What We Learned About Project Management in 2021

Was wir im Jahr 2021 über Projektmanagement gelernt haben

Lea Schweizer

Another year has begun and with it renewed hope to finally put Corona behind us. Our team is very excited to continue successful project management in 2022, working on new features and still providing you with our best service. Even though last year started as well as ended with significant limitations, our team always stuck together and made a lot of progress, even though contact was very limited and we had to resort to video calls most of the time.  

The year was exciting and educational for us, even though we spent most of our time in the home office. We would now like to share these experiences with you in the form of a blog post. Below you will find out about the most important things we learned in 2021.  

Always stay on top of things  

Probably one of the most essential and well-known rules is to always keep projects clear. But what is normally part of everyday life and has already become second nature to some, was much more difficult last year in particular, simply because of working from home.

Despite frequent video calls, it became increasingly difficult to keep in touch and to reach the right contact person directly in case of any uncertainties. It was no longer possible to talk about interesting campaigns or events in which the company could participate, as these generally did not take place.  

Restrictions of this kind meant that important information was lost and it was hardly possible to plan ahead.  

What we did about it:   

Set a rule that each department should have a long meeting at least weekly, discussing exactly what the next steps will be and the appropriate approach. Monthly, you should then hold a video call with the entire team to share progress on current projects. In addition, it's always a good idea to create shared folders (even for employees you share with your subsidiary, for example) where everyone shares key information about their workflow and current projects. You should also decide on a few tools that you use to edit designs, for example. Otherwise, chaos will quickly ensue, as it will no longer be apparent which designs you created with which tool, and your employees will have to get used to numerous tools with a wide variety of processes. In addition, you should always share your progress and task lists with your colleagues via the tool of your choice. This way, everyone can check with a few clicks how far each employee is with his tasks and it can be well assessed whether the goals can be met within the time or not.  

Examine every possibility and get the best out of every methodology  

Even though we all tend to choose one method and then use it in every case, it is advisable to weigh up every now and then whether this is actually the most sensible option. The classic example of this is using outdated programs or old versions of them because that's the way it's always been done. But many people are also simply afraid of new technology and try to escape it.   

What we did about it: 

The best and fastest way to introduce a new program is to have it played on all of your employees' computers and to provide appropriate resources as a learning curve. This could be the help center of the tool itself, or other media like blog articles, videos, etc.   

Of course, it is always advisable to provide an introduction to the subject matter yourself. For example, you can organize a meeting in which you address all the essential points regarding the use of the tool and answer the questions of your employees, so that they immediately gain a little more confidence.   

Also, at the beginning of meetings, it is always worthwhile to briefly ask how the new program is going. If you're looking for new employees during this period, it's also a good idea to hire them, preferably if they already have experience with the tool. This way, you get someone on board who knows the tool and can help the other employees get started with the new tool. 



Believe in and stick to the plan  

It is often difficult to trust that your project will be a success in the end. This is because, especially in the case of large-scale campaigns that take months to complete, you often can't see the forest for the trees. Then you start to doubt and change your plans several times, because you fear that otherwise you won't reach your goal.  

What we did about it:  

Make sure, even before you start your project, that you have created a well thought-out and structured plan that you can also realistically follow. Make use of buffers and consult with your colleagues.  

If you use a project management software whose schedules can be flexibly adjusted, you will have a much easier time following your plan and staying flexible.  



The most important rule for successful PM  

Probably the most important rule of project management is to be in control. This may sound banal at first, but many people underestimate it. Project management is a demanding profession that requires a lot. You also have to take on a lot of responsibility and always keep a cool head.   

Especially when dealing with demanding customers, you need stamina when you sit down with them for meetings. When it comes to sensitive issues, many people tend to get nervous or even angry, depending on the circumstances. After all, we're all only human and often have limited ability to hide our emotions. 

What we did about it:   

Everyone has days when it's hard not to get frustrated. Days when nothing seems to work out, when you can't get anything meaningful accomplished. But that's when it's important to set yourself apart. When a situation becomes too much for you or you realize you're not making progress, consciously take 5 minutes. Get up, close your laptop and go to the kitchen for a coffee. Of course, you can also go for a short walk, anything that helps you in the situation to turn your thoughts to something else and relax.   

If it is not possible for you to leave the room or the situation, for example, because you are currently on a call, then think now already what activity you can do after the call, which will quickly give you courage again. However, it is best if you can openly address your counterpart about it. Of course, this only works if you get along well and there are only two of you. A "I'm very sorry, that's a lot of information right now, can we go through it again slowly together?" or "I have the feeling that the situation is a bit tense right now, we should remain objective and show consideration for all parties involved," will certainly be understood by a good work colleague. 

Communication is the be-all and end-all  

Especially during the last year, it should have become clear to everyone: regular exchange can make a huge difference. Many people were probably thinking about other factors during the first lockdown. For example, employees in management positions did everything they could to prevent home office because they were afraid that their employees would then do nothing at all or would not be able to concentrate properly on their work within their own four walls.  

But the complete opposite was achieved! Overtime piled up and it was ultimately difficult for employees to even get away from the screen again because there was simply nothing else for them to do.  

But as hard as they slaved, projects couldn't be executed properly because the lack of contact meant they couldn't properly follow up on what other colleagues were working on and what the best next steps were.  

What we did about it:  

The best tactic to combat the lack of communication is to hold as many meetings as necessary. This could be a weekly meeting of the respective departments, for example, but you can always add in a little more. After all, if we can only address all the important issues once a week, we often tend to pile up our questions, which leads to an endless loop. Everyone wants to get rid of their multitude of questions and you find yourself in an hour long meeting with far too much information that you can't remember all anyway.  

That is why it is worthwhile to hold a short meeting e.g. 3 times a week up to daily. This way, everyone can give a short feedback on their current status and there is no need to think of hundreds of questions over the whole week. You are in constant exchange with each other and the projects can be completed faster and more efficiently. 

Ein weiteres Jahr hat begonnen und damit auch erneute Hoffnung darauf, Corona nun endlich hinter uns zu lassen. Unser Team freut sich sehr darauf, auch 2022 erfolgreiches Multiprojekt- und Portfoliomanagement zu betreiben, an neuen Features zu arbeiten und Ihnen nach wie vor unseren besten Service anbieten zu können. Auch wenn das letzte Jahr mit erheblichen Einschränkungen anfing sowie aufhörte, hat unser Team stets zusammengehalten und viele Fortschritte gemacht, auch wenn der Kontakt sehr eingeschränkt war und man meistens auf Videocalls zurückgreifen musste. 

Das Jahr war für uns aufregend und lehrreich, auch wenn wir die meiste Zeit im Homeoffice verbracht haben. 

Diese Erfahrungen möchten wir nun gerne mit Ihnen teilen.  

Immer schön den Überblick behalten 

Eine der wahrscheinlich essenziellsten und bekanntesten Regeln ist, Projekte stets übersichtlich zu gestalten. Doch was normalerweise zum Alltag dazugehört und den meisten schon in Fleisch und Blut übergegangen ist, war vor allem letztes Jahr viel schwieriger, allein schon wegen dem Arbeiten von zu Hause aus.  

Denn trotz häufiger Videocalls wurde es zunehmend schwieriger, Kontakt zu halten und bei Unklarheiten direkt den richtigen Ansprechpartner zu erreichen. Man konnte sich nicht mehr über interessante Aktionen oder Events, bei der die Firma teilnehmen könnte, unterhalten, da diese in aller Regel nicht stattfanden. 

Durch Einschränkungen dieser Art gehen wichtige Informationen unter und es kann weniger gut vorausgeplant werden. 

Was wir dagegen getan haben:  

Führen Sie die Regel ein, dass jede Abteilung mindestens wöchentlich ein längeres Meeting veranstalten soll, indem genau besprochen wird, was die nächsten Schritte und die entsprechende Herangehensweise sein werden. Monatlich sollten Sie dann einen Videocall mit dem gesamten Team abhalten und sich über die Fortschritte der aktuellen Projekte austauschen. Darüber hinaus empfiehlt es sich immer, gemeinsame Ordner in einem digitalen Ablagesystem anzulegen (auch für Mitarbeiter, die sowohl für Sie als auch z. B. für Ihre Tochterfirma arbeiten) anzulegen, in denen jeder die wichtigsten Informationen zu seinem Arbeitsablauf und aktuellen Projekten teilt. Außerdem sollten Sie sich für ein paar wenige Tools entscheiden, die Sie zur Bearbeitung von z. B. Designs verwenden. Sonst entsteht schnell Chaos, da es nicht mehr ersichtlich ist, welche Designs Sie mit welchem Tool geschaffen haben und sich Ihre Mitarbeiter:innen an zahlreiche Tools mit unterschiedlichsten Prozessen gewöhnen müssen. Außerdem sollten Sie in jedem Fall Ihre Fortschritte und Aufgabenlisten über das Tool Ihrer Wahl mit Ihren Kolleg:innen teilen. So kann jeder mit wenigen Klicks überprüfen, wie weit jede:r Mitarbeiter:in mit seinen/ihren Aufgaben ist und es kann gut eingeschätzt werden, ob die Ziele innerhalb der Zeit eingehalten werden können oder nicht.

Gehen Sie offen an neue Situationen heran 

Auch wenn wir alle dazu neigen, uns für eine Methode zu entscheiden und diese dann in jedem Fall einzusetzen, so empfiehlt es sich doch ab und an abzuwägen, ob das tatsächlich die sinnvollste Option ist. Das klassische Beispiel dafür ist, überholte Programme bzw. alte Versionen davon zu nutzen, weil man das ja schon immer so gemacht hat. Viele Menschen haben aber auch schlichtweg Angst vor neuer Technik und versuchen, dieser zu entkommen.  

Was wir dagegen getan haben: 

Der beste und schnellste Weg, ein neues Programm einzuführen, ist es, auf alle Rechner Ihrer Mitarbeiter:innen spielen zu lassen und entsprechende Quellen als Lernkurve bereitzustellen. Das kann beispielsweise das Helpcenter des Tools selbst sein oder weitere Medien wie z.B. Blog Artikel, Videos, etc.  

Es ist aber natürlich immer empfehlenswert, selbst eine Einführung in die Materie zu geben. Sie können beispielsweise ein Meeting organisieren, in dem Sie alle essenziellen Punkte bezüglich der Nutzung ansprechen und die Fragen Ihrer Mitarbeiter:innen beantworten, sodass diese direkt etwas mehr Vertrauen schöpfen.  

Auch zu Beginn von Meetings lohnt es sich am Anfang immer, noch mal kurz nachzufragen, wie es mit dem neuen Programm läuft. Falls Sie während dieses Zeitraums nach neuen Angestellten suchen, empfiehlt es sich außerdem, diese vorzugsweise einzustellen, wenn sie bereits Erfahrung mit dem jeweiligen Tool haben. So holen Sie direkt jemanden an Bord, der sich auskennt und den übrigen Mitarbeiter:innen bei dem Einstieg ins neue Tool helfen kann. 



Glauben und halten Sie sich an den Plan 

Oftmals ist es schwierig, darauf zu vertrauen, dass Ihr Projekt am Ende ein Erfolg wird. Denn vor allem bei großen Aktionen, die über Monate abgewickelt werden, sieht man oft vor lauter Bäume den Wald nicht mehr. Dann fängt man an zu zweifeln und ändert seine Pläne mehrmals, weil man befürchtet, andernfalls nicht zum Ziel zu gelangen. 

Was wir dagegen getan haben: 

Versichern Sie sich, noch bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen, dass Sie einen durchdachten und strukturierten Plan geschaffen haben, dem Sie auch realistisch folgen können. Machen Sie Gebrauch von Puffern (Reserven am Ende jedes Projekts, das Engpässe verhindert) und sprechen Sie sich mit Ihren Kolleg:innen ab. 

Wenn Sie eine Projektmanagement-Software nutzen, deren Zeitpläne sich flexibel anpassen lassen, haben Sie es erheblich leichter, Ihrem Plan zu folgen und dabei flexibel zu bleiben. 


Die wichtigste Regel für erfolgreiches PM 

Die wohl wichtigste Regel des Projektmanagements ist, sich unter Kontrolle zu haben. Das mag zunächst banal klingen, wird aber von vielen unterschätzt. Projektmanagement ist ein forderndes Berufsfeld, das viel abverlangt. Auch eine ganze Menge Verantwortung müssen Sie mitbringen und dabei stets einen kühlen Kopf bewahren.  

Vor allem gegenüber fordernden Kunden brauchen Sie Durchhaltevermögen, wenn Sie sich mit ihnen für Besprechungen zusammensetzen. Wenn es dann um heikle Themen geht, neigen viele dazu, nervös zu werden oder den Umständen entsprechend sogar wütend. Denn wir sind alle nur Menschen und können unsere Emotionen oft nur eingeschränkt verstecken. 

Was wir dagegen getan haben:  

Jeder hat Tage, an denen es schwerfällt, nicht frustriert zu sein. Tage, an denen nichts zu klappen scheint, an denen man nichts Sinnvolles bewerkstelligt bekommt. Doch gerade dann ist es wichtig, sich abzugrenzen. Wenn Ihnen eine Situation zu viel wird oder Sie merken, dass Sie nicht vorankommen, dann nehmen Sie sich bewusst 5 Minuten. Stehen Sie auf, klappen Sie Ihren Laptop zu und trinken Sie in die Küche einen Kaffee. Natürlich können Sie sich auch kurz die Beine vertreten, alles, was Ihnen in der Situation hilft, die Gedanken auf etwas anderes zu lenken und zu entspannen.  

Wenn es Ihnen in der Situation nicht möglich ist, den Raum bzw. die Situation zu verlassen, weil Sie sich z. B. gerade in einem Call befinden, dann überlegen Sie sich jetzt schon, welcher Aktivität Sie nach dem Call nachgehen können, die Ihnen schnell wieder Mut macht. Am besten ist es aber, wenn Sie Ihr Gegenüber offen darauf ansprechen können. Das geht natürlich nur, wenn Sie sich gut verstehen und nur zu zweit sind. Ein “Tut mir sehr leid, das sind grade sehr viele Informationen, können wir das noch mal langsam zusammen durchgehen?” oder “Ich habe das Gefühl, die Situation ist gerade etwas angespannt, wir sollten sachlich bleiben und auf alle Beteiligten Rücksicht nehmen”, wird ein guter Arbeitskollege bestimmt nachvollziehen. 

Kommunikation ist das A und O 

Vor allem während des letzten Jahres müsste allen klar geworden sein: Regelmäßiger Austausch kann einen riesigen Unterschied bewirken. Viele Menschen bedachten beim ersten Lockdown wohl eher andere Faktoren. Z. B. taten Angestellte in Führungspositionen alles, um Homeoffice zu verhindern, weil sie Angst hatten, dass ihre Mitarbeiter dann gar nichts mehr machen oder sich in den eigenen vier Wänden nicht richtig auf die Arbeit konzentrieren können. 

Aber das komplette Gegenteil wurde erreicht! Überstunden häuften sich an und es war letztendlich schwierig für die Angestellten, überhaupt wieder vom Bildschirm wegzukommen, weil es schlichtweg nichts anderes für sie zu tun gab. 

Doch so sehr auch geschuftet wurde, die Projekte konnten nicht richtig ausgeführt werden, da man durch den Mangel an Kontakt nicht richtig nachverfolgen konnte, woran die anderen Kollegen gerade waren und welche weiteren Schritte man am besten gehen sollte. 

Was wir dagegen getan haben: 

Die beste Taktik gegen den Mangel an Kommunikation ist, so viele Meetings wie nötig abzuhalten. Das kann zum Beispiel ein wöchentliches Meeting der jeweiligen Abteilungen sein, Sie können aber auch jederzeit etwas mehr einbauen. Denn wenn wir nur einmal die Woche alle wichtigen Themen ansprechen können, neigen wir oft dazu, unsere Fragen anzuhäufen, was zu einer Endlosschleife führt. Jeder will seine Vielzahl an Fragen loswerden und schon befindet man sich in einem stundenlangen Meeting mit viel zu vielen Informationen, die man sich ohnehin nicht alle merken kann. 

Deshalb lohnt es sich, z. B. 3 Mal die Woche bis zu täglich ein kurzes Meeting abzuhalten. So kann jeder ein kurzes Feedback zu seinem aktuellen Stand geben und es muss sich nicht Hunderte von Fragen über die ganze Woche zurechtlegen. Man ist im ständigen Austausch miteinander und die Projekte können schneller und effizienter abgewickelt werden. 

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