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Using Spreadsheets for Project Management is a Thing of the Past

William Delaney

With the global pandemic hitting the business sector hard and a predicted economic recession looming, it’s not surprising that many organisations are looking to reduce spending, and generally software is on the list of cut-backs.  

If you work within an operations department, senior executives may be pressuring you to move your project planning back to Excel. Of course, it can be hard to challenge orders coming from the top, but undoing the damage of using the wrong software is even harder!

When weathering the storm of financial upheaval, companies often seek to consolidate their software solutions to minimise operating costs. This can result in the haphazard approach of bending the functions of platform A to suit the needs of X, Y and Z (and sometimes the entire alphabet!). Rather than paying for a purpose-built solution, companies pressure project managers to migrate back to Excel.

Excel is an amazing tool for financial or analytical departments of an organisation. And while it does hold some very basic features for project management, it is often more of a hindrance than a help in this field. Here are some reasons why:  

Flexibility is lacking

While Excel gives users the ability to set up a spreadsheet from scratch, from there its flexibility is somewhat lacking. Adapting timelines and managing changes to an Excel document is tedious. Usually, one person who is seasoned in the software needs to manage the document, which causes an unsustainable reliance on one individual and can easily impact planning and execution.

 

Tracking changes is challenging

We’ve all pulled data from Excel at some point and it’s usually not that big of a deal. When it comes to sharing that data, however, it can be a nightmare. Presenting a report on ongoing or completed projects from Excel is tedious. You’ll need to add additional views to show simple things like workloads and deadlines, not to mention updates, and from here try to manually summarize it all together.  

Of course, with Excel you also run the risk of changes being made to the sheet without your knowledge, as viewing change history is not available. This means that mistakes can easily slip through the cracks, and project results could potentially be false. This type of risk is averted within a purpose-built project management software, as all changes are tracked and transparent.  

Insights are limited

Projects are usually managed by one individual; however, they rely heavily on input from their team to coordinate and update the project status. The type of feedback and input required of a successful project is simply not possible on the latest version of Excel.  

On top of this, the size of a project’s Excel document is often far too large to share, causing issues when coordinating data. Again, this can cause companies to rely solely on one designated person, and with only one set of eyes maintaining the sheet, mistakes can easily slip through. Human error needs to become part of the project management planning. With a project management software, multiple project participants can give feedback in a clear way directly into the software, limiting the room for error.  

Collaboration is complex

Whilst Excel is an incredible resource, there are reasons why people spend thousands on courses just to get their heads around it. The tool is extremely complex and is not designed for project management. In fact, it could be said that it is only suited to solo work, and using it for collaboration is simply not advisable. This means that teams require multiple sheets that can easily become muddled upon consolidation, adding more time-consuming admin work for the project manager: time that could be spent making better products.

Loss of data  

The limited level of detail available on spreadsheets makes them unsuitable for ordering and prioritising tasks: an essential part of project management. Often, highly important details are added to a single row within the sheet, immediately becoming lost in the data. With such limited detail, essential steps within the projects can be easily overlooked, causing crucial errors.

Updates are inadequate

While accuracy is something many people associate with Excel, it’s not the spreadsheet that maintains this accuracy, it’s the person managing it. Usually this person is the project manager themselves. A huge amount of manual effort is required to keep a project’s Excel sheet up-to-date, and generating updated reports can be incredibly time-consuming. It can easily cause tension between colleagues, as team members feel pressured by constant questions like “are you finished yet?”. Again, with only one person managing the Excel sheet, room for human error pops up.  

Generating reports is a huge effort

When it comes to pulling reports from Excel, unfortunately there is no built-in reporting feature. Reports need to be created from scratch, which is both time consuming and admin-heavy. Generating reports requires advanced knowledge of Excel, such as the creation of Gantt charts or visual report sheets for budgets or resource allocation. This means that it’s not easy for management to just pull reports, and requires a middle man – the project management expert or a business intelligence analyst.

Purpose-built is always best

Project management requires collaboration from numerous angles, from participants giving feedback, to senior management seeking reports, to project managers maintaining status updates. Excel simply can’t grant this level of functionality and thus, if you and your team are serious about efficient and accurate project management, dedicated, purpose-built software is required.

Angesichts der weltweiten Pandemie, die den Unternehmenssektor hart trifft, und der prognostizierten wirtschaftlichen Rezession, die sich abzeichnet, ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen versuchen, ihre Ausgaben zu reduzieren, und im Allgemeinen steht Software auf der Liste der Kürzungen.  

Wenn Sie in einer operativen Abteilung arbeiten, kann es sein, dass Sie von der Geschäftsleitung unter Druck gesetzt werden, Ihre Projektplanung wieder auf Excel umzustellen. Natürlich kann es schwer sein, sich gegen Anweisungen von oben zu wehren, aber den Schaden, der durch die Verwendung der falschen Software entstanden ist, rückgängig zu machen, ist noch schwieriger!

Wenn Unternehmen den Sturm der finanziellen Umwälzungen überstehen, versuchen sie oft, ihre Softwarelösungen zu konsolidieren, um die Betriebskosten zu minimieren. Dies kann dazu führen, dass die Funktionen von Plattform A willkürlich an die Bedürfnisse von X, Y und Z (und manchmal das gesamte Alphabet!) angepasst werden. Anstatt für eine speziell entwickelte Lösung zu bezahlen, setzen Unternehmen Projektmanager unter Druck, wieder auf Excel zu migrieren.

Excel ist ein erstaunliches Werkzeug für die Finanz- oder Analyseabteilungen eines Unternehmens. Und obwohl es einige sehr grundlegende Funktionen für das Projektmanagement bereithält, ist es in diesem Bereich oft mehr ein Hindernis als eine Hilfe. Hier sind einige Gründe dafür:  

Es fehlt die Flexibilität

Während Excel dem Benutzer die Möglichkeit gibt, eine Tabellenkalkulation von Grund auf neu einzurichten, ist die Flexibilität von dort aus etwas mangelhaft. Das Anpassen von Zeitplänen und das Verwalten von Änderungen an einem Excel-Dokument ist mühsam. Normalerweise muss eine Person, die sich mit der Software auskennt, das Dokument verwalten, was zu einer unhaltbaren Abhängigkeit von einer Person führt und sich leicht auf die Planung und Ausführung auswirken kann.

Die Verfolgung von Änderungen ist eine Herausforderung

Wir alle haben schon einmal Daten aus Excel gezogen, und normalerweise ist das keine große Sache. Wenn es jedoch um die Weitergabe dieser Daten geht, kann es ein Alptraum sein. Einen Bericht über laufende oder abgeschlossene Projekte in Excel zu präsentieren, ist mühsam. Sie müssen zusätzliche Ansichten hinzufügen, um einfache Dinge wie Arbeitsauslastung und Termine anzuzeigen, ganz zu schweigen von Aktualisierungen, und von hier aus versuchen, alles manuell zusammenzufassen.  

Natürlich besteht bei Excel auch die Gefahr, dass Änderungen an der Tabelle ohne Ihr Wissen vorgenommen werden, da die Änderungshistorie nicht einsehbar ist. Dies bedeutet, dass Fehler leicht durch die Maschen schlüpfen können und die Projektergebnisse möglicherweise falsch sein könnten. Diese Art von Risiko wird in einer speziell entwickelten Projektmanagement-Software vermieden, da alle Änderungen nachverfolgt werden und transparent sind.  

Einblicke sind begrenzt

Projekte werden in der Regel von einer Person geleitet, die jedoch in hohem Maße auf den Input ihres Teams angewiesen ist, um den Projektstatus zu koordinieren und zu aktualisieren. Die Art von Feedback und Input, die für ein erfolgreiches Projekt erforderlich ist, ist mit der neuesten Version von Excel einfach nicht möglich.  

Hinzu kommt, dass die Größe des Excel-Dokuments eines Projekts oft viel zu groß ist, um es gemeinsam zu nutzen, was zu Problemen bei der Koordination der Daten führt. Auch dies kann dazu führen, dass sich Unternehmen nur auf eine bestimmte Person verlassen, und mit nur einem Augenpaar, das die Tabelle pflegt, können sich leicht Fehler einschleichen. Menschliche Fehler müssen Teil der Projektmanagement-Planung werden. Mit einer Projektmanagement-Software können mehrere Projektteilnehmer ihr Feedback auf übersichtliche Weise direkt in die Software geben, wodurch der Raum für Fehler eingeschränkt wird.  

Kollaboration ist komplex

Obwohl Excel eine unglaubliche Ressource ist, gibt es Gründe, warum Menschen Tausende von Euros für Kurse ausgeben, nur um sich damit vertraut zu machen. Das Tool ist extrem komplex und ist nicht für das Projektmanagement konzipiert. In der Tat könnte man sagen, dass es nur für Einzelarbeit geeignet ist, und die Verwendung für die Zusammenarbeit ist einfach nicht ratsam. Das bedeutet, dass Teams mehrere Blätter benötigen, die bei der Konsolidierung leicht durcheinander geraten können, was für den Projektmanager noch mehr zeitaufwändige Verwaltungsarbeit bedeutet: Zeit, die er für die Herstellung besserer Produkte verwenden könnte.

Verlust von Daten  

Die begrenzte Detailtiefe von Tabellenkalkulationen macht sie ungeeignet, um Aufgaben zu ordnen und zu priorisieren: ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Oft werden sehr wichtige Details in einer einzigen Zeile innerhalb des Blattes hinzugefügt und gehen sofort in den Daten verloren. Mit solch begrenzten Details können wesentliche Schritte innerhalb der Projekte leicht übersehen werden, was zu entscheidenden Fehlern führt.

Updates sind unzureichend

Während Genauigkeit etwas ist, das viele Menschen mit Excel assoziieren, ist es nicht die Tabellenkalkulation, die diese Genauigkeit aufrechterhält, sondern die Person, die sie verwaltet. In der Regel ist diese Person der Projektleiter selbst. Es ist ein enormer manueller Aufwand, die Excel-Tabelle eines Projekts auf dem neuesten Stand zu halten, und die Erstellung aktualisierter Berichte kann unglaublich zeitaufwändig sein. Dies kann leicht zu Spannungen zwischen Kollegen führen, da sich die Teammitglieder durch ständige Fragen wie "Bist du schon fertig?" unter Druck gesetzt fühlen. Und wenn nur eine Person die Excel-Tabelle verwaltet, ist Raum für menschliche Fehler vorhanden.  

Das Erstellen von Berichten ist ein großer Aufwand

Wenn es darum geht, Berichte aus Excel zu ziehen, gibt es leider keine eingebaute Berichtsfunktion. Berichte müssen von Grund auf neu erstellt werden, was sowohl zeitaufwendig als auch verwaltungsintensiv ist. Die Erstellung von Berichten erfordert fortgeschrittene Excel-Kenntnisse, z. B. die Erstellung von Gantt-Diagrammen oder visuellen Berichtsblättern für Budgets oder die Ressourcenzuweisung. Das bedeutet, dass es für das Management nicht einfach ist, Berichte einfach abzurufen, und einen Mittelmann erfordert - den Projektmanagement-Experten oder einen Business Intelligence-Analysten.

Sonderanfertigungen sind immer am besten

Projektmanagement erfordert die Zusammenarbeit aus zahlreichen Blickwinkeln, von Teilnehmern, die Feedback geben, über das Senior Management, das Berichte sucht, bis hin zu Projektmanagern, die den Status aktualisieren. Excel kann diesen Funktionsumfang nicht bieten. Wenn Sie und Ihr Team ein effizientes und genaues Projektmanagement anstreben, benötigen Sie daher eine spezielle, speziell entwickelte Software.