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The Talk Behind Project Management

William Delaney

No matter what role you hold within an organisation, communication skills always play a part. As a project manager especially, this skill is of the utmost importance. Management professionals spend most of their precious time communicating to ensure that their projects meet client deadlines and business goals. But the art of effective communication is not always easy. This article will focus on giving you a better understanding of and approach to clear, conscious, and efficient means to communicate within a team setting.

Understanding communication within a project management environment.

Communication can be classified as the sharing of information between two parties. This could be considered the heartbeat of any project process, as the sharing of information and detail across the team is fundamental to its success.

This might seem like a simple concept, however, communication can be a little tricky sometimes when it comes to interpretation – meaning what is said might not be what is understood. For project managers, this can be a major factor in the success or failure of project completion. Within their professional setting, they must communicate in a manner that lowers the possibility of such a risk and consider things such as surroundings and non-verbal cues.

Putting communication into practice.

When it comes to determining best practices in the communication space, project managers must be able to identify the factors that hinder or contribute to effective communication, and work these into their everyday processes.

It’s important to remember that the communication process involves two parties. One person is sending information, and another is receiving and interpreting that information. The communicator is responsible for ensuring that they frame the information in such a way that it is easily understood by the receiver. Once a receiver has digested the information provided to them, they will then act on it according to how they have interpreted the information. As humans, we tend to act subjectively and may respond positively or negatively, depending on what we have understood. Communication is rarely perfect! This means that what is said might not be what the other understands. Several key factors must be taken into consideration for this and may include values, customs, beliefs, and emotions.

As with any type of communication, the means of delivery is critical to the transfer of information between two parties. This often comes from the personal preference of the communicator – in this case, the project manager – however, this might not be tolerated by the receiver. Requests to change communication channels can often occur, from face-to-face communication to email and vice versa.

Now more than ever, factors of time and location must be considered when ensuring communication processes work well within a project environment. It’s important to adhere to the communication structures and protocols in place within the organisation, be that a project schedule, a meeting or direct communication. This caters to briefings, feedback, follow-up and so on.

Keeping the dialogue alive

Project managers need to communicate efficiently with stakeholders and teams within the project. These key people are usually outlined within a project board and the project manager acts as both the middleman and the spokesperson. All these key players need regular communication that is clear, conscious and rational.

At times it is required that a project manager will need to coordinate work at scale, with numerous variables within the team. This means that communication is tiered to ensure individual project participants know their role within the team.

Having a communications plan will help you reach your goals

By reflecting upon the expectations of stakeholders, project managers can identify which type of communication plan is necessary. Project managers need to establish what’s needed to communicate with stakeholders and to do so in an efficient manner, without wasting time on unnecessary information.

Creating a simple communications plan can help leverage this process. Here is a guide you may base your plan upon:
1. Order the needs and wants of information as requested by the stakeholder.
2. Understand the level of detail and the medium required by a stakeholder to be communicated by.
3. Outline the communications flow from stakeholder analysis to team participant feedback and outline the flow.
4 .Set a timeline, for the deadlines of information to go out
5. Understand issues, and how to prioritize their communication with stakeholders and teams.
6. Define a project glossary so that everyone is clear on the terms used.

Effective Communication: what’s needed?

As a project manager, you will need to become adept at identifying what information needs to be communicated when dealing with a new brief. You will then need to use this guide to establish the communications process between those involved.

Most communications within a project environment will centre around:

  • The project structure and its schedule
  • Stakeholder expectations and relationship
  • Project participants and requirements for the project success
  • Project resource numbers
  • Internal and external information needs
  • Budget

The 5Ws (Why, What, When, Where, Who) and 1H (How) is a tried and tested method for successful communication and rationale.

Ask these questions:

  • Who needs to be communicated to?
  • What needs to be communicated?
  • When it should be communicated?
  • Where should it be communicated?
  • Why does it need to be communicated?
  • How does communication need to be done?
    By answering these simple questions, you’ll have automatically given your communications process its open outlines.

What the company needs to reach business objectives

No matter what you’re doing within a company environment, the overall success will be based on the company reaching their yearly business objectives. As a project manager, you need to keep this in mind when generating the internal and even external communications process per project.

  • Things to take into consideration:
  • Company culture and structure
  • Legal obligations
  • Company logistics
  • The human resources
  • Management structure
  • The market and target audience
  • Stakeholder relations
  • Project management information system

How the company wants you to communicate

Every organization generally has a list of requirements to keep in mind when communicating both internally and externally, such as:

  • Internal communications policies
  • Organizational guidelines, work instructions and performance measurement criteria
  • Media and PR relations
  • Project ends
  • Financial controls
  • Change control
  • Crisis Management
  • Historical data

What can go wrong?

If you want to deep dive into potential communications issues you need to first grasp what’s needed when it comes to communications mediums between organisations, departments, teams and distributors. The main communication issues that can pop up here are generally caused by:
Culture – companies differ in their culture based on values, age employee relations and core beliefs.
Politics – When there are a number of different players involved in the communication.
Language / Linguistics – The use of language can play a major part between those involved from disproportionate language levels to understanding colloquial language based on region.

Sharing is caring in communications

When sharing information and to communicate it efficiently, the project manager should take into consideration:
The urgency of the information: When it’s needed!
Technology: How it is to be communicated
Resources: Who is working the project, at what capacity and who needs the information.
Project environment: What size and how integrated those working on the projects are based in team, location, and strengths.

When it comes to offering such information the project manager needs to use all of the available channels to do so. It is best to priorities these channels based on established experience, however in general:
1) In-person: Face-to-face is still seen as the number one way to deliver a message, as it allows both parties to interact through both spoken and body language, allowing for a clearer understanding.
2) Telephone: Spoken word is still deemed as a clear means to communicate and understand the level of depth based on the tone of voice and vocabulary.
3) Videoconferencing: While video conferencing is more popular than ever and allows for both body and spoken language, psychologically on-camera people put their best selves forward and are less likely to show weakness or discuss a misunderstanding.
4) E-mail: The most popular communications medium within projects is currently email or written word. However, while written communication might seem direct, it can easily be misread or interpreted incorrectly.

No matter what type of project you are undertaking, it is essential that the communications process is planned and actioned effectively to ensure productivity and success.

Unabhängig davon, welche Rolle Sie innerhalb einer Organisation innehaben, spielen Kommunikationsfähigkeiten immer eine Rolle. Besonders als Projektmanager ist diese Fähigkeit von größter Bedeutung. Management-Profis verbringen den größten Teil ihrer kostbaren Zeit mit Kommunikation, um sicherzustellen, dass ihre Projekte die Kundenfristen und Geschäftsziele einhalten. Doch die Kunst der effektiven Kommunikation ist nicht immer einfach. Dieser Artikel wird sich darauf konzentrieren, Ihnen ein besseres Verständnis und eine Herangehensweise für klare, bewusste und effiziente Mittel zur Kommunikation innerhalb einer Teamumgebung zu vermitteln.

Verständnis für die Kommunikation in einer Projektmanagement-Umgebung.

Kommunikation kann als der Austausch von Informationen zwischen zwei Parteien klassifiziert werden. Dies könnte als der Herzschlag eines jeden Projektprozesses betrachtet werden, da der Austausch von Informationen und Details innerhalb des Teams grundlegend für den Erfolg ist.

Dies mag wie ein einfaches Konzept erscheinen, jedoch kann die Kommunikation manchmal ein wenig knifflig sein, wenn es um die Interpretation geht - das heißt, was gesagt wird, ist möglicherweise nicht das, was verstanden wird. Für Projektmanager kann dies ein wichtiger Faktor für den Erfolg oder Misserfolg der Projektabwicklung sein. In ihrem beruflichen Umfeld müssen sie auf eine Art und Weise kommunizieren, die die Möglichkeit eines solchen Risikos senkt und Dinge wie die Umgebung und nonverbale Hinweise berücksichtigen.

Kommunikation in die Praxis umsetzen.

Wenn es darum geht, Best Practices im Bereich der Kommunikation zu bestimmen, müssen Projektmanager in der Lage sein, die Faktoren zu identifizieren, die eine effektive Kommunikation behindern oder fördern, und diese in ihre täglichen Prozesse einarbeiten.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass am Kommunikationsprozess zwei Parteien beteiligt sind. Eine Person sendet Informationen, und eine andere empfängt und interpretiert diese Informationen. Der Kommunikator ist dafür verantwortlich, dass er die Informationen so formuliert, dass sie vom Empfänger leicht verstanden werden. Sobald der Empfänger die Informationen verdaut hat, wird er entsprechend seiner Interpretation der Informationen handeln. Als Menschen neigen wir dazu, subjektiv zu handeln und können positiv oder negativ reagieren, je nachdem, was wir verstanden haben. Kommunikation ist selten perfekt! Das bedeutet, dass das, was gesagt wird, möglicherweise nicht das ist, was der andere verstanden hat. Hierfür müssen mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigt werden, zu denen Werte, Gewohnheiten, Überzeugungen und Emotionen gehören können.

Wie bei jeder Art von Kommunikation ist die Art der Übermittlung entscheidend für die Übertragung von Informationen zwischen zwei Parteien. Oft ist es die persönliche Vorliebe des Kommunikators - in diesem Fall des Projektleiters -, die jedoch vom Empfänger möglicherweise nicht toleriert wird. Es kommt häufig vor, dass ein Wechsel des Kommunikationskanals gewünscht wird, von der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht zu E-Mail und umgekehrt.

Mehr denn je müssen zeitliche und örtliche Faktoren berücksichtigt werden, wenn sichergestellt werden soll, dass Kommunikationsprozesse innerhalb einer Projektumgebung gut funktionieren. Es ist wichtig, sich an die Kommunikationsstrukturen und -protokolle innerhalb der Organisation zu halten, sei es ein Projektplan, ein Meeting oder die direkte Kommunikation. Dies gilt für Briefings, Feedback, Nachbereitung und so weiter.

Den Dialog lebendig halten

Projektmanager müssen effizient mit Stakeholdern und Teams innerhalb des Projekts kommunizieren. Diese Schlüsselpersonen werden in der Regel in einem Projektboard umrissen und der Projektmanager fungiert sowohl als Vermittler als auch als Sprecher. Alle diese Schlüsselpersonen benötigen eine regelmäßige Kommunikation, die klar, bewusst und rational ist.

Manchmal ist es erforderlich, dass ein Projektmanager die Arbeit in großem Umfang koordinieren muss, mit zahlreichen Variablen innerhalb des Teams. Das bedeutet, dass die Kommunikation abgestuft ist, um sicherzustellen, dass die einzelnen Projektteilnehmer ihre Rolle innerhalb des Teams kennen.

Ein Kommunikationsplan wird Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen

Indem sie über die Erwartungen der Stakeholder nachdenken, können Projektmanager feststellen, welche Art von Kommunikationsplan notwendig ist. Projektmanager müssen festlegen, was für die Kommunikation mit den Stakeholdern erforderlich ist, und dies auf effiziente Weise tun, ohne Zeit mit unnötigen Informationen zu verschwenden.

Die Erstellung eines einfachen Kommunikationsplans kann helfen, diesen Prozess voranzutreiben. Hier ist ein Leitfaden, auf den Sie Ihren Plan stützen können:
1. Ordnen Sie die Bedürfnisse und Wünsche des Stakeholders nach Informationen.
2. Verstehen Sie den Detaillierungsgrad und das Medium, über das ein Stakeholder kommuniziert werden möchte.
3. Skizzieren Sie den Kommunikationsfluss von der Stakeholder-Analyse bis zum Feedback der Teammitglieder und skizzieren Sie den Fluss.
4. Legen Sie einen Zeitplan fest, zu welchen Terminen die Informationen herausgehen sollen
5. Verstehen Sie Probleme und wie Sie deren Kommunikation mit Stakeholdern und Teams priorisieren können.
6. Definieren Sie ein Projektglossar, damit sich alle über die verwendeten Begriffe im Klaren sind.

Effektive Kommunikation: Was ist nötig?

Als Projektmanager müssen Sie sich damit vertraut machen, welche Informationen bei der Bearbeitung eines neuen Auftrags kommuniziert werden müssen. Anhand dieses Leitfadens müssen Sie dann den Kommunikationsprozess zwischen den Beteiligten festlegen.

Die meiste Kommunikation innerhalb einer Projektumgebung wird sich um:

  • Die Projektstruktur und ihr Zeitplan
  • Erwartungen und Beziehungen der Stakeholder
  • Projektbeteiligte und Voraussetzungen für den Projekterfolg
  • Projekt-Ressourcen-Nummern
  • Interner und externer Informationsbedarf
  • Budget

Die 5Ws (Warum, Was, Wann, Wo, Wer) und 1H (Wie) ist eine bewährte Methode für erfolgreiche Kommunikation und Rationalisierung.

Stellen Sie diese Fragen:

  • An wen muss kommuniziert werden?
  • Was muss kommuniziert werden?
  • Wann soll es kommuniziert werden?
  • Wo soll es kommuniziert werden?
  • Warum muss es kommuniziert werden?
  • Wie muss die Kommunikation ablaufen?
    Mit der Beantwortung dieser einfachen Fragen haben Sie Ihren Kommunikationsprozess automatisch auf den Weg gebracht.

Was das Unternehmen braucht, um die Geschäftsziele zu erreichen

Egal, was Sie in einem Unternehmen tun, der Gesamterfolg basiert darauf, dass das Unternehmen seine jährlichen Geschäftsziele erreicht. Als Projektmanager müssen Sie dies im Hinterkopf behalten, wenn Sie den internen und sogar externen Kommunikationsprozess pro Projekt erstellen.

  • Dinge, die zu beachten sind:
  • Unternehmenskultur und -struktur
  • Gesetzliche Verpflichtungen
  • Unternehmen Logistik
  • Die Personalabteilung
  • Management-Struktur
  • Der Markt und das Zielpublikum
  • Beziehungen zu Stakeholdern
  • Projekt-Management-Informationssystem

Wie das Unternehmen mit Ihnen kommunizieren möchte

Jede Organisation hat im Allgemeinen eine Liste von Anforderungen, die bei der internen und externen Kommunikation zu beachten sind, wie z. B:

  • Interne Kommunikationsrichtlinien
  • Organisatorische Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Kriterien zur Leistungsmessung
  • Medien- und PR-Arbeit
  • Projekt endet
  • Finanzielle Kontrollen
  • Steuerung ändern
  • Krisenmanagement
  • Historische Daten

Was kann schiefgehen?

Wenn Sie tief in potenzielle Kommunikationsprobleme eintauchen wollen, müssen Sie zunächst begreifen, worauf es ankommt, wenn es um Kommunikationsmittel zwischen Organisationen, Abteilungen, Teams und Verteilern geht. Die wichtigsten Kommunikationsprobleme, die hier auftauchen können, haben in der Regel folgende Ursachen:
Kultur - Unternehmen unterscheiden sich in ihrer Kultur, basierend auf Werten, Alter, Mitarbeiterbeziehungen und Grundüberzeugungen.
Politik - Wenn mehrere Akteure an der Kommunikation beteiligt sind.
Sprache / Linguistik - Der Sprachgebrauch kann eine große Rolle zwischen den Beteiligten spielen, von unverhältnismäßigen Sprachniveaus bis hin zum Verständnis der Umgangssprache je nach Region.

Sharing is Caring in der Kommunikation

Bei der Weitergabe von Informationen und um diese effizient zu kommunizieren, sollte der Projektleiter Folgendes berücksichtigen:
Die Dringlichkeit der Informationen: Wann sie gebraucht wird.
Technologie: Wie sie kommuniziert werden soll
Ressourcen: Wer arbeitet im Projekt, in welcher Kapazität und wer braucht die Information.
Projektumgebung: Wie groß und wie integriert sind die Projektmitarbeiter in Bezug auf Team, Standort und Stärken.

Wenn es darum geht, solche Informationen anzubieten, muss der Projektmanager alle verfügbaren Kanäle dafür nutzen. Es ist am besten, die Prioritäten bei diesen Kanälen auf der Grundlage von Erfahrungswerten zu setzen, aber im Allgemeinen gilt:
1) Persönlich: Das persönliche Gespräch wird immer noch als der beste Weg angesehen, um eine Nachricht zu übermitteln, da es beiden Parteien erlaubt, sowohl durch das gesprochene Wort als auch durch die Körpersprache zu interagieren, was ein klareres Verständnis ermöglicht.
2) Telefon: Das gesprochene Wort gilt nach wie vor als klares Mittel zur Kommunikation und zum Verständnis der Tiefe anhand des Tonfalls und des Wortschatzes.
3) Videokonferenzen: Während Videokonferenzen beliebter denn je sind und sowohl Körper- als auch gesprochene Sprache zulassen, zeigen sich Menschen vor der Kamera psychologisch gesehen von ihrer besten Seite und sind weniger geneigt, Schwächen zu zeigen oder Missverständnisse zu besprechen.
4) E-Mail: Das beliebteste Kommunikationsmedium in Projekten ist derzeit die E-Mail oder das geschriebene Wort. Doch obwohl schriftliche Kommunikation direkt zu sein scheint, kann sie leicht falsch gelesen oder falsch interpretiert werden.

Unabhängig davon, welche Art von Projekt Sie durchführen, ist es wichtig, dass der Kommunikationsprozess effektiv geplant und durchgeführt wird, um Produktivität und Erfolg zu gewährleisten.