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How to Steer a Project in the Right Direction

Alenka Aust

Project management, project leadership, project control. What is the difference? Is there one? In everyday language these terms are easily confused. The professional knows the difference, of course, and experienced project managers pay special attention to project control. It maintains the direction and leads as straight a path as possible to the achievement of goals. In project control, projects are planned, monitored and even managed.

In this blog we’ll present you with a small guide that gives you some essential hints on how to analyze and capture data efficiently. You will learn more about the main benefits, and components of project controls and tips on how to implement them. Keep control of your ROI and put your profit in an improved balance in relation to your effort.

What is project control?

Basically, control means implementing the project plan as accurately as possible.

Specific tasks to control within a project may include, for example.

  • Starting and finishing work packages
  • Changing the project plan to achieve the original project goal
  • Requesting additional resources and funding
  • Internal acceptance or rejection of project deliverables

Project controls, then, are a set of processes that ensure that large projects overcome common obstacles and successfully reach their destination. These obstacles include, for example:

  • Inaccurate forecasts
  • Poor resource allocation
  • Unrealistic schedule optimism
  • Insufficient data to make informed decisions

Project controls vary from company to company and project to project, but when building the general framework, they can be reduced to three action words: Plan, Monitor and Analyze.

Why is project control important?

Let’s look at the lifeline for large, medium and small companies. It is the same for all, project planning or project control.

Both functions are scalable and provide a project manager with a constant number of processes. Each project can thus be constantly subdivided into phases, tasks and subtasks. Unlike other project management methods, project control takes a focused approach to getting things done. For example, typical project management categories such as personnel or quality control do not play a role in most project controls.

So the biggest difference between project management and project controls is that project management takes a holistic, detailed approach, while project controls look at resources and schedules as primary factors in project success.

What are the key components of project controls?

There are five key components of project control, each of which is a separate process. Here we show you how to use Allex to manage each one:

  • Planning: create custom projects to manage plans and task scheduling so nothing falls through the cracks.
  • Risk: Design and use risk scenario planning that removes obstacles before they even arise.
  • Unforeseen change: Use a visual tool like a digital network diagram to track delays, status updates, and reassignments to ensure the project reaches the finish line, no matter what is thrown your way.
  • Estimates: Monitor and forecast key project components such as resource management and scheduling.
  • Communication: communicate with team members in real time to keep everyone in the loop without missing anything.

How and when should you use project controls?

Project control should be used at the beginning of a project when you are gathering resources. It must be fully developed by the time you start project forecasting.

To implement your own system, start with a project management tool, for example Allex, and create a project for each of the components listed above. Gather all necessary project documentation, create a plan for how you will monitor progress, and compare historical data to your current models.  Finally, get everyone on board by using visual tools like those offered in Allex to make this complex information easier to understand. Visualizations like network diagrams, timelines, and something as simple as adding photos to the names assigned to tasks can help eliminate unnecessary confusion.

What are the benefits of project control?

In fact, project control is widely recognized as an insider’s tip used by smart project managers to achieve results like the following:

  • On-time delivery
  • Better forecasting
  • Increased visibility
  • Increased job satisfaction within the team
  • Practical elimination of project scope creep

Master project control with an indispensable tool

To get the exact benefits of project control, you need a reliable project management tool that brings your new methods to life. That’s where Allex comes in. Try our two-week free trial to create custom projects that provide detailed project monitoring to keep you on track at every stage of your project.

Projektmanagement, Projektleitung, Projektsteuerung. Wo liegt der Unterschied? Gibt es einen? Im Alltagssprachgebrauch werden diese Begriffe leicht durcheinander gewürfelt. Der Fachmann kennt natürlich den Unterschied und erfahrene Projektmanager legen ein besonderes Augenmerk auf die Projektsteuerung. Sie hält die Richtung bei und führt auf möglichst geradem Weg zur Zielerreichung. In der Projektsteuerung werden Projekte geplant, überwacht und eben gesteuert.

In diesem Blog möchten wir Ihnen einen kleinen Leitfaden präsentieren, der Ihnen ein paar essentielle Hinweise gibt wie Sie Daten effizient analysieren und erfassen. Sie erfahren mehr über die wichtigsten Vorteile, und Komponenten der Projektsteuerung und Tipps zu deren Umsetzung. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kapitalrendite und setzen Sie Ihren Gewinn im Verhältnis zum Aufwand in eine verbesserte Balance.

Was ist Projektsteuerung?

Grundsätzlich bedeutet Steuerung, den Projektplan so genau wie möglich umzusetzen.

Zu den konkreten Aufgaben der Steuerung innerhalb eines Projekts können z.B. gehören

  • Starten und Beenden von Arbeitspaketen
  • Veränderung des Projektplans zur Erreichung des ursprünglichen Projektziels
  • Anforderung zusätzlicher Ressourcen und Finanzmittel
  • Interne Abnahme oder Ablehnung von Projektergebnissen

Die Projektsteuerungen ist also eine Reihe von Prozessen, die sicherstellt, dass große Projekte die üblichen Hindernisse überwinden und erfolgreich an ihr Ziel kommen. Zu diesen Hindernissen gehören z. B.:

  • Ungenaue Prognosen
  • Mangelhafte Ressourcenzuweisung
  • Unrealistischer Zeitplanoptimismus
  • Unzureichende Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen

Die Projektsteuerung variiert von Unternehmen zu Unternehmen und von Projekt zu Projekt, aber beim Aufbau des generellen Rahmens lassen sie sich auf drei Aktionswörter reduzieren: Planen, Überwachen und Analysieren.

Warum ist Projektsteuerung wichtig?

Schauen wir uns die Lebensader für große, mittelständische und kleinen Unternehmen an. Sie ist für alle gleich, die Projektplanung bzw. Projektsteuerung.

Beide Funktionen sind skalierbar und stellen einem Projektmanager eine gleichbleibende Anzahl von Prozessen zur Verfügung. Jedes Projekt ist damit konstant in Phasen, Aufgaben und Teilaufgaben unterteilbar. Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Methoden verfolgt die Projektsteuerung einen fokussierten Ansatz, um Dinge zu erledigen. Zum Beispiel spielen typische Projektmanagement-Kategorien wie Personal oder Qualitätskontrolle bei den meisten Projektsteuerungen keine Rolle.

Der größte Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung besteht also darin, dass Projektmanagement einen ganzheitlichen, detaillierten Ansatz verfolgt, während Projektsteuerung Ressourcen und Zeitpläne als primäre Faktoren für den Projekterfolg betrachtet.

Was sind die wichtigsten Komponenten der Projektsteuerung?

Es gibt fünf Schlüsselkomponenten der Projektsteuerung, die jeweils einen eigenen Prozess darstellen. Hier zeigen wir Ihnen wie man Allex verwendet, um jede einzelne zu verwalten:

  • Planung: Erstellen Sie benutzerdefinierte Projekte, um Pläne und Aufgabenplanung zu verwalten, damit nichts durch die Maschen fällt.
  • Risiko: Entwerfen und verwenden Sie eine Risikoszenarienplanung, die Hindernisse aus dem Weg räumt, bevor sie überhaupt auftauchen.
  • Unvorhergesehene Veränderungen: Verwenden Sie ein visuelles Werkzeug wie einen digitalen Netzplan, um Verzögerungen, Statusaktualisierungen und Neuzuweisungen zu verfolgen, damit das Projekt die Ziellinie erreicht, egal, was Ihnen in den Weg gestellt wird.
  • Schätzungen: Überwachen und prognostizieren Sie wichtige Projektkomponenten wie Ressourcenmanagement und Terminplanung.
  • Kommunikation: Kommunizieren Sie mit Teammitgliedern in Echtzeit, damit alle auf dem Laufenden bleiben, ohne etwas zu verpassen.

Wie und wann sollten Sie die Projektsteuerung einsetzen?

Die Projektsteuerung sollte zu Beginn eines Projekts eingesetzt werden, wenn Sie Ressourcen sammeln. Sie muss zu dem Zeitpunkt, an dem Sie mit der Projektprognose beginnen, fertig entwickelt sein.

Um ein eigenes System einzuführen, beginnen Sie mit einem Projektmanagement-Tool, zum Beispiel Allex, und erstellen Sie für jede der oben aufgeführten Komponenten ein Projekt. Sammeln Sie alle notwendigen Projektunterlagen, erstellen Sie einen Plan, wie Sie den Fortschritt überwachen, und vergleichen Sie historische Daten mit Ihren aktuellen Modellen. Schließlich sollten Sie alle Beteiligten an Bord holen, indem Sie visuelle Tools wie die in Allex angebotenen verwenden, um diese komplexen Informationen leichter verständlich zu machen. Visualisierungen wie Netzpläne, Zeitachsen und etwas so Einfaches wie das Hinzufügen von Fotos zu den Namen, die den Aufgaben zugewiesen wurden, können helfen, unnötige Verwirrung zu vermeiden.

Was sind die Vorteile der Projektsteuerung?

Tatsächlich ist die Projektsteuerung weithin als Geheimtipp anerkannt, der von intelligenten Projektmanagern eingesetzt wird, um Ergebnisse wie die folgenden zu erzielen:

  • Pünktliche Lieferung
  • Bessere Prognosen
  • Erhöhte Sichtbarkeit
  • Höhere Arbeitszufriedenheit im Team
  • Praktische Eliminierung des schleichenden Projektumfangs

Beherrschen Sie die Projektsteuerung mit einem unverzichtbaren Tool

Um die genauen Vorteile der Projektsteuerung zu erhalten, benötigen Sie ein zuverlässiges Projektmanagement-Tool, das Ihre neuen Methoden zum Leben erweckt. Genau hier kommt Allex ins Spiel. Probieren Sie unsere zweiwöchige kostenlose Testversion aus, um benutzerdefinierte Projekte zu erstellen, die eine detaillierte Projektüberwachung ermöglichen, damit Sie in jeder Phase ihres Projektes immer auf dem richtigen Weg sind.