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Improve your Project Management with Soft Skills

Alenka Aust

It doesn't matter if you've been working as a project manager for a while, or if you're just starting out: upskilling is always a good idea. We would like to dedicate this blog post to soft skills. The concept of soft skills is not just a fad. All the characteristics, skills and qualifications that fall into this category are (along with hard skills) important factors in determining professional and personal success. In our next post we will talk about hard skills, but first: Soft skills and how you can improve yours.

 

Soft skills

Soft skills, as mentioned already, are more than just a buzzword. They are essential to project management, in fact nowhere do they occupy a larger area. They’re also a very important, if not indispensable, factor for employers when hiring new staff. Let's start with the most important points:

 

Developing leadership skills

You’re the person who holds the whole project team together, no one else will be doing that job. The term project manager describes the role clearly and without doubt. So if you want to lead a team and a project, it will be impossible without the appropriate leadership qualities. Project success depends on this quality.


It’s a myth that there are born leaders. Everyone has this competence! The only difference is that some people find it easier to take on this role and others, but in the end it’s all a question of training and role models. Leadership qualities - or a display of strength - means something different for each individual, but surely you can immediately list at least three points for yourself that you have liked or disliked about another person's leadership style. These are your starting points. 


Everyone catches themselves thinking: “If I was in charge I’d do it differently” or “I want to be like that someday.”  It sounds a bit like childhood, but in fact these sentences apply throughout our lives. With these three individual principles already in mind, we come to the next point. Be a role model with them.


Be a good example, after all you’re the leader. Behave the way you want your project team to behave, it may take a moment - humans are creatures of habit - but they also learn mainly by copying other behaviour. It is very likely that at a certain point your role will set the guiding principle. And your list of principles will grow with your experience.


Collaboration - you are not alone in the world

Projects are a collaborative effort. There's no room for lone players. And as a project manager, you manage a colourful bouquet of personality types with a wide variety of expertise. The challenge, both yours and your projects’, is not only to get along with each individual, but also to make sure that everyone cooperates well with each other. And that is not easy. Poor team coordination will have a negative impact on the results of a task or project.


Talk to your team one-on-one and in as a group. Ask what challenges and frustrations arise when working together and take tips on how to overcome them. Make sure they implement the points and build trust. Also, don't underestimate the impact of a collaboration tool that works in real time. Increasing transparency can optimise collaboration.

 

Communication is everything

You are the compass for your team. You set the direction and it is solely your responsibility to communicate project goals, scope, expectations, deadlines, etc. as clearly as possible: verbally and in writing!


Oral communication is even far more important here than written orders or communication. Talk to your team. Explain, describe, answer questions. Don't worry if you were not born a great orator. Again, it's all training and practice!


Here is a little training aid. It will take some effort, but it will help you. Get out of your comfort zone. The best way to learn to communicate with other people is to get involved in new situations. Your training camp is the cafeteria, just sit next to a colleague at lunch with whom you don't usually have lunch or attend meetings. 


If you don't understand something, please don't just smile away or nod with interest. Ask questions. Ask questions about points you did not understand. Have the points explained to you and briefly summarise for your counterpart what you have heard to confirm that it has come across correctly to you. If you feel uncomfortable, put yourself in the other position for a moment and consider whether you would find it strange if someone asked you something and asked for an explanation. That’s right, for the person being asked, it is no big deal.


Always keep in mind that communication also involves listening. Always make sure that when your team members tell you something, you really listen, absorb and reflect. You do not have to answer immediately. Listening is usually enough at first.

 

Be an organisational artist

As a project manager, structure and organisation are everything and conscientious time management is key. Anything else will only lead to wasted time searching for information and resources.


If there is a bit of a slob in you or you don't want to spend the time and energy to start from the beginning every time, then templates and standardised procedures will be your best friend. Create a basic framework that can be reused at the beginning of each project. The old hands in project management know what we are talking about here.


Schedule some time each week to do organisational tasks. No one likes to do that and we tend to put it off, but you will thank yourself when an inevitable crisis arises. What is also indispensable and worth its weight in gold: find a suitable project management software for your team. The more processes are standardised, the more team members are motivated to get involved with a new tool, the easier the organisation becomes.


 

Problem solver

In a perfect world, projects would simply run according to plan. This is definitely wishful thinking. Problem-solving skills are part of being a project manager. Work processes, team conflicts, delivery problems, they all have to be solved without jeopardising the completion or quality of their project.


These skills can also be learned. If a new challenge arises, don't focus on the problem, rather focus on the solution. Solution-oriented thinking will help you spend less time trying to change something that is out of your control. The focus should be solely on actually solving the problem. Again, the key is that you don't have to have the right answer to everything immediately. Gather ideas, involve your team in finding solutions. Sometimes the ideas that come out are better than the original approach.


Give your soft skill competences a boost with these tips, and you will see how positively small changes can affect both your managerial skills and your project results.


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Es ist nicht wichtig, ob Sie schon eine Weile als Projektmanager arbeiten oder neu gestartet sind. Sich weiterzuentwickeln ist immer eine gute Idee. Wir möchten uns in diesem Blog den Soft Skills widmen. Der Begriff Soft Skills ist schon lange keine Modeerscheinung mehr. Sämtliche Eigenschaften, Fähigkeiten und Qualifikationen, die in diesen Bereich fallen, gehören neben Hard Skills zu den Faktoren, die berufliche und private Erfolge bestimmen. In unserem nächsten Blog werden wir uns daher auch noch mit den Hard Skills beschäftigen. Aber erst einmal: Soft Skills und wie Sie Ihre verbessern können.

Softskills

Soft Skills sind wie schon erwähnt, inzwischen mehr als nur ein Modewort. Sie sind in der Tat sehr wichtig, besonders für das Projektmanagement. Nirgendwo nehmen Sie einen größeren Bereich ein. Inzwischen sind sie für Arbeitgeber ein sehr Wichtiger, wenn nicht sogar ein unerlässlicher Faktor bei Neueinstellungen. Starten wir mit den wichtigsten Punkten:

Führungsqualitäten entwickeln

Sie sind die Person, die das ganze Projektteam zusammenhält und niemand sonst wird diesen Job übernehmen können. Das Wort Projektleiter beschreibt ihre Rolle klar und ohne Zweifel. Wenn Sie also ein Team und ein Projekt leiten möchten, dann wird es nicht ohne die entsprechenden Führungsqualitäten gehen. Von dieser Qualität hängt ihr Projekterfolg ab.


Es ist ein Mythos, dass es geborene Leitwölfe gibt. In jedem steckt diese Kompetenz. Der einzige Unterschied ist, dass es einigen Menschen leichter fällt, sich in diese Rolle zu begeben und anderen weniger, aber letztlich ist alles eine Frage des Trainings und auch der Vorbilder. Führungsqualitäten oder Stärke bedeutet für jeden individuell etwas anderes, sicherlich können Sie aber auf Anhieb mindestens drei Punkte für sich auswählen, was Ihnen am Führungsstil einer anderen Person mal gefallen oder eben auch nicht gefallen hat.


Das sind Ihre Startpunkte. Das ist das Berühmte: Das mache ich mal anders oder so will ich mal sein. Das klingt ein bisschen nach Kindheit, aber tatsächlich gelten diese Sätze unser Leben lang.


Mit diesen drei individuellen Grundsätzen, die sie für sich schon mal im Kopf haben, kommt der nächste Punkt. Seien Sie damit ein Vorbild. Sie sind das gute Beispiel und sie sind die Führungskraft. Verhalten Sie sich so, wie Ihr Projektteam sich verhalten soll, vielleicht benötigt es einen Moment, der Mensch ist ein Gewohnheitstier, aber er lernt auch hauptsächlich, indem er anderen Verhalten kopiert. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Rolle ab einem gewissen Punkt das Leitbild vorgibt. Und die Liste Ihrer Grundsätze wird mit Ihrer Erfahrung wachsen.


Zusammenarbeit - Sie sind nicht allein auf der Welt

Projekte sind ein Gemeinschaftsprojekt. Da ist kein Platz für Einzelspieler. Und als Projektleiter managen Sie einen bunten Blumenstrauß an Persönlichkeitstypen mit den verschiedensten Fachkenntnissen. Die Herausforderung, ihre persönliche und die Ihres Projektes liegt nicht nur darin, mit jedem Einzelnen auszukommen, sondern auch dafür Sorge zu tragen, dass alle gut miteinander kooperieren. Und das ist nicht ganz einfach. Eine mangelhafte Abstimmung im Team wird sich negativ auf die Ergebnisse einer Aufgabe oder eines Projektes auswirken.


Sprechen Sie mit Ihrem Team in Einzelgesprächen und in großer Runde. Fragen Sie, welche Herausforderungen und Frustrationen bei der Zusammenarbeit auftauchen und nehmen Sie Tipps an, wie sich diese überwinden lassen. Sorgen Sie dafür, dass sie die Punkte umsetzen und bilden Sie Vertrauen. Unterschätzen Sie auch nicht die Wirkung eines Collaborations-Tools das in Echtzeit arbeitet. Die Steigerung der Transparenz kann die Zusammenarbeit optimieren.

Kommunikation ist alles

Sie sind der Kompass für Ihr Team. Sie geben die Richtung vor und es liegt alleine in Ihrer Verantwortung, Projektziele, Umfang, Erwartungen, Fristen usw. so klar wie möglich zu kommunizieren. Mündlich und schriftlich!


Machen Sie sich keine Gedanken, falls Sie nicht als großer Redner auf die Welt gekommen sind. Auch hier gilt: Alles Training!


Hier eine kleine Trainingshilfe. Sie kostet etwas Überwindung, aber Sie wird Ihnen helfen. Verlassen Sie Ihre Komfortzone. Am besten können die Kommunikation mit anderen Menschen lernen, indem Sie sich auf neue Situationen einlassen. Ihr Trainingslager ist die Cafeteria, setzen Sie sich beim Mittagessen einfach mal neben einen Kollegen, mit dem Sie normalerweise nicht zu mittagessen oder nehmen Sie an Meetings oder Teamtreffen teil, die Sie für gewöhnlich gerne mal sausen lassen.


Wenn Sie etwas nicht verstehen, bitte nicht einfach weglächeln oder interessiert nicken. Fragen Sie. Stellen Sie Fragen zu Punkten, die Sie nicht verstanden haben. Lassen Sie sich die Punkte erklären und fassen Sie für Ihr gegenüber das Gehörte kurz zusammen, um zu bestätigen, dass es bei Ihnen richtig angekommen ist. Falls Sie sich dabei unwohl fühlen, versetzen Sie sich kurz in die andere Position und überlegen Sie, ob Sie es seltsam finden würden, wenn Sie jemand etwas fragt und um Erklärung bittet. Für den Gefragten ist das nämlich keine große Sache.


Always keep in mind that communication also involves listening. Always make sure that when your team members tell you something, you really listen, absorb and reflect. You do not have to answer immediately. Listening is usually enough at first.

Organisationskünstler

Als Projektmanager ist Struktur und Organisation alles und gewissenhaftes Zeitmanagement ist hier das Stichwort. Alles andere führt nur zu Zeitverschwendungen bei der Suche nach Informationen und Ressourcen.


If there is a bit of a slob in you or you don't want to spend the time and energy to start from the beginning every time, then templates and standardised procedures will be your best friend. Create a basic framework that can be reused at the beginning of each project. The old hands in project management know what we are talking about here.


Planen Sie jede Woche etwas Zeit ein, um organisatorische Aufgaben zu erledigen, das macht keiner gerne und wird gerne aufgeschoben, aber Sie werden sich selbst danken, wenn eine unvermeidliche Krise auftaucht. Was außerdem unabdingbar und Gold wert ist, finden Sie eine passende Projektmanagement Software für ihr Team. Je mehr Prozesse standardisiert werden, je mehr Teammitglieder motiviert sind, sich auf ein neues Tool einzulassen, desto einfacher wird die Organisation.


Problem solver

In einer perfekten Welt würden Projekte einfach nach Plan laufen. Das ist definitiv eine Wunschvorstellung. Problemlösungskompetenzen gehören zu einem Projektmanager. Arbeitsabläufe, Teamkonflikte, Lieferschwierigkeiten, das muss alles gelöst werden, ohne den Abschluss oder die Qualität ihres Projektes zu gefährden.


Auch diese Kompetenzen können trainiert werden. Sollte eine neue Herausforderung auftreten, dann konzentrieren Sie sich nicht auf das Problem, konzentrieren Sie sich vielmehr auf die Lösung. Lösungsorientiertes Denken wird Ihnen dabei helfen, weniger Zeit darauf zu verwenden, etwas zu ändern, was außerhalb ihrer Kontrolle liegt. Der Fokus sollte ausschließlich auf die tatsächliche Lösung des Problems liegen. Auch hier liegt der Schlüssel darin, dass Sie nicht sofort auf alles die richtige Antwort haben müssen. Sammeln Sie Ideen, beziehen Sie Ihr Team in die Lösungsfindung mit ein. Manchmal sind die Ideen, die dabei herauskommen, besser als der Ursprung Ansatz.


Wenn Sie versuchen, Ihren Soft-Skill Kompetenzen mit den gegebenen Tipps einen Schub geben, werden Sie sehen wie positiv sich die kleinen Änderungen auf Ihre Projektmanager Fähigkeiten und auf Ihre Projektabschlüsse auswirken und sich ihre Ergebnisse verbessern werden.


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