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The Importance of Project Management in Product Management

William Delaney

2020 has seen our lives personally and professionally change course! If you asked someone in 2019 to predict such a drastic shift in the world we live in, you’d be hard pressed to find a capable mind with such a large imagination.

But with the pandemic putting our world almost at a standstill, our race needed to combat it in every way it possible – not just focusing on the vaccine. Companies, families and communities became more adaptable to social situations and their surroundings than ever before.

Of course, this led to our reliance on technology becoming even more ingrained in the way we live and work. But with technology taking a prominent position at the forefront, how we work needs to adapt. Previously the majority of us had a rhythm when it came to our job, but with the circumstantial changes and increased innovation the needs for management processes have become a matter of survival.

Most companies outside the digital sectors have been impeded by the devastating effects caused by the pandemic and government upheld sanctions put in place for our own safety. This has put a drastic emphasis on companies to become more efficient, within every aspect of their organisation from resources to budgets. Project management, which was one an informal initiative for many businesses, has become the corporate world’s answer to an internal essential service.

Focusing on the product

There are many concepts and rationales that have derived from project management, but the focus is in an administrative succession of project completion, focusing on duration and task management. However, because of new innovations within the technology space changes now can occur more frequently which invokes the need for product management: a skill set developed to oversee product and not the project. But lately these rolls have become more and more intertwined.

2020 has seen both professions be that product or project management re-route their foundational beliefs to achieve goal-oriented results. But to understand this clearly, we must identify the differences and similarities between them.

The standout differences between project and product managers.

Project management can be defined in its most basic form as an established set of methodologies that allow managers within diverse settings to efficiently organize work in a timely and budget-oriented way.

In contrast, product management, whilst also following methodologies is less rigid and focuses more on adaptations and changes such as in an agile environment. Product managers look at the plan and seek to meet targets but to drive the product to completion in a qualitative manner.

These are of course basic definitions of both project and product management, however the key thing to understand here is that project management skill sets are of course vastly more transferable than that of the product manager. This is because within the majority of departments project management can be utilised, whilst product management needs to be in a product-focused environment (given away a little by its very title.)

Another fundamental differentiator between project and product management is the need for the product manager to completely understand the product, its need and use case but most importantly, its potential consumer and how they will engage with the final product. Then they must emphasize this during production and with vested stakeholders.

This also brings the principal fact that a product manager is required to be somewhat creative and future focused, conceptualizing new features or add-ons that maintain the innovative nature and quality of the product. They must then align this with a roadmap which can be interdepartmentally used to predict financial gains or to allow for sales and marketing to address new campaign initiatives.

Being company-focused and negotiating between different departments and sectors of an organisation is more commonly recognised within a product management capacity. Project managers are focused within a select discipline or department and have less communication outside of their comfort zone.

2020 has seen our lives personally and professionally change course! If you asked someone in 2019 to predict such a drastic shift in the world we live in, you’d be hard pressed to find a capable mind with such a large imagination.

But with the pandemic putting our world almost at a standstill, our race needed to combat it in every way it possible – not just focusing on the vaccine. Companies, families and communities became more adaptable to social situations and their surroundings than ever before.

Of course, this led to our reliance on technology becoming even more ingrained in the way we live and work. But with technology taking a prominent position at the forefront, how we work needs to adapt. Previously the majority of us had a rhythm when it came to our job, but with the circumstantial changes and increased innovation the needs for management processes have become a matter of survival.

Most companies outside the digital sectors have been impeded by the devastating effects caused by the pandemic and government upheld sanctions put in place for our own safety. This has put a drastic emphasis on companies to become more efficient, within every aspect of their organisation from resources, to budgets. Project management, which was one an informal initiative for many businesses, has become the corporate world’s answer to an internal essential service.

Focusing on the product

There are many concepts and rationales that have derived from project management, but the focus is in an administrative succession of project completion, focusing on duration and task management. However, because of new innovations within the technology space changes now can occur more frequently which invokes the need for product management: a skill set developed to oversee product and not the project. But lately these rolls have become more and more intertwined.

2020 has seen both professions be that product or project management re-route their foundational beliefs to achieve goal-oriented results. But to understand this clearly, we must identify the differences and similarities between them.

The standout differences between project and product managers.

Project management can be defined in its most basic form as an established set of methodologies that allow managers within diverse settings to efficiently organize work in a timely and budget-oriented way.

In contrast, product management, whilst also following methodologies is less rigid and focuses more on adaptations and changes such as in an agile environment. Product managers look at the plan and seek to meet targets but to drive the product to completion in a qualitative manner.

These are of course basic definitions of both project and product management, however the key thing to understand here is that project management skill sets are of course vastly more transferable than that of the product manager. This is because within the majority of departments project management can be utilised, whilst product management needs to be in a product-focused environment (given away a little by its very title.)

Another fundamental differentiator between project and product management is the need for the product manager to completely understand the product, its need and use case but most importantly, its potential consumer and how they will engage with the final product. Then they must emphasize this during production and with vested stakeholders.

This also brings the principal fact that a product manager is required to be somewhat creative and future focused, conceptualizing new features or add-ons that maintain the innovative nature and quality of the product. They must then align this with a roadmap which can be interdepartmentally used to predict financial gains or to allow for sales and marketing to address new campaign initiatives.

Being company-focused and negotiating between different departments and sectors of an organisation is more commonly recognised within a product management capacity. Project managers are focused within a select discipline or department and have less communication outside of their comfort zone.

Bring project and product management together!

The similarities between a project manager and a product manager are quite significant, and even more-so of late. Being meticulously organised and following methodologies are at the core of both professions. Their key drivers are the same from planning and execution to communication and reporting. The successful completion of a product or project based on accurate data and future planning predicted from the same.

Being budget-oriented and cost effective might sound like a no brainer within both professions, but the approach is slightly different. Product management looks at costs from an optimization stance, how to maintain innovation in a financially pleasing manner, whilst the project manager looks at ways to be more efficient when it comes to costs based on time and resources. Over the past few years, we’ve seen these professions come together when it comes to budgetary matters like never before, to assure business financial objectives are met.

Communication is at the centre of both professions, however product professionals mainly communicate directly with their own team and in a limited capacity interdepartmentally to explain and report on initiatives. The project manager on the other hand, has a much wider scope, and usually communicates with anyone involved in the project to ensure its successful completion and to negotiate resources where needed.

Being detail-oriented and data driven is a fundamental skill set to have whether you’re a project or product professional. Being able to sieve through data and identify possible risks, plan for unforeseeable bottlenecks and report on performance are part of the everyday life of such a role.

Flexibility and stretching your adaptation muscles can be a common occurrence within both professions, as no matter how much planning you do it’s almost inevitable that something will go wrong, be it from a capacity, creative or resource perspective. The project or product manager needs to be a quick thinker and find work-arounds when such events happen.

Now let us look at how the results of 2020 have intertwined these roles even further.

As well as contributing to the recent changes within management processes, the increase in technology use in 2020 has pushed both project and product managers to become more technically proficient. Employees have had to learn new platforms that can be easily interlinked between both professions and tasks on such platforms have become diverse.

Communication is a part of every position, but pitching a product is most known to come from the product manager (where applicable). However, 2020 has seen many project managers take on the role of speaking directly with stakeholders or large groups in order to secure resources. This is a huge change in the food chain dynamic.

Understanding the market

Project managers were usually the executioners behind the screens, deep-diving into data and planning, scheduling and managing tasks. Understanding the market was never a core focus once the job was done. However, 2020 indicated that teams were pushed more to question tasks assigned and it was up to the project manager to defend decisions, understanding the consumer made this more plausible.

Resourcefulness is a common theme within project management, but 2020 saw product managers become even more resource-focused as budgets were cut and people were laid off. This saw the need for product managers to engage with resource management in order to ensure product quality and delivery.

If you’re in a product environment and looking to scale as a business – it’s essential you have a well-rounded team that can deliver a marketable product. Having both project and product professionals safeguards this path. The two roles do overlap but also have distinct differences. But just like in other areas, the two have adapted to the current situation and are proving that they can simultaneously take on whatever is thrown at them, not just as individual roles but as a team with a core purpose to deliver on what’s promised.

2020 hat unser Leben persönlich und beruflich den Kurs gewechselt! Wenn Sie im Jahr 2019 jemanden bitten würden, einen solch drastischen Wandel in der Welt, in der wir leben, vorherzusagen, würden Sie kaum einen fähigen Geist mit einer so großen Vorstellungskraft finden.

Aber da die Pandemie unsere Welt fast zum Stillstand brachte, musste unsere Rasse sie auf jede erdenkliche Weise bekämpfen - und sich nicht nur auf den Impfstoff konzentrieren. Unternehmen, Familien und Gemeinschaften wurden anpassungsfähiger an soziale Situationen und ihre Umgebung als je zuvor.

Natürlich führte dies dazu, dass unsere Abhängigkeit von der Technologie noch stärker in die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten, eingebettet wurde. Aber mit der Technologie, die eine herausragende Position an der Spitze einnimmt, muss sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, anpassen. Früher hatte die Mehrheit von uns einen Rhythmus, wenn es um unsere Arbeit ging, aber mit den umständlichen Veränderungen und der zunehmenden Innovation sind die Anforderungen an die Managementprozesse zu einer Frage des Überlebens geworden.

Die meisten Unternehmen außerhalb des digitalen Sektors wurden durch die verheerenden Auswirkungen der Pandemie und die von der Regierung zu unserer eigenen Sicherheit verhängten Sanktionen behindert. Dies hat einen drastischen Druck auf Unternehmen ausgeübt, effizienter zu werden, und zwar in jedem Aspekt ihrer Organisation, von den Ressourcen bis zu den Budgets. Projektmanagement, das einst eine informelle Initiative für viele Unternehmen war, ist die Antwort der Unternehmenswelt auf einen internen, unverzichtbaren Service geworden.

Fokussierung auf das Produkt

Es gibt viele Konzepte und Begründungen, die aus dem Projektmanagement abgeleitet wurden, aber der Schwerpunkt liegt in einer administrativen Abfolge der Projektabwicklung, die sich auf Dauer und Aufgabenmanagement konzentriert. Aufgrund neuer Innovationen im Technologiebereich können Änderungen nun jedoch häufiger auftreten, was den Bedarf an Produktmanagement hervorruft: eine Fähigkeit, die entwickelt wurde, um das Produkt und nicht das Projekt zu überwachen. Aber in letzter Zeit sind diese Rollen immer mehr miteinander verwoben.

2020 haben beide Berufe, ob Produkt- oder Projektmanagement, ihre Grundüberzeugungen neu ausgerichtet, um zielgerichtete Ergebnisse zu erzielen. Aber um dies klar zu verstehen, müssen wir die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen ihnen identifizieren.

Die markanten Unterschiede zwischen Projekt- und Produktmanagern.

Projektmanagement kann in seiner grundlegendsten Form als ein etablierter Satz von Methoden definiert werden, die es Managern in verschiedenen Umgebungen ermöglichen, Arbeit effizient, zeit- und budgetgerecht zu organisieren.

Im Gegensatz dazu ist das Produktmanagement, obwohl es auch Methoden folgt, weniger starr und konzentriert sich mehr auf Anpassungen und Änderungen, wie in einer agilen Umgebung. Produktmanager schauen auf den Plan und versuchen, Ziele zu erfüllen, aber das Produkt auf qualitative Weise zur Fertigstellung zu bringen.

Dies sind natürlich die grundlegenden Definitionen von Projekt- und Produktmanagement, aber das Wichtigste ist, dass die Fähigkeiten des Projektmanagements natürlich viel besser übertragbar sind als die des Produktmanagers. Das liegt daran, dass Projektmanagement in den meisten Abteilungen eingesetzt werden kann, während Produktmanagement in einer produktfokussierten Umgebung angesiedelt sein muss (was der Titel schon ein wenig verrät).

Ein weiteres grundlegendes Unterscheidungsmerkmal zwischen Projekt- und Produktmanagement ist die Notwendigkeit für den Produktmanager, das Produkt vollständig zu verstehen, seinen Bedarf und seinen Anwendungsfall, aber vor allem seinen potenziellen Kunden und wie dieser mit dem Endprodukt umgehen wird. Dann müssen sie dies während der Produktion und bei den beteiligten Interessengruppen betonen.

Dies bringt auch die prinzipielle Tatsache mit sich, dass ein Produktmanager etwas kreativ und zukunftsorientiert sein muss, indem er neue Funktionen oder Add-Ons konzipiert, die den innovativen Charakter und die Qualität des Produkts aufrechterhalten. Sie müssen dies dann mit einer Roadmap abgleichen, die abteilungsübergreifend genutzt werden kann, um finanzielle Gewinne vorherzusagen oder um es dem Vertrieb und Marketing zu ermöglichen, neue Kampagneninitiativen anzugehen.

Die Fokussierung auf das Unternehmen und das Verhandeln zwischen verschiedenen Abteilungen und Sektoren einer Organisation ist eher im Produktmanagement zu finden. Projektmanager sind innerhalb einer ausgewählten Disziplin oder Abteilung fokussiert und haben weniger Kommunikation außerhalb ihrer Komfortzone.

2020 hat unser Leben persönlich und beruflich den Kurs gewechselt! Wenn Sie im Jahr 2019 jemanden bitten würden, einen solch drastischen Wandel in der Welt, in der wir leben, vorherzusagen, würden Sie kaum einen fähigen Geist mit einer so großen Vorstellungskraft finden.

Aber da die Pandemie unsere Welt fast zum Stillstand brachte, musste unsere Rasse sie auf jede erdenkliche Weise bekämpfen - und sich nicht nur auf den Impfstoff konzentrieren. Unternehmen, Familien und Gemeinschaften wurden anpassungsfähiger an soziale Situationen und ihre Umgebung als je zuvor.

Natürlich führte dies dazu, dass unsere Abhängigkeit von der Technologie noch stärker in die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten, eingebettet wurde. Aber mit der Technologie, die eine herausragende Position an der Spitze einnimmt, muss sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, anpassen. Früher hatte die Mehrheit von uns einen Rhythmus, wenn es um unsere Arbeit ging, aber mit den umständlichen Veränderungen und der zunehmenden Innovation sind die Anforderungen an die Managementprozesse zu einer Frage des Überlebens geworden.

Die meisten Unternehmen außerhalb des digitalen Sektors wurden durch die verheerenden Auswirkungen der Pandemie und die von der Regierung zu unserer eigenen Sicherheit verhängten Sanktionen behindert. Dies hat einen drastischen Druck auf Unternehmen ausgeübt, effizienter zu werden, und zwar in jedem Aspekt ihrer Organisation, von den Ressourcen bis hin zu den Budgets. Projektmanagement, das einst eine informelle Initiative für viele Unternehmen war, ist die Antwort der Unternehmenswelt auf einen internen, unverzichtbaren Service geworden.

Fokussierung auf das Produkt

Es gibt viele Konzepte und Begründungen, die aus dem Projektmanagement abgeleitet wurden, aber der Schwerpunkt liegt in einer administrativen Abfolge der Projektabwicklung, die sich auf Dauer und Aufgabenmanagement konzentriert. Aufgrund neuer Innovationen im Technologiebereich können Änderungen nun jedoch häufiger auftreten, was den Bedarf an Produktmanagement hervorruft: eine Fähigkeit, die entwickelt wurde, um das Produkt und nicht das Projekt zu überwachen. Aber in letzter Zeit sind diese Rollen immer mehr miteinander verwoben.

2020 haben beide Berufe, ob Produkt- oder Projektmanagement, ihre Grundüberzeugungen neu ausgerichtet, um zielgerichtete Ergebnisse zu erzielen. Aber um dies klar zu verstehen, müssen wir die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen ihnen identifizieren.

Die markanten Unterschiede zwischen Projekt- und Produktmanagern.

Projektmanagement kann in seiner grundlegendsten Form als ein etablierter Satz von Methoden definiert werden, die es Managern in verschiedenen Umgebungen ermöglichen, Arbeit effizient, zeit- und budgetgerecht zu organisieren.

Im Gegensatz dazu ist das Produktmanagement, obwohl es auch Methoden folgt, weniger starr und konzentriert sich mehr auf Anpassungen und Änderungen, wie in einer agilen Umgebung. Produktmanager schauen auf den Plan und versuchen, Ziele zu erfüllen, aber das Produkt auf qualitative Weise zur Fertigstellung zu bringen.

Dies sind natürlich die grundlegenden Definitionen von Projekt- und Produktmanagement, aber das Wichtigste ist, dass die Fähigkeiten des Projektmanagements natürlich viel besser übertragbar sind als die des Produktmanagers. Das liegt daran, dass Projektmanagement in den meisten Abteilungen eingesetzt werden kann, während Produktmanagement in einer produktfokussierten Umgebung angesiedelt sein muss (was der Titel schon ein wenig verrät).

Ein weiteres grundlegendes Unterscheidungsmerkmal zwischen Projekt- und Produktmanagement ist die Notwendigkeit für den Produktmanager, das Produkt vollständig zu verstehen, seinen Bedarf und seinen Anwendungsfall, aber vor allem seinen potenziellen Kunden und wie dieser mit dem Endprodukt umgehen wird. Dann müssen sie dies während der Produktion und bei den beteiligten Interessengruppen betonen.

Dies bringt auch die prinzipielle Tatsache mit sich, dass ein Produktmanager etwas kreativ und zukunftsorientiert sein muss, indem er neue Funktionen oder Add-Ons konzipiert, die den innovativen Charakter und die Qualität des Produkts aufrechterhalten. Sie müssen dies dann mit einer Roadmap abgleichen, die abteilungsübergreifend genutzt werden kann, um finanzielle Gewinne vorherzusagen oder um es dem Vertrieb und Marketing zu ermöglichen, neue Kampagneninitiativen anzugehen.

Die Fokussierung auf das Unternehmen und das Verhandeln zwischen verschiedenen Abteilungen und Sektoren einer Organisation ist eher im Produktmanagement zu finden. Projektmanager sind innerhalb einer ausgewählten Disziplin oder Abteilung fokussiert und haben weniger Kommunikation außerhalb ihrer Komfortzone.

Bringen Sie Projekt- und Produktmanagement zusammen!

Die Ähnlichkeiten zwischen einem Projektmanager und einem Produktmanager sind ziemlich groß, und in letzter Zeit sogar noch größer. Akribisch organisiert zu sein und Methoden zu befolgen, ist der Kern beider Berufe. Von der Planung über die Ausführung bis hin zur Kommunikation und Berichterstattung sind die wichtigsten Faktoren die gleichen. Der erfolgreiche Abschluss eines Produkts oder Projekts basiert auf genauen Daten und einer daraus abgeleiteten Zukunftsplanung.

Budgetorientiert und kosteneffizient zu sein, mag in beiden Berufen wie ein Selbstläufer klingen, aber die Herangehensweise ist etwas anders. Das Produktmanagement betrachtet die Kosten aus einer Optimierungsperspektive, wie man Innovationen auf finanziell ansprechende Weise aufrechterhalten kann, während der Projektmanager nach Wegen sucht, um effizienter zu sein, wenn es um Kosten auf Basis von Zeit und Ressourcen geht. In den letzten Jahren haben wir gesehen, dass diese Berufsgruppen in Budgetfragen zusammenkommen wie nie zuvor, um sicherzustellen, dass die finanziellen Unternehmensziele erreicht werden.

Die Kommunikation steht bei beiden Berufen im Mittelpunkt, jedoch kommunizieren Produktprofis hauptsächlich direkt mit ihrem eigenen Team und in begrenztem Umfang abteilungsübergreifend, um Initiativen zu erklären und darüber zu berichten. Der Projektmanager hingegen hat einen viel größeren Aufgabenbereich und kommuniziert in der Regel mit allen am Projekt Beteiligten, um den erfolgreichen Abschluss sicherzustellen und bei Bedarf über Ressourcen zu verhandeln.

Detailorientiert und datengetrieben zu sein, ist eine grundlegende Fähigkeit, die man haben sollte, egal ob man ein Projekt- oder Produktprofi ist. Die Fähigkeit, Daten zu sichten und mögliche Risiken zu identifizieren, für unvorhersehbare Engpässe zu planen und über die Leistung zu berichten, gehört zum Alltag einer solchen Rolle.

Flexibilität und das Dehnen der Anpassungsmuskeln kann in beiden Berufen eine Selbstverständlichkeit sein, denn egal wie viel man plant, es ist fast unvermeidlich, dass etwas schief geht, sei es aus Kapazitäts-, Kreativitäts- oder Ressourcenperspektive. Der Projekt- oder Produktmanager muss ein schneller Denker sein und Umgehungslösungen finden, wenn solche Ereignisse eintreten.

Schauen wir uns nun an, wie die Ergebnisse von 2020 diese Rollen noch weiter miteinander verwoben haben.

Die Zunahme des Technologieeinsatzes im Jahr 2020 hat nicht nur zu den jüngsten Veränderungen innerhalb der Managementprozesse beigetragen, sondern auch dazu, dass sowohl Projekt- als auch Produktmanager technisch versierter werden mussten. Die Mitarbeiter mussten neue Plattformen erlernen, die leicht zwischen beiden Berufen verknüpft werden können, und die Aufgaben auf solchen Plattformen sind vielfältig geworden.

Kommunikation ist ein Teil jeder Position, aber das Pitchen eines Produkts kommt bekanntlich am häufigsten vom Produktmanager (falls zutreffend). Im Jahr 2020 haben jedoch viele Projektmanager die Rolle übernommen, direkt mit Stakeholdern oder großen Gruppen zu sprechen, um Ressourcen zu sichern. Das ist eine große Veränderung in der Dynamik der Nahrungskette.

Den Markt verstehen

Projektmanager waren in der Regel die Ausführenden hinter den Bildschirmen, die tief in Daten eintauchten und Aufgaben planten, terminierten und verwalteten. Das Verstehen des Marktes war nie ein Kernfokus, sobald der Auftrag erledigt war. 2020 deutete jedoch darauf hin, dass Teams mehr dazu gedrängt wurden, zugewiesene Aufgaben zu hinterfragen und es dem Projektmanager oblag, Entscheidungen zu verteidigen, das Verständnis des Verbrauchers machte dies plausibler.

Ressourceneffizienz ist ein gängiges Thema im Projektmanagement, aber 2020 wurden Produktmanager noch ressourcenorientierter, da die Budgets gekürzt und Mitarbeiter entlassen wurden. Dies sah die Notwendigkeit für Produktmanager, sich mit Ressourcenmanagement zu beschäftigen, um die Produktqualität und -lieferung sicherzustellen.

Wenn Sie sich in einer Produktumgebung befinden und als Unternehmen skalieren wollen, ist es wichtig, dass Sie ein gut abgerundetes Team haben, das ein marktfähiges Produkt liefern kann. Wenn Sie sowohl Projekt- als auch Produktexperten haben, ist dieser Weg gesichert. Die beiden Rollen überschneiden sich zwar, haben aber auch deutliche Unterschiede. Aber genau wie in anderen Bereichen haben sich die beiden an die aktuelle Situation angepasst und beweisen, dass sie gleichzeitig alles übernehmen können, was auf sie zukommt, nicht nur als einzelne Rollen, sondern als Team mit dem Ziel, das zu liefern, was versprochen wurde.