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Part 2 of our Expert Series with Holger Lörz

The Importance of Collaborative Project Planning

Holger Lörz

The planning phase is simultaneously one of the most important and neglected stages in project management. Left unchecked, project managers tend to resort to a few bad habits, ultimately causing delays and the need to allocate additional resources. So, where can it all go so wrong at the planning phase? In short, issues tend to arise when project managers treat planning as a solo effort and plan forwards, not backwards. 

Challenging the conventional approach

It’s strange to think that even experienced project managers might leave as little time as a few hours to discuss and approve planning for lucrative projects. In conventional project management practice, however, this is more common than you might think. 

The reasoning for this approach can vary. A project manager may feel they are on terra firma if they are already familiar with the customer or have perhaps carried out similar projects several times previously. As a result of these factors, project managers may find themselves itching to get started with the nitty-gritty problem-solving instead of tying themselves up with big planning meetings. 

There is, moreover, a tendency in project planning to engage in solo planning. Project leaders will frequently opt to handle planning for all participants; after all, they’re the project leader, why shouldn’t they? Resultantly, a project plan is hastily drawn up by the project leader, from start to finish and without consulting the relevant participants. 

The problems that arise from these approaches are manifold, though always predictable. By neglecting the planning phase, project managers run the risk of employees not fully identifying with the project. Risks that went unrecognized in a shorter planning phase are also common, causing budget cuts and delays. Through solo planning, project leaders’ plans frequently become so complex that they’re rarely understood by other members of the project team. Since such plans are not made openly and collaboratively, an overview of the entire project is often hidden from the participants’ view. 

Certainly, conventional wisdom would suggest that some collaboration is beneficial. Any experienced project manager will naturally consult the relevant experts and ask how long they need to complete their respective phases. The expert might then break down their project phase to a level of individual tasks, perhaps to emphasize the importance of their contribution to the overall project objective. 

Though this step might seem like collaborative planning, in truth it’s far from it. Because each expert has been consulted separately, often false assumptions leech into the planning phase. Sales might assume, for instance, that design is responsible for a certain task and therefore fail to factor it into their risk assessment. Conversely, certain risks might be factored into the project plan multiple times, leading to excess time buffer. As such, it is always important to communicate openly and honestly about project risks.

The aforementioned characteristics of bad project planning – a rushed planning phase, solo forward planning, consulting experts separately – can have disastrous consequences for any project timeline. So, what’s the solution? 

A new way to plan projects

The cornerstones of effective project planning are collaboration and backward planning; by introducing these two key concepts into your project management, you will be able to identify the ideal starting point for all future projects. 

Before starting any project, it is of course important to clarify the essential criteria with the project team – this will entail assessing project risks and clarifying project objectives. Once done, you can move on to the planning phase. Under this new system, this phase will begin with a project planning workshop. 

The project planning workshop will allow you to cover all the bases necessary for efficient planning. By adhering to this step-by-step guide, you will have: 

  • Defined intermediate objectives
  • Established risk analysis
  • Identified the critical chain in the project. 

Another useful feature of the following steps is that the process remains largely the same, regardless of whether the project lasts three months or three years. The steps for your new project planning workshop should proceed as follows: 

  1. Allow those who know the project best to present the project; more often than not, this will be someone from the sales team together with a designer. 
  2. If a rough time plan is available, a schedule should be planned. Whereas conventional project plans start from the project’s beginning, crucially, this new plan will lead backwards from the target date. 

With this overview in place, you’ll need to now start dividing the project into objectives and sub-objectives. For this to be a success, your project objectives will need to be clearly defined and measurable. As such, here’s how to ensure this is the case:

  1. Define the overall objective on an A5 sheet. This will contain information about the date, quality requirements and budget. 
  2. With the overall objective now in place, it’s time to define your intermediate objectives and order them. For this, you’ll need to ask, “What intermediate objectives are required to achieve the project objective?”. After establishing the intermediate objectives, you’ll now need to ask for each, “To reach this intermediate objective, what other intermediate objectives do we need?”
  3. At this point, intermediate objectives that are contractually agreed upon or upon which payment dates depend should be highlighted. By now, all project members should have a common visualization and understanding of the project’s rough content. 
  4. The next step is to create a risk analysis. Specialist departments explain the risks entailed in their respective departments – these are discussed and compiled in the form of a risk list. It is crucial to discuss the risks together as this will allow you to avoid evaluating a risk more than once. 
  5. With risks identified, they should now be converted into intermediate objectives. For each intermediate objective, the project team should ask, “What do we need to achieve this intermediate objective? 
  6. Lastly, assign task packages to the intermediate goals. The information in these packages must be presented clearly and concisely – take care to ensure that they are not over-detailed. 

Of course, no project manager is gifted with a crystal ball; as such, it isn’t always possible for us to predict future causes for delay when planning a project. By planning through your project using this eight-step process, however, you’ll protect against some of the more common pitfalls in the planning phase. With projects now planned from end to beginning, risks assessed instead of repeated and a plan developed through open discussion, you too can enjoy the great benefits of collaborative project planning. 

Die Planungsphase ist gleichzeitig eine der wichtigsten und eine der am meisten vernachlässigten Phasen des Projektmanagements. Unkontrolliert neigen Projektmanager dazu, auf einige schlechte Angewohnheiten zurückzugreifen, was letztendlich zu Verzögerungen und der Notwendigkeit führt, zusätzliche Ressourcen zuzuweisen. Was kann also in der Planungsphase alles schief gehen? Kurz gesagt, Probleme treten auf, wenn Projektmanager die Planung als Alleingang behandeln und vorwärts statt rückwärts planen.

Die konventionelle Herangehensweise in Frage stellen

Es ist seltsam, dass selbst erfahrene Projektmanager nur wenige Stunden Zeit haben, um die Planung für lukrative Projekte zu besprechen und zu genehmigen. In der konventionellen Projektmanagement-Praxis ist dies jedoch häufiger der Fall, als Sie vielleicht denken.

Die Gründe für dieses Vorgehen können unterschiedlich sein. Ein Projektleiter wähnt sich auf sicherem Terrain, wenn er den Kunden bereits kennt oder vielleicht schon mehrfach ähnliche Projekte durchgeführt hat. Diese Faktoren können dazu führen, dass der Projektleiter es kaum erwarten kann, mit der eigentlichen Problemlösung zu beginnen, anstatt sich mit großen Planungsmeetings aufzuhalten.

Darüber hinaus gibt es in der Projektplanung die Tendenz, im Alleingang zu planen. Projektleiter entscheiden sich häufig dafür, die Planung für alle Beteiligten zu übernehmen; schließlich sind sie der Projektleiter, warum sollten sie es nicht tun? Die Folge ist, dass ein Projektplan vom Projektleiter in aller Eile und ohne Rücksprache mit den relevanten Beteiligten erstellt wird.

Die Probleme, die durch diese Vorgehensweise entstehen, sind vielfältig, aber immer vorhersehbar. Durch die Vernachlässigung der Planungsphase laufen die Projektleiter Gefahr, dass sich die Mitarbeiter nicht voll mit dem Projekt identifizieren. Auch Risiken, die in einer kürzeren Planungsphase unerkannt blieben, sind häufig und führen zu Budgetkürzungen und Verzögerungen. Durch Einzelplanungen werden die Pläne der Projektleiter häufig so komplex, dass sie von den anderen Mitgliedern des Projektteams kaum noch verstanden werden. Da solche Pläne nicht offen und kollaborativ erstellt werden, bleibt den Beteiligten oft der Überblick über das gesamte Projekt verwehrt.

Sicherlich würde die konventionelle Weisheit nahelegen, dass eine gewisse Zusammenarbeit von Vorteil ist. Jeder erfahrene Projektmanager wird natürlich die entsprechenden Experten konsultieren und fragen, wie lange sie für die Fertigstellung ihrer jeweiligen Phasen benötigen. Der Experte wird dann vielleicht seine Projektphase auf eine Ebene von Einzelaufgaben herunterbrechen, um die Bedeutung ihres Beitrags zum Gesamtziel des Projekts zu betonen.

Obwohl dieser Schritt wie eine gemeinschaftliche Planung erscheinen mag, ist er in Wahrheit weit davon entfernt. Da jeder Experte separat konsultiert wurde, sickern oft falsche Annahmen in die Planungsphase ein. Der Vertrieb könnte zum Beispiel davon ausgehen, dass die Konstruktion für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist, und diese daher nicht in seine Risikobewertung einbeziehen. Umgekehrt können bestimmte Risiken mehrfach in den Projektplan einfließen, was zu einem übermäßigen Zeitpuffer führt. Daher ist es immer wichtig, offen und ehrlich über Projektrisiken zu kommunizieren .

Die oben genannten Merkmale einer schlechten Projektplanung - eine überhastete Planungsphase, eine alleinige Vorausplanung, das separate Hinzuziehen von Experten - können katastrophale Folgen für jeden Projektzeitplan haben. Was ist also die Lösung?

Eine neue Art der Projektplanung

Die Eckpfeiler einer effektiven Projektplanung sind Zusammenarbeit und Rückwärtsplanung; durch die Einführung dieser beiden Schlüsselkonzepte in Ihr Projektmanagement werden Sie in der Lage sein, den idealen Ausgangspunkt für alle zukünftigen Projekte zu identifizieren.

Vor dem Start eines Projekts ist es natürlich wichtig, mit dem Projektteam die wesentlichen Kriterien zu klären - dazu gehören die Bewertung der Projektrisiken und die Klärung der Projektziele. Ist dies geschehen, kann man in die Planungsphase übergehen. Nach dem neuen System wird diese Phase mit einem Projektplanungsworkshop eingeleitet.

Der Projektplanungs-Workshop ermöglicht es Ihnen, alle Grundlagen für eine effiziente Planung abzudecken. Wenn Sie sich an diese Schritt-für-Schritt-Anleitung halten, haben Sie:

  • Definierte Zwischenziele
  • Eine Risikoanalyse erstellt
  • Identifiziert die kritische Kette im Projekt

Ein weiteres nützliches Merkmal der folgenden Schritte ist, dass der Prozess weitgehend gleich bleibt, unabhängig davon, ob das Projekt drei Monate oder drei Jahre dauert. Die Schritte für Ihren neuen Projektplanungsworkshop sollten wie folgt ablaufen:

  1. Lassen Sie diejenigen, die das Projekt am besten kennen, das Projekt vorstellen; meistens wird dies jemand aus dem Vertriebsteam zusammen mit einem Designer sein.
  2. Wenn ein grober Zeitplan vorliegt, sollte ein Ablaufplan erstellt werden. Während herkömmliche Projektpläne vom Projektbeginn ausgehen, führt dieser neue Plan im Wesentlichen vom Zieldatum rückwärts.

Mit diesem Überblick müssen Sie nun beginnen, das Projekt in Ziele und Unterziele zu unterteilen. Damit dies ein Erfolg wird, müssen Ihre Projektziele klar definiert und messbar sein. So stellen Sie sicher, dass dies der Fall ist:

  1. Definieren Sie das Gesamtziel auf einem A5-Blatt. Dieses enthält Informationen über den Termin, die Qualitätsanforderungen und das Budget.
  2. Wenn das Gesamtziel feststeht, ist es an der Zeit, Ihre Zwischenziele zu definieren und zu ordnen. Dazu müssen Sie sich fragen: "Welche Zwischenziele sind erforderlich, um das Projektziel zu erreichen?". Nachdem Sie die Zwischenziele festgelegt haben, müssen Sie nun für jedes Zwischenziel fragen: "Um dieses Zwischenziel zu erreichen, welche anderen Zwischenziele brauchen wir?"
  3. An dieser Stelle sollten Zwischenziele hervorgehoben werden, die vertraglich vereinbart sind oder von denen Zahlungstermine abhängen. Inzwischen sollten alle Projektmitglieder eine gemeinsame Visualisierung und ein gemeinsames Verständnis für den groben Inhalt des Projekts haben.
  4. Der nächste Schritt ist die Erstellung einer Risikoanalyse. Die Fachabteilungen erläutern die Risiken in ihrem Bereich - diese werden diskutiert und in Form einer Risikoliste zusammengestellt. Es ist wichtig, die Risiken gemeinsam zu besprechen, da so vermieden werden kann, ein Risiko mehrfach zu bewerten.
  5. Nachdem die Risiken identifiziert wurden, sollten sie nun in Zwischenziele umgewandelt werden. Für jedes Zwischenziel sollte sich das Projektteam fragen: "Was brauchen wir, um dieses Zwischenziel zu erreichen?
  6. Zum Schluss ordnen Sie den Zwischenzielen Aufgabenpakete zu. Die Informationen in diesen Paketen müssen klar und prägnant dargestellt werden - achten Sie darauf, dass sie nicht zu detailliert sind.

Natürlich ist kein Projektmanager mit einer Kristallkugel begabt; daher ist es uns nicht immer möglich, zukünftige Ursachen für Verzögerungen bei der Planung eines Projekts vorherzusagen. Indem Sie Ihr Projekt anhand dieses achtstufigen Prozesses durchplanen, schützen Sie sich jedoch vor einigen der häufigsten Fallstricke in der Planungsphase. Mit Projekten, die nun von Anfang bis Ende geplant werden, bei denen die Risiken bewertet statt wiederholt werden und bei denen ein Plan durch offene Diskussionen entwickelt wird, können auch Sie die großen Vorteile der gemeinschaftlichen Projektplanung genießen.