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How to work more efficiently with Allex templates  

Team Allex

Whether you’re an experienced project professional or a novice starting out, using project management templates within a software will rapidly change your approach to creating, planning and executing efficient projects. By utilizing pre-formatted project templates you’re automatically increasing your efficiency, as you’re not starting from scratch and can accelerate into a more actionable role promptly. 

 

But it doesn’t stop there, one risk every project manager fears is inconsistency within the alignment of processes particularly between teams, departments, and sometimes even externals or stakeholders. By using a set template, you ensure that the risks of mistakes within the process planning is significantly reduced.  

 

Monitoring and appointing tasks can be time consuming, and structuring checklists to establish a continuous level of transparency is repetitive and often de-motivating. But when you use a pre-formatted template, these fields can be pre-defined allowing for the project manager to focus on more pressing matters and to manage tasks accurately.

Like most things the risk of overcomplicating process views and even project plans or task structures can be sometimes unavoidable when creating a plan from scratch. By applying a project management template, you’re safeguarding against such exposure and can easily optimize the process structure or identify the critical path and any bottlenecks, or issues that you need to handle.  

 

The list of benefits for using project templates is endless but even just taking the above is enough to sway any project professional into using them. Here at Allex, our team of experts have created some project management templates to get you started on your journey.  

 

Learn with Allex template

If you’re new to the tool, or even to project planning/management, getting your head around the structure and its benefits is essential for success. That’s why the very first template on the list is our ‘Learn with Allex template’, this template is created using a checklist style structure, to walk you through the setup allowing for you to understand and play with the software and its features, but more importantly ensuring you get the fundamentals down to run a successful project.  

 

 

Simple project plan template 

If you’re familiar with project management tools, but the idea of creating a project plan from scratch does not appeal to you, we've created a ‘simple project plan template’ this template is formatted to cover the basis of a standard project structure. All you need to do is change the content, but structurally we’ve got you covered.  

 

Here at Allex, we pride ourselves on the number of years' experience we have collectively as a team in providing solutions and consultancy to the manufacturing and engineering sectors. So for that reason, it will come as no surprise that we developed two specific templates dedicated to these industries.   

 

Development project plan template

Firstly, we reviewed and standardized a template that is ideal for research and development engineers and projects. This template is structured to encompass tasks, timelines, dependencies and of course checklists. The purpose of the template is to be an ideal starting point for the planning and aligning of a development or research project. Enabling these teams to accelerate and deliver on deadlines.  

 

Mechanical / Production project plan template

Secondly, we deep-dived into the plans of mechanical engineering or production projects. Like that of the R&D department, the template we established based on the research and experience is standardized and should be used as a kick-off point to create a project plan. The flow of the structure embodies tasks, timelines, dependencies, and of course checklists. The template is used for teams to manage projects where they can easily identify bottlenecks and ensure the delivery date.  

 

 

Just reflecting on the time it takes to create a basic plan with or without a project management software, it is not surprising that increased numbers of experts within the project space are utilizing templates to improve their project management and you should do the same. Here at Allex we will continue to create more project templates, with some even planned soon. 

 

 

 


Egal, ob Sie ein erfahrener Projektprofi sind oder sich erst mit Projektmanagement vertraut machen, die Verwendung von Projektvorlagen in einer Projektmanagementsoftware wird Ihre Herangehensweise und Geschwindigkeit bei der Erstellung, Planung und Ausführung von Projekten schnell verändern und effizienter machen.  

Durch die Verwendung von Projektvorlagen steigern Sie automatisch Ihre Effizienz, da Sie nicht jedes Mal von vorne anfangen müssen, sondern über die Auswahl einer Vorlage direkt in die Projektarbeit starten können. Sie können auf eine passende Struktur , Formulierung, Design, etc. zugreifen und müssen die Projektdetails nur noch entsprechend anpassen.  

 

Aber das ist noch nicht alles: Ein Risiko, das jeder Projektmanager fürchtet, ist die Inkonsistenz bei der Abstimmung von Prozessen, insbesondere zwischen Teams, Abteilungen und Stakeholdern. Durch die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage stellen Sie sicher, dass das Risiko von Fehlern bei der Prozessplanung deutlich reduziert wird.  

 

Das Überwachen und Festlegen von Aufgaben kann zeitaufwendig sein und die Strukturierung von Checklisten zur Schaffung eines kontinuierlichen Transparenzniveaus wiederholt sich immer wieder und ist oft demotivierend. Wenn Sie jedoch eine Projektvorlage verwenden, können diese zeitfressenden Arbeiten umgangen werden, sodass sich der Projektleiter auf dringende Angelegenheiten konzentrieren und die Aufgaben genau verwalten kann.   

     

Die Liste der Vorteile, die sich aus der Verwendung von Projektvorlagen ergeben, ist endlos, aber schon die oben genannten Punkte reichen aus, um jeden Projektmitarbeiter davon zu überzeugen, sie zu verwenden. Unsere Projektmanagementexperten bei Allex haben einige Projektvorlagen erstellt, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen.   

 

Einfache Projektplan-Vorlage 

Wenn Sie mit Projektmanagement-Tools vertraut sind, aber den Gedanken daran , einen Projektplan von Grund auf neu zu erstellen, nicht reizvoll finden, nutzen Sie einfach unsere Vorlage Einfacher Projektplan. Diese Vorlage ist so aufgebaut, dass sie die Basis einer Standard-Projektstruktur abdeckt. Die Struktur des Projektplans haben wir für Sie übernommen, Sie müssen nur einige Details Ihres Projekts einfügen und können sofort Ihr Projekt starten lassen. 

 

  

Unser Allex-Team ist stolz auf die langjährige Erfahrung, die wir gemeinsam bei der Bereitstellung von Lösungen und Beratung für die Fertigungs- und Ingenieurbranche aufbauen konnten . Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschlossen, zwei spezielle Vorlagen für diese Branchen zu entwickeln.    

 

  

Vorlage für Entwicklungsprojekte 

Wir haben eine Vorlage erarbeitet und standardisiert, die sich ideal für Ingenieure und Projekte im Bereich Forschung und Entwicklung eignet. Diese Projektvorlage ist so aufgebaut, dass sie Aufgaben, Zeitpläne, Abhängigkeiten und natürlich Checklisten enthält. Damit ist die Vorlage ein idealer Ausgangspunkt für die Planung und Durchführung von Entwicklungs- oder Forschungsprojekten . Sie ermöglicht denProjektteams, ihre Arbeit zu beschleunigen und Termine einzuhalten.   

 

 

  

Vorlage für/Maschinenbau- und Produktionsprojekte  

Weiterhin haben wir uns mit denAbläufen in Maschinenbau- und Produktionsprojekten befasst. Auf der Grundlage von Recherchen, Erfahrungen und enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir eine Projektvorlage erstellt, die Ihnen einen standardisiertenAusgangspunkt für die Erstellung eines Projektplans bieten soll. Die  Projektstruktur umfasst Aufgaben, Zeitpläne, Abhängigkeiten und natürlich Checklisten. Die Vorlage unterstützt Teams bei der Verwaltung von Projekten, und insbesondere bei der frühzeitigen Erkennung von Engpässen und der Sicherstellung von Lieferterminen.   

 

 

 

Wenn man bedenkt, wie viel Zeit die Erstellung eines einfachen Projektplans mit oder ohne Projektmanagement-Software in Anspruch nimmt, ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Experten im Projektbereich auf Vorlagen zurückgreifen, um ihr Projektmanagement zu verbessern- also zögern Sie nicht und probieren unsere Vorlagen aus. und das sollten auch Sie tun. Zukünftig werden wir Ihnen noch mehr Projektvorlagen anbieten, sodass Sie mit Allex sicher und schnell Ihre Projekte managen können.  

 

Ihr Allex-Team