The Importance of Project Management in the Manufacturing of Medical Devices

Wie Sie Projektmanagement erfolgreich in der Pharmaindustrie einsetzen

Lea Schweizer

In the pharmaceutical industry and the associated medical divisions, the market is becoming increasingly dynamic. Particularly in comparison with other sectors, increasing volatility and substantial volume increases in both sales and profits are becoming apparent.  

The pandemic events of the last two years have made this development particularly clear. We are all dependent on vaccines, research and development, which has created a market worth billions. Within a very short time, BioNTech has turned from a divisional research company into a billion-dollar group with a profit total of 3.9 billion € in 2021.   


Becoming well known and successful at this pace naturally also means a lot of work! New staff have to be hired, existing staff have to be developed further to keep up with the dynamic growth. Successful projects must be scaled up, new developments initiated and existing projects must not be forgotten.   


With the arrival of vaccination centres, completely new institutions were created out of nothing, which have to train staff, employees work around the clock, intensive care beds become scarce and the millions of vaccinations that have to be administered have to be accounted for, certified and controlled.   


The demands in the medical field are manifold, and for medical professionals without project management experience, they sometimes pose an enormous challenge. That's why we decided to write a blog on how project management software like Allex can help the pharmaceutical and medical industries speed up their operations and projects, and keep track of ongoing workflows and an ambitious program.  


Special challenge of the medical, pharmaceutical and medical technology areas

In a highly specialized environment, the staff body usually consists of proven experts in the respective field, assistant personnel and administration. Special project managers are rarely provided. The ability to manage projects professionally with responsibility for logistics, production and personnel is taught in very few courses of study, and so the specialists are often faced for the first time in their lives with the complex task of having to lead a project to full success.   


It is evident that this is not to be underestimated, especially in a high-research field where people's health is at stake. What constitutes an adequate buffer, which task requires how much work, and what the optimal prioritization looks like is often unknown - after all, it was neither taught nor learned. At the beginning, everything may seem relatively clear, but when the project is faced with an unforeseen challenge, such as a necessary extension, the structure and overview quickly come to an end. The project is in danger of failing completely.   

To avoid this potential pitfall, it is essential to call on professional support from project management (tools) and experts at an early stage.   




Finding the right tool

Since the software itself is the most crucial factor, you should first and foremost make sure to use software that is tailored to your personal focus. Nowadays, there are numerous tools with useful features that you can choose according to your own priorities. However, all the choices can seem overwhelming at first and it becomes increasingly difficult to decide.   

Therefore, think about what exactly you want from your tool and compare the shortlisted tools according to exactly these criteria. If, for example, you want to include suppliers as partners, keep an eye on deadlines and costs, and plan your personnel and operating resources to the day, you should take these criteria into account with the tools and weed out the unsuitable ones. However, it is often worthwhile to actively address requirements such as these in discussions with developers. Finally, there is also the possibility to customize features according to your wishes and you will find the perfect offer to improve your turnaround times. If you are interested in a personal consultation, please feel free to contact us!   


How Project Management Software Can Be Implemented in the Medical and Pharmaceutical Industries

Project management and medical or pharmaceutical technology both face the "blue skies" problem. There are often no clearly defined boundaries, the possibilities and solution approaches seem unlimited, but in the end there should be a profitable result. In addition, both areas share rapid growth. Demand and supply are increasing rapidly. This is true for medical device and pharmaceutical providers as well as for project management tools. The key question is, how can one be combined with the other without creating confusing additional work?  


First, it is important to define a clear requirements profile. If the company in question is primarily involved in research and development, then it makes sense to focus on network design. If the main focus is on field work such as sales and consulting, then it makes more sense to put more emphasis on personnel planning, travel management and time management. If the main focus is on production and manufacturing, the inclusion of suppliers, price development, logistics as well as schedule management is indispensable.   

Basically, there are fundamentals in all areas that must always be met. On the one hand, it is important to be able to quickly and clearly record the current status of all ongoing projects in order to identify bottlenecks or potential weak points at an early stage. On the other hand, there should be a clear assignment of responsibilities, deadlines and orders to make project management successful - even outside the medical field.  


One aspect that project management and the pharmaceutical industry have in common is clearly the rapid growth of both sectors. There is more and more choice between the numerous tools and the request increases enormously, because especially the pharmaceutical industry soon can't save itself from overtime. But how can you manage to create a meaningful collaboration between the two areas? Well, first it is important to think about the respective areas of the company. So, if the pharmaceutical company is more focused on research and analysis evaluation, project management companies should pay attention to detailed layout of network plans. If, however, the main activity is in the field, in the form of, for example, consultation hours, vaccinations and testing, you should put more emphasis on staff planning and time allocations. Otherwise, however, as with all other areas of project management, there are certain basic requirements that should be met. It is important to keep track of all ongoing projects at all times, to include suppliers as partners and to keep an eye on deadlines and costs.  


At Allex, for example, we offer a free consultation for non-specialists to discuss their requirements and our possible solutions, and to evaluate together how we can optimize your projects. 

In der Pharmaindustrie und den zugehörigen medizinischen Sparten zeigt sich ein immer dynamischer werdender Markt. Insbesondere im Vergleich zu anderen Sektoren gibt es zunehmend Schwankungen und erhebliche Volumensteigerungen sowohl im Umsatz als auch im Gewinn. 

Durch das Pandemiegeschehen der letzten zwei Jahre ist diese Entwicklung besonders deutlich geworden. Auf die Impfstoffe sind wir alle angewiesen, durch Forschung und Entwicklung ist ein Milliardenmarkt entstanden und aus BioNTech SE, dem zurzeit bekanntesten Biotechnologieunternehmen mit Sitz in Mainz, wurde innerhalb kürzester Zeit ein Milliarden Dollar Konzern mit einer Gewinnsumme von 3,9 Milliarden Euro im Jahr 2021.  

Dieser Erfolg, insbesondere in dieser Geschwindigkeit wachsender Erfolg, bedeutet natürlich auch viel Arbeit! Personal muss neu eingestellt, der bestehende Personalkörper muss weiterentwickelt werden, um mit dem dynamischen Wachstum Schritt zu halten. Erfolgreiche Projekte müssen skaliert, neue Entwicklungen initiiert und bestehende Projekte dürfen nicht vergessen werden.  

Neue Herausforderungen durch die Corona Pandemie

Mit  Impfzentren wurden aus dem Nichts komplett neue Institutionen gestampft. Personal muss geschult werden, Angestellte arbeiten teils rund um die Uhr, Intensivbetten werden knapp und die Millionen Impfungen, die verabreicht werden müssen, müssen verbucht, bescheinigt und kontrolliert werden.  

Die Anforderungen im medizinischen Bereich sind mannigfaltig und für medizinische Fachkräfte ohne Erfahrung im Projektmanagement eine enorme Herausforderung. Deshalb haben wir uns entschieden, einen Artikel darüber zu schreiben, wie die Projektmanagementsoftware Allex die Pharma- und Medizinbranche unterstützen kann, ihre Abläufe und Projekte zu beschleunigen,den Überblick über laufende Geschäftsprozesse zu behalten. 

Besondere Herausforderung der medizinischen, pharmazeutischen und medizintechnischen Bereiche:

In einem hoch spezialisierten Umfeld besteht der Personalkörper in der Regel aus ausgewiesenen Experten der jeweiligen Fachrichtung, Assistenzpersonal und Verwaltung. Besondere Projektmanager sind selten vorgesehen. Die Fähigkeit zum professionellen Projektmanagement mit Logistik-, Produktions- und Personalverantwortung wird in den wenigsten Studiengängen vermittelt und so stehen die Fachleute oft das erste Mal in ihrem Leben vor der komplexen Aufgabe, ein Projekt vollumfänglich zum Erfolg führen zu müssen.  

Dass das insbesondere in einem High-Research-Field (einem ausgeprägten Forschungsgebiet), bei dem es um die Gesundheit der Menschen geht, nicht zu unterschätzen ist, ist evident. Was ein angemessener Puffer, welche Aufgabe mit wie viel Arbeitsaufwand verbunden und wie die optimale Priorisierung aussieht, ist oft unbekannt - schließlich wurde es weder gelehrt noch gelernt. Mag am Anfang noch alles verhältnismäßig übersichtlich erscheinen, ist spätestens wenn das Projekt vor einer unvorhergesehenen Herausforderung wie einer notwendigen Verlängerung steht, schnell Schluss mit Struktur und Übersicht. Das Projekt droht in Gänze zu scheitern.  

Um diesen potenziellen Fallstrick zu umgehen, ist es essenziell, frühzeitig auf professionelle Unterstützung durch Projektmanagement(tools) und Experten zurückzugreifen.  



Das richtige Tool finden  

Da es sich bei der Software selbst um den entscheidendsten Faktor handelt, sollten Sie vor allem darauf achten, eine Software zu verwenden, die auf Ihre persönlichen Schwerpunkte zugeschnitten ist. Heutzutage gibt es zahlreiche Tools mit nützlichen Features, die Sie nach Ihren eigenen Prioritäten aussuchen können. Die ganze Auswahl kann aber auch erst mal erdrückend wirken und es wird immer schwerer, sich zu entscheiden. 

Überlegen Sie deshalb, was genau Sie sich von Ihrem Tool erwarten und vergleichen Sie die Tools in der engeren Auswahl nach genau diesen Kriterien. Wenn Sie zum Beispiel Lieferanten als Partner einbeziehen, Termine und Kosten im Blick behalten und Ihr Personal und Betriebsmittel tagesgenau planen wollen, sollten Sie diese Kriterien bei den Tools berücksichtigen und Unpassendes aussortieren. Oftmals lohnt es sich aber auch, Anforderungen wie diese in Gesprächen mit den Software-Entwicklern aktiv anzusprechen. Schließlich gibt es auch die Möglichkeit, Features nach Ihren Wünschen anzupassen und Sie finden das perfekte Angebot, um Ihre Durchlaufzeiten im Projekt zu verbessern. Falls Sie ein persönliches Beratungsgespräch interessiert, wenden Sie sich gerne an uns!  

Wie Projektmanagement Software in der Medizin- und Pharmaindustrie implementiert werden kann

Projektmanagement und Medizin- bzw. Pharmatechnologie stehen beide vor dem "Blue Skies"-Problem. Es gibt häufig keine klar definierten Grenzen, die Möglichkeiten und Lösungsansätze scheinen unbegrenzt, aber am Ende soll ein profitables Ergebnis stehen. Darüber hinaus teilen sich beide Bereiche ein schnelles Wachstum. Die Nachfrage und das Angebot steigt enorm. Das gilt sowohl für medizintechnische und pharmazeutische Anbieter als auch für Projektmanagement-Tools. Die zentrale Frage ist, wie kann das eine mit dem anderen verbunden werden, ohne dabei zu unübersichtlichem Mehraufwand zu kommen? 

Zunächst ist es wichtig, ein klares Anforderungsprofil zu definieren. Wenn das jeweilige Unternehmen primär im Forschungs- und Entwicklungsbereich liegt, dann macht es Sinn, sich auf Auslegung von Netzplänen zu fokussieren. Wenn die Hauptbeschäftigung im Außendienst wie Vertrieb und Consulting liegt, ist es zielführender, mehr Wert auf Personalplanung, Reise- und Zeitmanagement zu legen. Bei Schwerpunkten im Bereich Produktion und Herstellung ist die Einbeziehung von Zulieferern, Preisentwicklung, Logistik- wie Terminmanagement unabdingbar.  

Grundsätzlich gibt es in allen Bereichen Grundlagen, die immer erfüllt werden müssen. Zum Einen ist es wichtig, schnell und übersichtlich alle laufenden Projekte im aktuellen Stand erfassen zu können, um frühzeitig Engpässe oder potenzielle Schwachpunkte zu erkennen. Zum anderen sollte eine klare Zuordnung mit Verantwortlichkeiten, Fristen und Aufträgen erfolgen um Projektmanagement - auch außerhalb der medizinischen Bereiche - erfolgreich zu gestalten. 

Ein Aspekt, den Projektmanagement und die Pharmaindustrie gemeinsam haben, ist ganz klar das schnelle Wachstum der beiden Bereiche. Es gibt immer mehr Auswahl zwischen zahlreichen Tools und die Anfrage steigt enorm, da sich gerade die Pharmaindustrie bald nicht mehr vor Überstunden retten kann. Doch wie können Sie es schaffen, eine sinnvolle Kollaboration zwischen den beiden Bereichen herzustellen? Nun, zunächst ist es wichtig, sich Gedanken bezüglich der jeweiligen Schwerpunkte des Unternehmens zu machen. Wenn das Pharmaunternehmen eher auf Forschung und Auswertung von Analysen ausgelegt ist, sollten sich also Projektmanagement Unternehmen auf ausführliche Auslegung von Netzplänen fokussieren. Wenn allerdings der Fokus im Außendienst liegt, z.B. in Form von Sprechstunden, Impfungen durchführen und Testen, sollten Sie mehr Wert auf Personalplanung und Zeitmanagement legen.  

Ansonsten gibt es aber wie bei allen anderen Bereichen des Projektmanagements gewisse Grundforderungen, die erfüllt werden sollten. Dabei ist es wichtig, jederzeit den Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten, Lieferanten als Partner einzubeziehen und Termine und Kosten im Blick zu behalten.  

Für Fachfremde bieten wir beispielsweise bei Allex ein kostenfreies Beratungsgespräch an, um ihre Anforderungen und unsere Lösungsmöglichkeiten zu besprechen und gemeinsam zu evaluieren, wie wir Ihre Projekte optimieren können. 

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