähnung um Rückmeldung zu bitten. Diese Funktion wird von unseren Kunden gerne verwendet, wenn eine Aufgabe länger dauert (wegen Ausfall/Lieferungsengpässen etc.). In solchen Fällen kann durch ein Status-Update jede:r Beteiligte direkt informiert werden, um zu handeln bzw. zurückzumelden, wie weit sie/er mit der jeweiligen Aufgabe gekommen ist.

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Nutzen Sie Netzpläne, Listen und Zeitpläne, um das Team über den Projektstatus zu informieren

Mit unserer Allex-App können Sie Ihre Projekte mit gleich 3 unterschiedlichen Strukturierungsmethoden steuern. Wählen Sie hierfür zwischen den Ansichten Liste, Netzplan und Zeitachse aus, welche der Modelle für das jeweilige Projekt am besten geeignet ist. Natürlich können Sie auch mehrere dieser Funktionen verwenden, ganz so, wie es für sie am übersichtlichsten ist. Mit der Zeitachsen-Ansicht können Sie auch ganz einfach Rückwärtsplanung betreiben. So kann man die einzelnen Aufgaben im Projekt erstellen und sieht, wann man anfangen muss, um das Projekt rechtzeitig zu beenden. Legen Sie hierfür als erstes das voraussichtliche Enddatum bzw. die Frist fest und planen dann wortwörtlich von hinten nach vorne die unterschiedlichen Projektphasen und planen Sie, welche der zur Erreichung notwendigen Zwischenschritte Sie wann erledigen möchten.

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Hilfreiche Videos zum Thema

Auf unserem YouTube Kanal erhalten Sie weitere Informationen zu unserer Software und wertvolle Tipps rund um das Thema Multiprojektplanung. Besonders gut zum heutigen Blog passen diese Videos “Projektplanung mit Allex” und “Kommunikation und Zusammenarbeit im Team”

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