FREE TRIAL

What Defines a Great Project Manager

William Delaney

As digital transformation sweeps the corporate landscape, companies are rushing like never before, to produce new and innovative products, under increased throughput time sensitivities. This has seen companies focusing their efforts on embodying project management procedures to guarantee deadlines are met and stakeholder expectations are satisfied.  

 

Companies maintain this balancing act by hiring or adapting a professional project management go-to person to oversee all the variables involved. 

But what exactly does that involve?  

When hiring or training a project professional, companies are identifying and being transparent about their need to have a dedicated team member oversee that project from start to end. This individual is responsible for ensuring the successful completion of a project and to advise and support those involved.  

 

Project professionals generally have some key responsibilities. Here’s a taste of just a few:   

  • Planning the projects based on the business objectives of the organisation. 
  • Generate a project plan, outline deliverables, schedules, time, costs and capacities required.  
  • Execute and deliver on stakeholder expectations.  
  •  Identify potential bottlenecks and maintain control over the entire project portfolio. 
  • Finalise project end dates and organise project closure reports.  

Project Management Characters

There are several different project management characteristic types that have been identified. The type of project professional is generally based on the level of seniority and control within the project environment of an organisation.  

 

Encouraging Project Professional  

The encouraging project professional provides encouragement and support through sharing experience and expertise with their team. This type of project professional is usually associated with organisations that execute projects in a relaxed manner, where emphasis on control is relatively low. This is most common within a smaller business setting.  

The Organised Project Professional 

The organised project professional is a master of control. This type of professional excels in implementing rigid rules, templates and generally governs the overall project landscape of the organisation following tried and tested project methodologies. This type of individual is most likely found in SMB’s looking to scale.  

 

The Leading Project Professional  

The leading project professional embodies an enthusiastic mindset and takes on the project in its entirety, with a goal-orientated agenda to reach deadlines and maintain quality. This type of professional is generally experienced, bringing a high degree of knowledge and ensuring consistency across all the project demands. This type of project management is most notably found in larger enterprises or successfully scaling organisations with increased levels of demand.  

 

The role of the project professional can sometimes be difficult to explain, as for many companies this is still a relatively new opening and to the more experienced organisations, the purpose of the project manager historically was to oversee the technical aspects within the project space. While this might still be true at its core, the position of the project professional has drastically diversified.  We’ve seen an increase in demand for project managers to embrace business development and marketing knowledge, along with HR-related topics all of which are needed to ensure the completion of projects.  

 

Of course, the type of industry and seniority will have a major impact on the skills required by an organisation, whilst hiring a project or portfolio manager but here is a general overview of what’s required at a basic standard level: 

  • Plan projects, outline timeframe of compilation and identify key project needs. 
  • Coordinate with all stakeholders and project participants and delegate tasks.  
  • Control budgets and report directly to senior executives.  
  • Manage project progress and deliver on deadline expectations. 
  • Ensure adequate resources and capacities are available and bring any issues to the attention of seniors.  

 

Project professionals generally have a very specific skill set. A successful project professional has more than likely faced many challenges throughout their career, as the role itself can be demanding and at times difficult. Therefore, it can be testing for junior level project professionals to find employment, as most company's look for an experienced individual.  

 

Of course, there are foundational elements of which any project professional should be aware of or learning.   

 

From a technical perspective, here we’ve identified some key areas to master and be aware of; 

  • Project Methodologies – Critical Chain Project Management, Agile, Scrum etc...) 
  • Project Management Solutions (Allex.ai, JIRA, MS Projects, etc....)  
  • Web Dev Languages ( Java, C#, etc...)  


On the soft skills and non-technical side of things, it’s essential that project professionals share the following characteristics.  

  • Embody Leadership qualities!  
  •  Excel in communication and negotiation  
  • Critical thinking comes naturally.  
  • Patience and calming mentality are built in. 
  • Can easily identify, assess and manage risks and costs.  


At the pinnacle of their careers project professionals can earn substantial salaries. Let’s take a closer look at this based on a survey carried out by the “Project Management Institute, Switzerland”. The findings of the survey showcased the following results, on an international scale. Average salary for a top-level project professional (PMO):

  • Switzerland - $132,086 
  • USA - $116,000 
  • Australia - $101,381 
  • Germany - $96,987 
  • Netherlands - $93,839 
  • United Kingdom - $83,410 
  • Singapore - $71,279 
  • UAE - $81,665 

 

From all the above information it’s clear to see that project management, is an ever changing and challenging role within an organisation. It’s a diverse role with many interesting and sought-after qualities. Companies are now aware more than ever, that it’s no longer a question of do we need a project professional within our organisation but more a question of when this individual can start.  

Die digitale Transformation verändert die Organisationslandschaft drastisch. Organisationen bemühen sich wie nie zuvor, um neue und innovative Produkte unter erhöhtem Zeitdruck zu entwickeln. Damit einhergehend fokussieren sich viele Organisationen auf die Einführung und Optimierung von Projektmanagement-Prozessen, um Deadlines zu gewährleisten und die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.  

Um diesen Balanceakt aufrecht zu halten und alle möglichen Variablen zu überblicken, richten Organisationen ein PMO (Project Management Office) ein und besetzen dies mit einer professionellen Projektmanagement Ressource – einen Projektprofi.

Aber was genau beinhaltet das?  

Wenn Organisationen einen Projektprofi einstellen oder ausbilden, machen sie sich klar, dass sie eine engagierte Person brauchen, die das Projekt von Anfang bis Ende versteht und überwacht. Diese Person ist in Ihrer Funktion dafür verantwortlich, den erfolgreichen Abschluss eines Projekts sicherzustellen und alle Beteiligten zu beraten und zu unterstützen.  

Projektprofis haben in der Regel, einige Schlüsselaufgaben, hier ein kleiner Einblick:  

  • Planung der Initiierung von Projekten, basierend auf den Geschäftszielen der Organisation
  • Erstellen eines Projektplans, der die zu erbringenden Leistungen, Zeitpläne, Zeit, Kosten und erforderlichen Kapazitäten umreißt  
  • Ausführen und Erfüllen der Erwartungen der Stakeholder  
  • Identifizieren potenzieller Engpässe und Kontrolle über das gesamte Projektportfolio
  • Festlegen der Endtermine für das Projekt und Organisation der Projektabschlussberichte  

Projektmanagement-Charaktere

Es wurden verschiedene Projektmanagement-Charaktertypen identifiziert. Der Typ des Projektprofis zeichnet sich dadurch aus, dass derjenige sich meist in einer Senior Karrierestufe befindet und Kontrolle innerhalb der Projektumgebung einer Organisation hat.  

Die ermutigende Projektfachkraft  

Der ermutigende Projektprofi bietet Förderung und Unterstützung durch den Austausch von Erfahrungen und Fachwissen innerhalb des Projekts. Dieser Typ von Projektprofi wird normalerweise mit Organisationen in Verbindung gebracht, bei denen die Betonung auf Kontrolle eher gering ist und die eher einen lockeren Umgang mit Deadlines pflegen. Diese Herangehensweise kann sowohl in kleineren als auch in größeren Organisationen der Fall sein.

Der organisierte Projektprofi

Der organisierte Projektprofi ist ein Meister der Kontrolle. Dieser Typus zeichnet sich dadurch aus, dass er starre Regeln und Vorlagen implementiert und der Einhaltung von Einzelterminen höchste Priorität zuschreibt. Zudem steuert er die gesamte Projektlandschaft der Organisation nach bewährten Projekt Methodiken. Der organisierte Projektprofi ist am ehesten in KMUs zu finden, die skalieren wollen.  

Der leitende Projektprofi  

Dieser Typus verkörpert eine enthusiastische Denkweise und führt das Projekt in seiner Gesamtheit. Dabei spielt sowohl eine zielgerichtete Agenda zur Termineinhaltung als auch die Erhaltung der Qualität eine wichtige Rolle. Der leitende Projektprofi bringt in der Regel umfangreiche Erfahrungen und ein hohes Maß an Wissen mit, wodurch Konsistenz über alle Projektanforderung hinweg sichergestellt wird. Diese Art des Projektmanagements ist vor allem in größeren oder erfolgreich skalierenden Organisationen mit erhöhten Anforderungen zu finden.  

Die Rolle des Projektprofis ist manchmal schwer zu erklären, da sie für viele Organisationen noch relativ neu ist. Für viele erfahrene Organisationen wiederum besteht der Zweck des Projektmanagers historisch gesehen darin die technischen Aspekte innerhalb des Projektraums zu überwachen. Während dies im Kern immer noch zutreffen mag, hat sich die Position des Projektprofis drastisch diversifiziert. Wir sehen eine steigende Nachfrage nach Projektmanagern, die Kenntnisse in den Bereichen Geschäftsentwicklung und Marketing zusammen mit personalbezogenen Themen einbeziehen können, um die Fertigstellung von Projekten zu gewährleisten.  

Natürlich haben die Art der Branche und die Seniorität des Projektmanagers einen großen Einfluss auf die Fähigkeiten, die eine Organisation bei der Einstellung eines Projekt- oder Portfoliomanagers benötigt. Trotzdem möchten wir im Folgenden einen Überblick über die Mindestanforderungen an einen Projektmanager geben:

  • Projekte planen, den Zeitrahmen skizzieren und die wichtigsten Projektanforderungen identifizieren
  • Koordination von Stakeholdern und allen Projektbeteiligten inklusive Aufgabendelegation  
  • Budgetkontrolle und direkte Berichterstattung an Vorgesetzte  
  • Verwaltung des Projektfortschritts und Verantwortung für die Einhaltung der erwarteten Termine
  • Sicherstellung der Verfügbarkeit von Ressourcen und Kapazitäten gepaart mit Kommunikation von Problemen an entsprechende Vorgesetzte  

Projektprofis haben im Allgemeinen sehr spezifische Fähigkeiten. Ein erfolgreicher Projektprofi hat höchstwahrscheinlich im Laufe seiner Karriere viele Herausforderungen bewältigt, da die Rolle selbst anspruchsvoll und manchmal schwierig sein kann. Somit suchen die meisten Organisationen nach erfahrenen Projektmanagern, weshalb es für Junioren schwierig sein kann den Einstieg in das Projektmanagement zu finden.  

Doch gibt es grundlegende Elemente, die jeder Projektprofi kennen oder erlernen sollte.  

Aus technischer Sicht haben wir hier einige Schlüsselbereiche identifiziert, die man beherrschen und deren man sich bewusst sein sollte:

  • Projektmethodologien (Critical Chain Project Management, Agile, Scrum etc.)
  • Projektmanagement-Lösungen (Allex, JIRA, MS Projects, ERP-Lösungen, etc.)  
  • Web-Entwicklungssprachen ( Java, C#, etc...)  


Was die Soft Skills und die nicht-technischen Kompetenzen betrifft, ist es wichtig, dass Projektprofis die folgenden Eigenschaften mitbringen:  

  • Verkörperung von Leadership-Qualitäten  
  • Exzellente Kommunikation und Verhandlungsfertigkeiten  
  • Kritisches Denken  
  • Geduld und eine beruhigende Mentalität
  • Risiken und Kosten leicht erkennen, einschätzen und managen  


An der Spitze ihrer Karriere können Projektprofis beachtliche Gehälter verdienen. Schauen wir uns das anhand einer Umfrage des "Project Management Institute, Schweiz" genauer an. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen die durchschnittlichen Jahresgehälter (in USD) eines Top-Level-Projektmanagers im internationalen Vergleich:

  • Schweiz - $132.086
  • USA - $116.000
  • Australien - $101.381
  • Deutschland - $96.987
  • Niederlande - $93.839
  • Vereinigtes Königreich - $83,410
  • Singapur - $71.279
  • UAE - $81.665

Aus all diesen Informationen wird deutlich, dass das Projektmanagement eine sich ständig verändernde und herausfordernde Rolle innerhalb einer Organisation ist. Es ist eine vielfältige Rolle mit vielen interessanten und gefragten Qualitäten. Organisationen sind sich heute mehr denn je bewusst, dass es nicht mehr die Frage ist, ob ein Projektprofi in der Organisation gebraucht wird, sondern eher die Frage, wann diese Person anfangen kann.