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The Foundations of Project Management

William Delaney

With looming deadlines, ticking to-do lists, and that constant stream of email newsletters inviting you to try the latest framework/process/platform, the world of project management can get a little overwhelming. Newbies and seasoned professionals alike can get easily caught up in the tasks of the day, and forget about the seemingly simple foundations of project management that all good projects are based on.

So, let’s take a deep breath, zoom out, and reconnect with the basics of project management. These reminders will give you some much-needed perspective that will help you to tackle your next project with fresh eyes.

1. Keep business objectives and goals in mind

Every company, from start-up to major corporation, has business objectives. These are generally formed from forecasts, to improve the company’s bottom line year on year. Often, KPI’s and business goals are all set with good intentions, but are forgotten as the day-to-day project operations take over. Project managers need to stay connected to the wider business objectives of their company as they set smaller goals and milestones within the project, ensuring that each stage adds value to both the end product and the company itself. These goals should be relevant, specific, measurable and easily communicated.

2. Build rapport with those invested

Just as sales and marketing focus on a particular audience, project managers need to empathise and communicate with their own audience: the stakeholders. This can range from colleagues within a PMO team, to C-level executives and often even to external customers. It’s vital that you communicate clearly with these parties, as your responsibilities will include reaching out to them directly to discuss reports, budgets and the overall status of the project. Any miscommunication could have significant impact and end up causing delays or mistrust in your abilities.

3. Be practical about milestones and deliverables

In project management, the finished product is usually referred to as the deliverable. An important job of a project manager is to begin each project by carefully defining what’s involved, what’s expected, the due date, resources and even their own skillset and whether additional training is needed. As you build out the plan for each project, it can be tempting to set unrealistic expectations for what can be delivered and when. A good project manager will be practical about milestones and deliverables; Remember, it’s better to set a slightly later date and deliver on time than to miss a deadline!

4. Plan for things to go wrong

No matter how naturally skilled you are or how many years’ experience you have, bumps in the road are inevitable when it comes to project management. The key to getting through a project with minimal damage is to assess all possible risks from the very beginning. Identifying weaknesses (a.k.a. bottlenecks) and developing strategies to address them will be your best friend. Bottlenecks can be anything from logistical issues, to equipment delays, to over-stretched resources and customer change requests. Identify early!

Hopefully these reminders will help you to re-focus and connect with pillars that create a strong foundation for any project.

Mit drohenden Deadlines, tickenden To-Do-Listen und dem ständigen Strom von E-Mail-Newslettern, die Sie einladen, das neueste Framework/Prozess/Plattform auszuprobieren, kann die Welt des Projektmanagements ein wenig überwältigend werden. Sowohl Neulinge als auch erfahrene Profis können sich leicht in den Aufgaben des Tages verfangen und dabei die scheinbar einfachen Grundlagen des Projektmanagements vergessen, auf denen alle guten Projekte basieren.

Also, lassen Sie uns tief durchatmen, herauszoomen und uns wieder mit den Grundlagen des Projektmanagements verbinden. Diese Erinnerungen werden Ihnen eine dringend benötigte Perspektive geben, die Ihnen helfen wird, Ihr nächstes Projekt mit frischen Augen anzugehen.

1. Behalten Sie die geschäftlichen Ziele und Vorgaben im Auge

Jedes Unternehmen, vom Start-up bis zum Großkonzern, hat Geschäftsziele. Diese werden in der Regel aus Prognosen gebildet, um das Endergebnis des Unternehmens Jahr für Jahr zu verbessern. Oftmals werden KPIs und Geschäftsziele mit guten Absichten festgelegt, geraten aber in Vergessenheit, wenn der tägliche Projektbetrieb die Oberhand gewinnt. Projektmanager müssen mit den größeren Geschäftszielen ihres Unternehmens in Verbindung bleiben, wenn sie kleinere Ziele und Meilensteine innerhalb des Projekts festlegen, um sicherzustellen, dass jede Phase sowohl für das Endprodukt als auch für das Unternehmen selbst einen Mehrwert darstellt. Diese Ziele sollten relevant, spezifisch, messbar und leicht kommunizierbar sein.

2. Beziehung zu den Beteiligten aufbauen

So wie sich Vertrieb und Marketing auf ein bestimmtes Publikum konzentrieren, müssen sich Projektmanager in ihre eigene Zielgruppe einfühlen und mit ihr kommunizieren: die Stakeholder. Diese können von Kollegen innerhalb eines PMO-Teams bis hin zu C-Level-Führungskräften und oft sogar zu externen Kunden reichen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie mit diesen Parteien klar kommunizieren, da es zu Ihren Aufgaben gehört, sie direkt anzusprechen, um Berichte, Budgets und den Gesamtstatus des Projekts zu besprechen. Jede Fehlkommunikation könnte erhebliche Auswirkungen haben und am Ende zu Verzögerungen oder Misstrauen in Ihre Fähigkeiten führen.

3. Seien Sie praktisch bei Meilensteinen und Ergebnissen

Im Projektmanagement wird das fertige Produkt in der Regel als "Deliverable" bezeichnet. Eine wichtige Aufgabe eines Projektmanagers ist es, zu Beginn eines jeden Projekts sorgfältig zu definieren, worum es geht, was erwartet wird, das Fälligkeitsdatum, die Ressourcen und sogar die eigenen Fähigkeiten und ob zusätzliche Schulungen erforderlich sind. Bei der Ausarbeitung des Plans für jedes Projekt kann es verlockend sein, unrealistische Erwartungen daran zu knüpfen, was bis wann geliefert werden kann. Ein guter Projektmanager wird bei den Meilensteinen und den zu erbringenden Leistungen pragmatisch vorgehen; denken Sie daran, dass es besser ist, ein etwas späteres Datum festzulegen und pünktlich zu liefern, als einen Termin zu verpassen!

4. Planen Sie für Dinge, die schief gehen können

Unabhängig davon, wie begabt Sie sind oder wie viele Jahre Erfahrung Sie haben, sind Unebenheiten in der Straße unvermeidlich, wenn es um das Projektmanagement geht. Der Schlüssel, um ein Projekt mit minimalem Schaden zu überstehen, liegt darin, von Anfang an alle möglichen Risiken abzuschätzen. Das Erkennen von Schwachstellen (auch bekannt als Engpässe) und die Entwicklung von Strategien, um diese zu beseitigen, wird Ihr bester Freund sein. Engpässe können alles sein, von logistischen Problemen über Verzögerungen bei der Ausrüstung bis hin zu überbeanspruchten Ressourcen und Änderungswünschen des Kunden. Identifizieren Sie frühzeitig!

Hoffentlich helfen Ihnen diese Erinnerungen, sich neu zu fokussieren und sich mit den Säulen zu verbinden, die ein starkes Fundament für jedes Projekt bilden.