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Project Management in 2021

William Delaney

As the clock struck midnight on December 31st 2020, a great cry of joy swept through the world in hope that 2021 would be different.

2020 was a gruesome and tiring year for most as the dreaded pandemic swept over the globe, causing panic, fatigue, loss and confusion both personally and economically. While wishing for the year to be better, it’s important to plan for the worst in hopes for the best. Project management and business is no exception to this.

When it comes to business, last year taught us more than we ever expected. Suddenly, employees were working from home, communications processes changed overnight and managing projects became far more complicated. While some industries – such as online retailers and tech – thrived under these changes, many sectors were devastated by the impact, thousands lost their jobs and social welfare services were (and in many cases, still are) being pushed to their limits.

But one heartening thing we learnt was how quickly we as people and businesses are able to adapt. With that in mind, here are our predictions for what project management will look like in 2021.

Resource planning will be at the forefront

Capacities and resource scarcities are not exactly new to project managers, but never before have they been such a focus. Being aware of your overall capacities has never been more essential for identifying bottlenecks and creating accurate predictions that can be positively future-focused. It is vital that your project management software encompasses not just the general project management requirements, but resource management as well.

Resource allocation challenges don’t just affect the project manager, but most project professionals across the spectrum: from portfolio and programme managers to all of the stakeholders involved. Being able to generate scenarios and estimate probabilities allows for the successful compilation of projects and effectively meeting company objectives and expectations.

Integrate and collaborate

When you’re managing projects where specialized skill sets are involved, being able to communicate and share knowledge is the lifeline of the project’s success. With resources being pulled left, right and centre it’s important that your management software makes communicating between project participants, project managers and stakeholders easy and transparent. This will improve the overall running of the project, while also allowing participants to share feedback and advise, or lend helping hands, promoting teamwork.

It’s all about the cloud

Whether your organisation is digitally savvy or not, our way of working is evolving at a phenomenal rate and digital transformation is inevitable. The impact of 2020 alone has tipped us into the need to use cross-organisational cloud-based solutions where possible, so that projects can be managed, employees monitored, tasks can be assigned and data can be analysed. By utilising a cloud-based solution, your teams will be able to login and take action whenever and wherever they are.

Put agile projects at the top of the list

Reliance is one word project managers don’t like hearing. By accepting more agile projects, you’re less likely to end up in circumstances where reliance on one particular individual or team is necessary. These projects allow for the project and portfolio managers to use collaboration between different departments, teams and functions in order to increase productivity and accelerate completion.

Know your deadline but plan with an open-ended delivery in mind

As a project manager, you know that stakeholders deadlines are of the utmost importance. But when it comes to putting together your team’s plan of attack, it’s vital you take an agile approach to the work and leave room for an open-ended delivery. This allows for teams to collaborate, digest and iterate in order to develop a quality product in a timely fashion. Factor in buffers to your sub-tasks to ensure ample time for this.

Project management is more than managing projects

The role of the project manager has evolved exponentially over the past couple of years, and now means more than just planning projects. We see project managers tackle communication issues, becoming more socially aware within the organisation and dealing directly with personal issues of project participants. Organisations should be aware of these additions and provide adequate training to their project staff in order to cater to their teams and develop their role.

Responsibility and accountability

With these drastic changes in the work processes within organisations, reliance on the project managers and PMO (Project Management Office) will come under increased scrutiny. Senior management will be holding them even more accountable for the successful completion of projects. As direct contact with others involved will be less achievable with senior management and direct contact with stakeholders will become more in line with the communication between the project manager and those relevant.

For this reason it’s of the utmost importance that the available project management solutions are clear and transparent and that identifying any potential threats is made as simple as possible.

Looking forward

The project professional is now more than ever on the frontline within the company structure, and with all of the major changes that have happened over the past 12 months adaptation to this new way of processing has been a challenge. But by following the new learnings and using tools that are created to tackle such issues, project, programme and portfolio managers can plan, manage and complete projects that exceed stakeholder and business objectives. But word of warning failure to modernise your company process can easily because your achilles heel, be cautious in your project endeavours.

Als die Uhr am 31. Dezember 2020 Mitternacht schlug, ging ein großer Freudenschrei durch die Welt in der Hoffnung, dass 2021 anders sein würde.

2020 war für die meisten ein grausames und anstrengendes Jahr, als die gefürchtete Pandemie über den Globus fegte und Panik, Müdigkeit, Verlust und Verwirrung sowohl persönlich als auch wirtschaftlich verursachte. Während man sich wünscht, dass das Jahr besser wird, ist es wichtig, für das Schlimmste zu planen, in der Hoffnung auf das Beste. Projektmanagement und Business sind da keine Ausnahme.

Wenn es ums Geschäft geht, hat uns das letzte Jahr mehr gelehrt, als wir je erwartet hätten. Plötzlich arbeiteten Mitarbeiter von zu Hause aus, Kommunikationsprozesse änderten sich über Nacht und das Management von Projekten wurde weitaus komplizierter. Während einige Branchen - wie Online-Händler und Tech - unter diesen Veränderungen gediehen, wurden viele Sektoren durch die Auswirkungen verwüstet, Tausende verloren ihre Arbeitsplätze und Sozialleistungen wurden (und werden in vielen Fällen immer noch) an ihre Grenzen gebracht.

Aber eine ermutigende Sache, die wir gelernt haben, ist, wie schnell wir als Menschen und Unternehmen in der Lage sind, uns anzupassen. In diesem Sinne sind hier unsere Vorhersagen, wie das Projektmanagement im Jahr 2021 aussehen wird.

Die Ressourcenplanung wird im Vordergrund stehen

Kapazitäten und Ressourcenknappheit sind für Projektmanager nicht gerade neu, aber noch nie waren sie so sehr im Fokus. Sich seiner Gesamtkapazitäten bewusst zu sein, war noch nie so wichtig, um Engpässe zu erkennen und genaue Vorhersagen zu erstellen, die positiv in die Zukunft gerichtet sein können. Es ist wichtig, dass Ihre Projektmanagement-Software nicht nur die allgemeinen Anforderungen an das Projektmanagement, sondern auch das Ressourcenmanagement umfasst.

Herausforderungen bei der Ressourcenzuweisung betreffen nicht nur den Projektmanager, sondern die meisten Projektmitarbeiter im gesamten Spektrum: vom Portfolio- und Programmmanager bis hin zu allen beteiligten Stakeholdern. Die Fähigkeit, Szenarien zu generieren und Wahrscheinlichkeiten abzuschätzen, ermöglicht die erfolgreiche Zusammenstellung von Projekten und die effektive Erfüllung von Unternehmenszielen und Erwartungen.

Integrieren und zusammenarbeiten

Wenn Sie Projekte managen, an denen spezielle Fähigkeiten beteiligt sind, ist die Fähigkeit zu kommunizieren und Wissen zu teilen die Lebensader des Projekterfolgs. Da die Ressourcen links, rechts und in der Mitte abgezogen werden, ist es wichtig, dass Ihre Management-Software die Kommunikation zwischen Projektteilnehmern, Projektmanagern und Stakeholdern einfach und transparent macht. Dies verbessert den Gesamtablauf des Projekts und ermöglicht es den Teilnehmern, Feedback und Ratschläge auszutauschen oder sich gegenseitig zu helfen, was die Teamarbeit fördert.

Es dreht sich alles um die Cloud

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen digital versiert ist oder nicht, entwickelt sich unsere Arbeitsweise in einem phänomenalen Tempo weiter und die digitale Transformation ist unvermeidlich. Allein die Auswirkungen des Jahres 2020 haben dazu geführt, dass wir, wo immer möglich, organisationsübergreifende cloudbasierte Lösungen einsetzen, um Projekte zu verwalten, Mitarbeiter zu überwachen, Aufgaben zuzuweisen und Daten zu analysieren. Durch den Einsatz einer Cloud-basierten Lösung können sich Ihre Teams einloggen und Maßnahmen ergreifen, wann und wo immer sie sind.

Setzen Sie agile Projekte an die Spitze der Liste

Verlässlichkeit ist ein Wort, das Projektmanager nicht gerne hören. Wenn Sie agilere Projekte akzeptieren, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie in eine Situation geraten, in der Sie sich auf eine bestimmte Person oder ein Team verlassen müssen. Diese Projekte ermöglichen es den Projekt- und Portfoliomanagern, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, Teams und Funktionen zu nutzen, um die Produktivität zu erhöhen und die Fertigstellung zu beschleunigen.

Kennen Sie Ihren Abgabetermin, aber planen Sie mit einer unbefristeten Lieferung im Hinterkopf

Als Projektmanager wissen Sie, dass die Fristen der Stakeholder von größter Bedeutung sind. Aber wenn es darum geht, den Angriffsplan für Ihr Team zusammenzustellen, ist es wichtig, dass Sie einen agilen Ansatz für die Arbeit wählen und Raum für eine Lieferung mit offenem Ende lassen. Dies ermöglicht es den Teams, zusammenzuarbeiten, zu verdauen und zu iterieren, um ein qualitativ hochwertiges Produkt zeitnah zu entwickeln. Planen Sie Puffer für Ihre Teilaufgaben ein, um ausreichend Zeit dafür zu haben.

Projektmanagement ist mehr als das Managen von Projekten

Die Rolle des Projektmanagers hat sich in den letzten Jahren exponentiell weiterentwickelt und bedeutet heute mehr als nur die Planung von Projekten. Wir sehen, wie Projektmanager Kommunikationsprobleme angehen, innerhalb der Organisation sozialer werden und sich direkt mit persönlichen Problemen der Projektteilnehmer auseinandersetzen. Organisationen sollten sich dieser Erweiterungen bewusst sein und ihren Projektmitarbeitern eine angemessene Schulung anbieten, um auf ihre Teams einzugehen und ihre Rolle weiterzuentwickeln.

Verantwortung und Rechenschaftspflicht

Mit diesen drastischen Veränderungen in den Arbeitsprozessen innerhalb von Organisationen wird das Vertrauen in die Projektmanager und das PMO (Project Management Office) stärker in den Fokus rücken. Das Senior Management wird sie noch stärker in die Verantwortung für den erfolgreichen Abschluss von Projekten nehmen. Da der direkte Kontakt mit den Beteiligten durch das Senior Management weniger erreichbar sein wird und der direkte Kontakt mit den Stakeholdern mehr der Kommunikation zwischen dem Projektmanager und den Beteiligten entspricht.

Aus diesem Grund ist es von größter Wichtigkeit, dass die verfügbaren Projektmanagement-Lösungen klar und transparent sind und dass die Identifizierung möglicher Bedrohungen so einfach wie möglich gemacht wird.

Blick nach vorn

Der Projektprofi steht heute mehr denn je an vorderster Front innerhalb der Unternehmensstruktur, und bei all den großen Veränderungen, die in den letzten 12 Monaten stattgefunden haben, war die Anpassung an diese neue Art der Abwicklung eine Herausforderung. Aber durch die Befolgung der neuen Erkenntnisse und die Verwendung von Werkzeugen, die zur Bewältigung solcher Probleme geschaffen wurden, können Projekt-, Programm- und Portfoliomanager Projekte planen, verwalten und abschließen, die die Ziele der Stakeholder und des Unternehmens übertreffen. Aber ein Wort der Warnung: Wenn Sie es versäumen, Ihre Unternehmensprozesse zu modernisieren, kann dies leicht zu Ihrer Achillesferse werden; seien Sie vorsichtig bei Ihren Projektbemühungen.