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Project Management, Manufacturing and the COVID19 Vaccine

William Delaney

2020 has been an exceptional year of firsts: socially, politically and economically. A year that has created distance, angst and exasperation like none in living memory. The pandemic known as COVID19 was first brought to our attention in late 2019. But the distance – physically and mentally – from our reality made facing its future effects almost impossible for the average person.

In 2020 the world that we knew and loved changed dramatically. Within days, hours and even minutes every aspect of our day-to-day lives became impaired. Hospitals were suddenly overwhelmed with patients suffering from the illness, thousands were dying, governments were forced to enforce extreme measures such as lockdowns and travel bans. Companies were compelled to close their doors, many lost their jobs and those lucky enough to be able to work from home were inundated with work to cover the burden. The economy was crashing fast and to top it all off, people young and old were given rigid rules to social distance.

This probably all sounds like an over sensationalized scenario, you can almost only picture it in a horror or some sort of sci-fi alternate universe movie, but unfortunately that’s our living reality! But just like in every good movie, there is a glimmer of hope in the not-so-distant future. That, of course, is the vaccine.

As soon as the pandemic came to the forefront of our society, the vaccine race began. But unlike with other medical pursuits, everyone globally had a vested interest in finding a solution to battle and protect against COVID19. Pharmaceutical companies are pumping billions of dollars (even being aided financially by governments who are desperate for an answer) into finding a vaccine that will immunise humans against this silent killer.

The pharmaceutical industry is focused on the science and chemistry behind the vaccine, and everyone seems to have their eyes fixated on them. However, logically, without the engineering and manufacturing of skilled and specialist machinery the pharmaceutical sector would be unable to continue their vital work or at least do it at the scale that’s necessary from both a production and logistic perspective!

Engineer-to-order and specialist manufacturers catering to this industry are swamped with the number of orders they’re currently trying to handle, particularly those focused on vaccine-related machinery. Never has efficiency and scalability of output been more essential to the sector.

Executive teams, operations and even general staff are looking at the project manager/s to create new processes to ensure they can get the job done and cater to the orders at mass in a quality manner (everyone within the organization has vested interests financially and this time personally to speed things up!).

Project managers playing a key role in the production of such machinery are now relying more than ever on tools to help automate and communicate with teams, manage all the necessary tasks and report to stakeholders in a transparent and easy to understand way. Reporting and update requests have become a daily hindrance and an administrative nightmare within the sector.

Unlike before, most of the project managers within this field have increased the number of projects they were working on, from 3 – 4 per manager to 6 – 8: that’s a duplication in both the work and demand. For those trying to gain an overview of the “big picture” (all the current running projects) for the scheduling and acceptance of new orders based on resources and labour – not to mention costs – the need for a portfolio view within a tool has become fundamental in order for the business objectives to be met, quality to be maintained and efficiency to be managed.

Once the project has been accepted and assigned to an individual project manager, time is usually of the essence (especially with the vaccine in mind). Creating a detailed plan, in a simple to use tool, that will allow resources to be counted and all labour forces to be assigned is of the utmost importance. In such a high-pressure environment, identifying bottlenecks from the get-go is critical to the success of the project and the scaling of output. The plan also needs to be clear, conscious and the communication of requirements needs to be easily visualised. Net-plans give the ideal aesthetic in providing such clarity.

Of course, with most manufacturing companies working at capacity levels, and the pharmaceutical industry ever-adapting, change requests have become more frequent. Manufacturing as an industry has a reputation of being rigid in their processes, however, with this shockwave, many of the manufacturing companies partnered with the pharmaceutical industry need a change in thought and to become more agile in their way of working.

Many legacy tools within the industry are fixed to the traditional methods and are not innovative towards the agile environment needed. Right now, this specific industry needs a tool that can handle spur of the moment changes, that can utilize forward and backward planning when required, but most importantly, can update the plan as a whole based on the change and the impact it will have on its success automatically. Redefining projects from scratch is simply not sustainable within the current climate.

Project management at any level is about organisation, but at its core a project manager is a moderator in the communication of tasks required to meet the customer expectation between all the specialist labour involved. But moderation in any form works both ways, the project management tools used by these professionals needs to have communication at the forefront.
However, what’s even more crucial now, especially for these industries that are being inundated with work, is that externals such as freelance labourers or teams can be managed within the tool and communicated with directly, however, access to their visibility of the project can be at the project managers or company’s discretion. This is of high importance as many organisations are outsourcing tasks to meet the additional demands requested of them.

Specialist project management software such as Allex.ai has been engineered to cater to all of the pain points listed above and much more. This software was conceptualised by project experts, who worked closely with German software engineers to create a symbiotic tool that brings technology and project management methodologies and process together. The tool itself is being used within the specific niche of the manufacturing sector and as a result project professionals have seen growth in both efficiency and acceleration of output. The tool tackles everything from portfolio management and project planning /scheduling, to communication and transparency.

Right now, we all rely heavily on the manufacturing industry whether we know it or not. They’re playing an essential role in the war against the silent killer, COVID19 which we’ve all come to fear. We need to, as digital software, be part of the solution to this problem and that’s exactly what we’ve been trying to do here at Allex. Our ears have been to the ground, and our teams have been working tirelessly to make sure our product doesn’t just deliver but exceeds the expectations of these companies and essential professionals.

2020 war ein außergewöhnliches Jahr der Neuerungen: gesellschaftlich, politisch und wirtschaftlich. Ein Jahr, das Distanz, Angst und Verzweiflung geschaffen hat wie keines seit Menschengedenken. Die Pandemie, die als COVID19 bekannt ist, wurde uns erstmals Ende 2019 zur Kenntnis gebracht. Aber die Entfernung - physisch und mental - von unserer Realität machte es für den Durchschnittsmenschen fast unmöglich, sich mit ihren zukünftigen Auswirkungen auseinanderzusetzen.

Im Jahr 2020 hat sich die Welt, die wir kennen und lieben, dramatisch verändert. Innerhalb von Tagen, Stunden und sogar Minuten wurde jeder Aspekt unseres alltäglichen Lebens beeinträchtigt. Krankenhäuser waren plötzlich mit Patienten überfüllt, die an der Krankheit litten, Tausende starben, Regierungen waren gezwungen, extreme Maßnahmen wie Abriegelungen und Reiseverbote durchzusetzen. Unternehmen waren gezwungen, ihre Türen zu schließen, viele verloren ihre Arbeit und diejenigen, die das Glück hatten, von zu Hause aus arbeiten zu können, wurden mit Arbeit überschwemmt, um die Last zu decken. Die Wirtschaft stürzte schnell ab und zu allem Überfluss wurden den Menschen, ob jung oder alt, rigide Regeln zur sozialen Distanzierung auferlegt.

Das alles klingt wahrscheinlich nach einem überreizten Szenario, man kann es sich fast nur in einem Horror- oder einer Art Sci-Fi-Alternativuniversum-Film vorstellen, aber leider ist das unsere Lebensrealität! Aber wie in jedem guten Film gibt es einen Hoffnungsschimmer in der nicht allzu fernen Zukunft. Das ist natürlich der Impfstoff.

Sobald die Pandemie in den Fokus unserer Gesellschaft rückte, begann das Rennen um den Impfstoff. Aber anders als bei anderen medizinischen Bestrebungen hatte jeder auf der Welt ein Interesse daran, eine Lösung zu finden, um COVID19 zu bekämpfen und sich dagegen zu schützen. Pharmaunternehmen pumpen Milliarden von Dollar (und werden dabei sogar von Regierungen finanziell unterstützt, die verzweifelt nach einer Antwort suchen) in die Suche nach einem Impfstoff, der die Menschen gegen diesen stillen Killer immunisiert.

Die pharmazeutische Industrie konzentriert sich auf die Wissenschaft und die Chemie hinter dem Impfstoff, und alle scheinen ihre Augen auf sie zu fixieren. Doch logischerweise könnte die Pharmabranche ohne die Entwicklung und Herstellung von qualifizierten und spezialisierten Maschinen ihre lebenswichtige Arbeit nicht fortsetzen oder zumindest nicht in dem Umfang, der sowohl aus produktionstechnischer als auch aus logistischer Sicht erforderlich ist!

Auftragsfertiger und spezialisierte Hersteller, die diese Branche beliefern, sind mit der Anzahl der Aufträge, die sie derzeit zu bewältigen versuchen, überfordert, insbesondere diejenigen, die sich auf Maschinen für die Impfstoffherstellung konzentrieren. Noch nie waren Effizienz und Skalierbarkeit der Produktion für die Branche so wichtig wie heute.

Die Geschäftsleitung, der Betrieb und sogar das allgemeine Personal schauen auf den/die Projektmanager, um neue Prozesse zu schaffen, damit sie die Arbeit erledigen und die Aufträge in der Masse in einer qualitativ hochwertigen Weise erfüllen können (jeder innerhalb der Organisation hat ein finanzielles und diesmal auch persönliches Interesse, die Dinge zu beschleunigen!)

Projektmanager, die eine Schlüsselrolle bei der Produktion solcher Maschinen spielen, verlassen sich heute mehr denn je auf Tools, die dabei helfen, die Kommunikation mit den Teams zu automatisieren, alle notwendigen Aufgaben zu verwalten und den Beteiligten auf transparente und leicht verständliche Weise zu berichten. Berichte und Aktualisierungsanfragen sind zu einem täglichen Hindernis und einem administrativen Albtraum innerhalb der Branche geworden.

Im Gegensatz zu früher haben die meisten Projektmanager in diesem Bereich die Anzahl der Projekte, an denen sie gearbeitet haben, von 3 - 4 pro Manager auf 6 - 8 erhöht: das ist eine Verdoppelung der Arbeit und der Nachfrage. Für diejenigen, die versuchen, einen Überblick über das "große Ganze" (alle aktuell laufenden Projekte) für die Planung und Annahme neuer Aufträge auf der Grundlage von Ressourcen und Arbeit - ganz zu schweigen von den Kosten - zu erhalten, ist der Bedarf an einer Portfolioansicht innerhalb eines Tools grundlegend geworden, um die Unternehmensziele zu erreichen, die Qualität zu erhalten und die Effizienz zu steuern.

Sobald das Projekt angenommen und einem einzelnen Projektmanager zugewiesen wurde, ist die Zeit in der Regel von entscheidender Bedeutung (insbesondere im Hinblick auf den Impfstoff). Die Erstellung eines detaillierten Plans in einem einfach zu bedienenden Tool, der die Zählung der Ressourcen und die Zuweisung aller Arbeitskräfte ermöglicht, ist von größter Bedeutung. In einem derartigen Umfeld mit hohem Druck ist die Identifizierung von Engpässen von Anfang an entscheidend für den Erfolg des Projekts und die Skalierung des Outputs. Der Plan muss außerdem klar und bewusst sein und die Kommunikation der Anforderungen muss leicht zu visualisieren sein. Netzpläne bieten die ideale Ästhetik, um diese Klarheit zu schaffen.

Da die meisten Fertigungsunternehmen an der Kapazitätsgrenze arbeiten und die Pharmaindustrie sich ständig anpasst, sind Änderungswünsche natürlich häufiger geworden. Die Fertigungsindustrie hat den Ruf, in ihren Prozessen starr zu sein. Mit dieser Schockwelle brauchen viele der Fertigungsunternehmen, die mit der Pharmaindustrie zusammenarbeiten, ein Umdenken und müssen in ihrer Arbeitsweise agiler werden.

Viele Legacy-Tools in der Branche sind auf die traditionellen Methoden fixiert und sind nicht innovativ in Richtung der benötigten agilen Umgebung. Im Moment braucht diese spezielle Branche ein Tool, das mit spontanen Änderungen umgehen kann, das bei Bedarf Vorwärts- und Rückwärtsplanung nutzen kann, aber vor allem den Plan als Ganzes basierend auf der Änderung und den Auswirkungen auf den Erfolg automatisch aktualisieren kann. Projekte von Grund auf neu zu definieren, ist im aktuellen Klima einfach nicht tragbar.

Beim Projektmanagement geht es auf jeder Ebene um Organisation, aber im Kern ist ein Projektmanager ein Moderator bei der Kommunikation der Aufgaben, die erforderlich sind, um die Kundenerwartung zwischen allen beteiligten Fachkräften zu erfüllen. Aber Moderation in jeglicher Form funktioniert in beide Richtungen, die Projektmanagement-Tools, die von diesen Fachkräften verwendet werden, müssen die Kommunikation in den Vordergrund stellen.
Was jetzt aber noch wichtiger ist, besonders für diese Branchen, die mit Arbeit überschwemmt werden, ist, dass Externe wie freie Mitarbeiter oder Teams innerhalb des Tools verwaltet werden können und mit ihnen direkt kommuniziert werden kann, wobei der Zugriff auf ihre Sichtbarkeit des Projekts im Ermessen des Projektmanagers oder des Unternehmens liegt. Dies ist von großer Bedeutung, da viele Organisationen Aufgaben auslagern, um den zusätzlichen Anforderungen gerecht zu werden, die an sie gestellt werden.

Spezialisierte Projektmanagement-Software wie Allex.ai wurde entwickelt, um all die oben genannten Probleme und noch viel mehr zu lösen. Diese Software wurde von Projektexperten konzipiert, die eng mit deutschen Software-Ingenieuren zusammenarbeiteten, um ein symbiotisches Tool zu schaffen, das Technologie und Projektmanagement-Methoden und -Prozesse zusammenbringt. Das Tool selbst wird in der spezifischen Nische des Fertigungssektors eingesetzt und als Ergebnis haben Projektprofis einen Zuwachs an Effizienz und Beschleunigung des Outputs festgestellt. Das Tool deckt alle Bereiche vom Portfoliomanagement über die Projektplanung und -terminierung bis hin zu Kommunikation und Transparenz ab.

Im Moment verlassen wir uns alle stark auf die Fertigungsindustrie, ob wir es wissen oder nicht. Sie spielen eine wesentliche Rolle im Kampf gegen den stillen Killer COVID19, den wir alle fürchten. Wir müssen als digitale Software Teil der Lösung dieses Problems sein, und genau das haben wir hier bei Allex versucht zu tun. Wir haben unsere Ohren am Boden und unsere Teams haben unermüdlich daran gearbeitet, dass unser Produkt die Erwartungen dieser Unternehmen und wichtigen Fachleute nicht nur erfüllt, sondern übertrifft.