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The Three Ps of Project Management

William Delaney

What are the Three P’s?

Project management is the broad term used to describe the organization of anything from basic projects all the way up to the most complex and intricate undertaking. But to those more involved in this subsection of business, we may split these definitions into three separate characterizations; Project Management, Portfolio Management and Programme Management.  

A project is generally referring to the undertaking of a temporary action by an establishment to create an end product or result. A programme refers to a number of interdependent projects that need to be coordinated with precision as a group. Finally you’ve got the portfolio, which is a larger group of projects that may or may not be interlinked, that are managed independently and monitored for future planning.  

Now let’s get a little more precise. When we talk about a project, what exactly is it? Many project management professionals will have their own spin on this, but in layman’s terms a project is a temporary activity that needs to be carried out by an organization to create a unique product or service.  

This term doesn’t necessarily indicate the size of the project and can be used for a simplistic task or a massive undertaking. The term is utilized in pretty much every industry imaginable. Regardless of the size, projects are usually managed and coordinated by a relevant project manager assigned to take on the endeavour.

The Project Manager

The project manager – or project lead depending on where you’re from – plays a fundamental role. One of the key objectives of this professional is to plan the successful compilation of objectives (commonly known as deliverables). This is achieved through strategic planning based on the available resources, identifying risks from the offset and monitoring the budget, whilst also liaising with teams to ensure the completion of assigned tasks.    

Project management came from a simplistic idea of coordination to ensure goals were met and has now turned into a billion-dollar industry with numerous additional techniques being added, new methodologies coming to a forefront and new tools being developed to help drive its success. Project managers need to stay updated on the industry standards and latest technologies to boost their career and results.  

So, what happens when you’ve got a number of projects all relying heavily on each other? To a project management expert, it’s commonly known as a program.

The Program Manager

As companies excel, generally teams grow and separate, and specialities become more apparent. Often, projects will be created that have dependencies on each other. For the successful completion of deliverables these projects need to be coordinated with great care in a simultaneous manner. This collection of projects becomes known as a program. That’s where a program manager comes in!  

Program management can be a midfield, even for the savviest of project management professionals. The job itself is highly strategic and requires a combination of excellent organisation skill, mixed with a managerial outlook.  

The role is often seen in a misleading light, as a form of micromanagement – however this couldn’t be further from the truth! A program manager’s value is in ensuring all tasks are being handled and that complex parts are moving smoothly between projects.  

The program manager has a slightly different outlook to that of the project manager; focusing less on the project deliverables and more of the business benefit and broader company goals being achieved.

Program managers will be in direct contact with the project leads and managers to ensure the project success and to attribute importance based on the overall end-goal validation. Areas that are not of priority often end up being removed or replaced to facilitate the essentials.  

When a program manager has formed a strategy ensuring interdependent projects are achievable, they will then structure out the plan to accomplish this. We noted that the program manager pays a little more attention to the business needs  when planning, should these needs or requirements need changing or adapting it’s up to the program manager to structure this in a way that is most beneficial and easy to achieve.  

The Portfolio Manager

Just like an art portfolio, a project portfolio is a collection of projects being run within an organisation. This encompasses all of the projects and programs being managed. It should be noted that often larger organisation might create a number of project portfolios. This is generally to make the management, future planning and investment easier to analyse. Often portfolios have the area of operations added in granting a view on the company’s overall capacities.  

The professional who monitors this collection of projects is known as a portfolio manager. Portfolio managers are generally higher up the food chain. They work closely with centralized management and strategize based on the organisations monthly, yearly or longer-term objectives.    

The portfolio manager needs to oversee the core areas of the business, paying particular interest to resources and capacities required, be that man power or infrastructure. Often they need to make executive decisions on the prioritization of current and future projects and to ensure business objectives are achievable.  

When portfolio managers are reviewing the company’s ongoing work, they look at it as a whole, rather than separating it out like project or program managers. They do this to safeguard the company goals, based on the alignment of projects.  

Planning as a portfolio manager is where their expertise needs to really shine through. They need to know their organisations strengths and weaknesses in order to be able to review capacities to see the availability for new projects, but to also know that projects being onboarded are within the scope of their expertise  

Working together to create project management magic

Success is never easy, but to make intelligent decisions and create a positive outcome, it’s vital that project, program and portfolio managers all work and communicate with each-other openly, honestly and effectively.  

These professionals need to understand and empathise with each other, yet remain focused on their own specific goals, be that quality, quantity or business objectives.  

If miscommunication, resentment or confusion pop into this flow, it can have significantly damaging effects that could potentially delay a project or worse.  

Now you have a basic idea of what each of these promising career paths can offer, make sure you choose the one that best fits you, or if you’re trying to understand project management and how vital it’s role is, these professionals are the go to people to find out more.  

Was sind die drei P's?

Projektmanagement ist ein weit gefasster Begriff, der die Organisation von einfachen Projekten bis hin zu den komplexesten und aufwändigsten Unternehmungen beschreibt. Aber für diejenigen, die sich mehr mit diesem Teilbereich des Geschäfts befassen, können wir diese Definitionen in drei separate Charakterisierungen aufteilen; Projektmanagement, Portfoliomanagement und Programmmanagement.  

Ein Projekt bezieht sich im Allgemeinen auf die Durchführung einer zeitlich begrenzten Aktion durch eine Einrichtung, um ein Endprodukt oder Ergebnis zu schaffen. Ein Programm bezieht sich auf eine Reihe von voneinander abhängigen Projekten, die als Gruppe präzise koordiniert werden müssen. Schließlich gibt es noch das Portfolio eine größere Gruppe von Projekten, die miteinander verknüpft sein können oder auch nicht, die unabhängig voneinander verwaltet und für die zukünftige Planung überwacht werden.  

Lassen Sie uns nun ein wenig genauer werden. Wenn wir über ein Projekt sprechen, was genau ist es dann? Viele Projektmanagement-Profis werden ihre eigene Sichtweise darauf haben, aber für den Laien ist ein Projekt eine zeitlich begrenzte Aktivität, die von einer Organisation durchgeführt werden muss, um ein einzigartiges Produkt oder eine Dienstleistung zu erstellen.  

Dieser Begriff sagt nicht unbedingt etwas über die Größe des Projekts aus und kann für eine einfache Aufgabe oder ein großes Unternehmen verwendet werden. Der Begriff wird in so ziemlich jeder denkbaren Branche verwendet. Unabhängig von der Größe werden Projekte in der Regel von einem zuständigen Projektmanager geleitet und koordiniert, der das Vorhaben übernimmt.

Der Projektleiter

Der Projektmanager - oder Projektleiter, je nachdem, woher Sie kommen - spielt eine grundlegende Rolle. Eines der Hauptziele dieser Fachkraft ist es, die erfolgreiche Zusammenstellung der Ziele (allgemein als Deliverables bekannt) zu planen. Dies wird durch eine strategische Planung auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen, die Identifizierung von Risiken aus dem Offset und die Überwachung des Budgets erreicht, während er auch mit den Teams in Verbindung steht, um die Fertigstellung der zugewiesenen Aufgaben sicherzustellen.    

Projektmanagement entstand aus einer einfachen Idee der Koordination, um sicherzustellen, dass Ziele erreicht werden, und hat sich mittlerweile zu einer milliardenschweren Industrie entwickelt, in der zahlreiche zusätzliche Techniken hinzukommen, neue Methoden in den Vordergrund rücken und neue Tools entwickelt werden, um den Erfolg zu fördern. Projektmanager müssen auf dem neuesten Stand der Industriestandards und der neuesten Technologien bleiben, um ihre Karriere und ihre Ergebnisse zu steigern.  

Was passiert also, wenn Sie eine Reihe von Projekten haben, die alle stark voneinander abhängen? Für einen Projektmanagement-Experten ist das gemeinhin als Programm bekannt.

Der Programm-Manager

Wenn sich Unternehmen weiterentwickeln, wachsen in der Regel Teams und trennen sich, und Spezialitäten werden deutlicher. Oft entstehen Projekte, die Abhängigkeiten zueinander haben. Für die erfolgreiche Fertigstellung der Ergebnisse müssen diese Projekte gleichzeitig und mit großer Sorgfalt koordiniert werden. Diese Sammlung von Projekten wird als Programm bezeichnet. Hier kommt ein Programm-Manager ins Spiel!  

Programmmanagement kann ein Mittelding sein, selbst für die versiertesten Projektmanagement-Profis. Der Job selbst ist hochgradig strategisch und erfordert eine Kombination aus exzellentem Organisationstalent, gemischt mit einer manageriellen Perspektive.  

Die Rolle wird oft in einem irreführenden Licht gesehen, als eine Form des Mikromanagements - dies könnte jedoch nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein! Der Wert eines Programmmanagers liegt darin, dass er sicherstellt, dass alle Aufgaben erledigt werden und dass komplexe Teile zwischen den Projekten reibungslos ablaufen.  

Der Programm-Manager hat eine etwas andere Sichtweise als der Projekt-Manager; er konzentriert sich weniger auf die Projektergebnisse als vielmehr auf den geschäftlichen Nutzen und das Erreichen breiterer Unternehmensziele.

Die Programm-Manager stehen in direktem Kontakt mit den Projektleitern und -managern, um den Projekterfolg sicherzustellen und die Wichtigkeit auf der Grundlage der allgemeinen Endzielvalidierung zuzuordnen. Bereiche, die keine Priorität haben, werden oft entfernt oder ersetzt, um das Wesentliche zu erleichtern.  

Wenn ein Programm-Manager eine Strategie entwickelt hat, die sicherstellt, dass voneinander abhängige Projekte realisierbar sind, wird er den Plan strukturieren, um dies zu erreichen. Wir haben festgestellt, dass der Programm-Manager bei der Planung ein wenig mehr auf die geschäftlichen Anforderungen achtet. Sollten sich diese Bedürfnisse oder Anforderungen ändern oder angepasst werden müssen, liegt es am Programm-Manager, dies so zu strukturieren, dass es am vorteilhaftesten und einfach zu erreichen ist.  

The Portfolio Manager

Genau wie ein Kunstportfolio ist ein Projektportfolio eine Sammlung von Projekten, die innerhalb einer Organisation durchgeführt werden. Dies umfasst alle Projekte und Programme, die verwaltet werden. Es ist anzumerken, dass größere Organisationen oft eine Reihe von Projektportfolios erstellen können. Dies geschieht in der Regel, um das Management, die Zukunftsplanung und die Investitionen leichter analysieren zu können. Oftmals werden Portfolios um den Bereich Operations ergänzt, um einen Überblick über die Gesamtkapazitäten des Unternehmens zu erhalten.  

Der Fachmann, der diese Sammlung von Projekten überwacht, wird als Portfoliomanager bezeichnet. Portfoliomanager sind in der Regel weiter oben in der Nahrungskette angesiedelt. Sie arbeiten eng mit dem zentralen Management zusammen und entwickeln Strategien, die auf den monatlichen, jährlichen oder längerfristigen Zielen der Organisation basieren.    

Der Portfoliomanager muss die Kernbereiche des Unternehmens beaufsichtigen und dabei ein besonderes Augenmerk auf die benötigten Ressourcen und Kapazitäten legen, sei es Arbeitskraft oder Infrastruktur. Oft muss er Entscheidungen über die Priorisierung aktueller und zukünftiger Projekte treffen und sicherstellen, dass die Geschäftsziele erreichbar sind.  

Wenn Portfoliomanager die laufende Arbeit des Unternehmens überprüfen, betrachten sie diese als Ganzes, anstatt sie wie Projekt- oder Programmmanager zu separieren. Sie tun dies, um die Unternehmensziele, basierend auf der Ausrichtung der Projekte, zu sichern.  

Die Planung als Portfoliomanager ist der Bereich, in dem ihre Expertise wirklich durchscheinen muss. Sie müssen die Stärken und Schwächen ihrer Organisation kennen, um die Kapazitäten zu überprüfen, um die Verfügbarkeit für neue Projekte zu sehen, aber auch um zu wissen, dass Projekte, die an Bord kommen, im Rahmen ihrer Expertise liegen  

Gemeinsam für die Magie des Projektmanagements

Erfolg ist nie einfach, aber um intelligente Entscheidungen zu treffen und ein positives Ergebnis zu erzielen, ist es unerlässlich, dass alle Projekt-, Programm- und Portfoliomanager offen, ehrlich und effektiv miteinander arbeiten und kommunizieren.  

Diese Fachleute müssen einander verstehen und einfühlsam miteinander umgehen, aber dennoch ihre eigenen spezifischen Ziele im Auge behalten, sei es Qualität, Quantität oder Geschäftsziele.  

Wenn Fehlkommunikation, Unmut oder Verwirrung in diesen Fluss geraten, kann das erhebliche schädliche Auswirkungen haben, die ein Projekt möglicherweise verzögern oder schlimmer machen können.  

Jetzt haben Sie eine grundlegende Vorstellung davon, was jeder dieser vielversprechenden Karrierewege bieten kann. Stellen Sie sicher, dass Sie denjenigen wählen, der am besten zu Ihnen passt, oder wenn Sie versuchen, Projektmanagement zu verstehen und wie wichtig seine Rolle ist, sind diese Fachleute die richtigen Ansprechpartner, um mehr darüber zu erfahren.