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How to Use Project Management Software in a Small Business

Lea Schweizer

There is no doubt that implementing project management software is no easy task, no matter the program. However, for smaller companies, it is usually a little less complex. The software can be installed quickly, usually even without help from professionals. Nevertheless, it often takes quite a while for your employees to accept the new software and use it effectively. Especially in smaller companies, the expectations regarding project management software are rather moderate and employees are initially suspicious whether your company can benefit from it. One reason may be that it is perceived as unworthwhile for small companies, because of the low number of employees. To convince them otherwise, it is important to work with success criteria and metrics and to choose the right software. In this article, we have collected valuable tips for you to make the process easier, get the most out of the new software and increase the motivation of your employees.  

 

How to define your success criteria and metrics  

The first step is to establish your success criteria. For this, focus on 3 criteria that you can measure, i.e. a certain percentage of increase in throughput, a certain number of leads or products sold, etc. This way you focus on the relevant things instead of getting lost in detail.  

 

In order to accurately measure throughput improvement as a percentage, it is advisable to include metrics like KPI's in your goals. You should prioritize improving throughput and stress levels of your employees and review the metrics on a monthly basis to stay up to date regarding improvement or deterioration. No matter how big or small your business may be, if you can prove to your employees that you were able to increase the throughput and provide tangible benefits, they might be more inclined to continue with the new tool.  

 

 

 

The best team sizes   

When it comes to testing a new software, it is crucial to determine the right size of the pilot team. For a small business, it is especially important to make sure that the team consists of enough employees and that there are equal numbers of people involved in each, focusing on project, resources and functions. This way, each of the issues will be highlighted and a solution can be agreed upon that is most profitable from all key perspectives. Also, you need to make sure that none of the team members are otherwise occupied at meeting times and that they don’t happen to be employees whose tasks cannot be completed by their colleagues, so that they are able to attend the meetings at all times, without worrying about their other duties. 

 

How to get the most out of the testing phase  

When you move into the testing phase of a completed project, you cannot address every detail. Therefore, especially for a small business with fewer employees, it is important to pick a few workflows that you can examine within the available time period. Also, if possible, relieve the pilot team of their remaining tasks to finish the testing phase as early as possible. Alternatively, focus on testing only two days of the week. This way, there is no confusion or task switching and you can still tackle other duties. The latter specifically comes in handy if your business is too small to have its employees solely work on the testing process. 

 

 

 

The optimal time period for your pilot project  

As far as the duration of the project is concerned, you should not schedule a time slot that is too short or too long. To prevent employees from feeling rushed and only partially completing the project, or going over schedule, it's important to work with buffers. The good news is that small teams often make this a little easier to accomplish because there are fewer handovers and employees know each other better, and can therefore estimate the duration of the different phases. Note that it is always worthwhile to look at past projects and draw conclusions from the time spent. Thus, you will learn to better estimate the duration of certain work processes, prevent both types of bad management and have more time for other tasks.   

 

How to choose the right software for your company  

In the field of project management, there are many types of software that can be used as project task and collaboration tools. With so many to choose from, it may seem tempting at first to use all tools and get the best of everything. In reality, however, you will quickly get into a rut and your employees will not keep an overview. Thus, you are more likely to achieve a slowdown in the process and tasks are forgotten about, because they cannot be listed everywhere. Therefore, it pays off to choose only one or two tools that cover your area of responsibility most comprehensively and will still be useful in 3 years time, so that you don't have to get used to a different software again in the near future. Also, the issue of data protection does not play an insignificant role in terms of project management. That is why it is worth involving your IT department as early as possible. It will give you all the important information about the security, authentication and integration of the software.   

 

 

 

How to get your employees used to the new software  

Once you've decided on a new software service, the next step is getting your employees used to it. Often, employees don't want to try new technologies, either because they like the old system and are afraid of the new, or think that in their company, due to its size, no software is needed. That's why it's so important to prepare your employees well and hold meetings where the new software is explicitly discussed. Consider whether you can do this on your own, or if you need support from an expert. Don't be afraid to accept this help and schedule enough time to discuss and break everything down in detail. If you introduce your employees to the software slowly, they will lose their fear and be more likely to use the new tool. 

Zweifellos handelt es sich beim Einführen einer Projektmanagementsoftware um keine leichte Aufgabe, egal um welche Art von Software es sich handelt. Bei kleineren Unternehmen ist es jedoch meistens weniger komplex. Die Software ist schnell installiert, meistens sogar ohne Installation von Experten. Trotzdem dauert es oft eine ganze Weile, bis Ihre Mitarbeiter die neue Software akzeptieren und effektiv nutzen.  

 

Teilweise sind die Erwartungen an die neue Software gemäßigt und Mitarbeiter sind zunächst misstrauisch, ob Ihr Unternehmen und Sie persönlich tatsächlich davon profitieren können. Gründe dafür sind z.B., dass es sich für kleine Unternehmen wegen der geringen Mitarbeiterzahl nicht lohnt. Um sie vom Gegenteil zu überzeugen ist es wichtig, mit Erfolgskriterien und Metriken zu arbeiten. In diesem Artikel haben wir wertvolle Tipps für Sie gesammelt, mit denen Sie den Prozess beschleunigen, das Beste aus der neuen Software herausholen und die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigern können. 

 

So legen Sie Ihre Erfolgskriterien und Metriken fest 

Der erste Schritt ist es, Ihre Erfolgskriterien festzulegen. Fokussieren Sie sich hierfür auf ca. 3-5 Kriterien, die Sie gut messen können, also z.B eine bestimmte Prozentzahl an Steigerung des Durchsatzes, eine bestimmte Anzahl an Leads oder verkauften Produkten. So fokussieren Sie sich auf die relevanten Dinge anstatt sich in Details zu verirren. 

 

Um messen zu können, ob und um wie viel Prozent Sie den Durchsatz verbessern konnten, ist es ratsam, Metriken wie KPI’s in Ihre Ziele einzubauen. Dabei sollten Sie vorrangig auf das Verbessern des Durchsatzes achten und die Metriken monatlich überprüfen, um bezüglich der Verbesserung oder Verschlechterung jederzeit auf dem neuesten Stand zu sein.  

 

 

 

Die richtige Teamgröße 

Auch die richtige Größe des Pilotteams gilt es zu ermitteln. Bei einem kleinen Business ist es vor allem wichtig, darauf zu achten, dass das Team nicht spärlich ausfällt und jeweils gleich viele Mitarbeiter mit dem Fokus auf Projekt, Ressourcen und Funktionen involviert sind. So wird jedes der Themen beleuchtet und es kann eine Lösung vereinbart werden, die von allen wesentlichen Blickwinkeln betrachtet am gewinnbringendsten ist. Achten Sie außerdem darauf, dass keiner der Teammitglieder zu Zeiten der Meetings anderweitig ausgelastet ist bzw. dass es sich dabei nicht um Mitarbeiter handelt, deren Aufgaben nicht von ihren Kollegen erledigt werden können.  

Was für die Testphase zu beachten gilt 

Wenn Sie in die Testphase eines fertiggestellten Projekts übergehen, können Sie nicht jedes Detail angehen. Deshalb ist es wichtig, gerade be einem kleinen Business mit weniger verfügbaren Mitarbeitern, ein paar wenige Arbeitsabläufe herauszusuchen, die Sie innerhalb der Zeitperiode untersuchen können. Außerdem sollten Sie das Pilotteam wenn möglich von ihren restlichen Aufgaben entbinden, um die Testphase so früh wie möglich zu beenden. Alternativ dazu empfiehlt es sich, z.B. 2 Tage in der Woche festzulegen, in der ausschließlich getestet wird. So entsteht keine Verwirrung oder Switchtasking und trotzdem können Sie auch noch andere Aufgaben angehen. 

 

 

 

Der optimale Zeitraum für Ihr Pilotproject 

Was die Dauer des Projekts angeht, sollten Sie weder einen zu kurzen, noch zu langen Timeslot einplanen. Um zu verhindern, dass sich Mitarbeiter gehetzt fühlen und das Projekt unvollständig beenden oder sich die Zeit nach der Beendigung ausdehnt ist es wichtig, mit Puffern zu arbeiten. Die gute Nachricht ist, dass es bei kleinen Teams oftmals etwas leichter fällt dies zu bewerkstelligen, da es weniger Übergaben gibt und die Mitarbeiter sich besser kennen, und die wahrscheinliche Dauer der unterschiedlichen Phasen besser einschätzen können. Außerdem lohnt es sich immer, einen Blick auf vergangene Projekte zu werfen und aus der verwendeten Zeit Rückschlüsse zu ziehen. Somit lernen Sie, die Dauer von gewissen Arbeitsprozessen besser einzuschätzen, verhindern Sie beide Arten des schlechten Managements und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.  

 

So suchen Sie die richtige Software für Ihre Firma aus 

Im Bereich Projektmanagement gibt es viele Arten von Software, die sich als Projekt-Aufgaben- und Kollaborationsmöglickeiten anbieten. Bei der großen Auswahl mag es zunächst verlockend erscheinen, sich auf alle Tools zu stürzen und von allem das Beste mitzunehmen. In Wahrheit, kommen Sie jedoch schnell ins Rudern und Ihren Mitarbeitern fehlt der Überblick. Somit erreichen Sie eher eine Verlangsamung im Prozess und Aufgaben fallen unter den Tisch, weil Sie nicht überall sorgfältig eingetragen werden können. Deshalb zahlt es sich aus, nur eine oder zwei Tools auszuwählen, die Ihren Aufgabenbereich am umfassendsten abdeckt und auch noch in 3 Jahren nützlich ist, sodass Sie sich nicht zeitnah wieder an eine andere Software gewöhnen müssen. Auch das Thema Datenschutz spielt keine unbedeutende Rolle in Bezug auf Projektmanagement. Deshalb lohnt es sich, Ihre IT-Abteilung so früh wie möglich mit einzubeziehen. Sie wird Ihnen alle wichtigen Informationen über die Sicherheit, Authentifizierung und Integration der Software geben. 

 

 

 

So gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter an die neue Software 

Wenn Sie sich für eine Software entschieden haben, gilt es, Ihre Mitarbeiter erfolgreich daran zu gewöhnen. Oftmals wollen Angestellte neue Technologien nicht ausprobieren, entweder weil sie das alte System gut finden und Angst vor dem Neuen haben, oder denken, dass in ihrem Unternehmen aufgrund der Größe keine Software gebraucht wird. Deshalb ist es so wichtig, Ihre Mitarbeiter gut darauf vorzubereiten und Meetings veranstalten, in denen die neue Software explizit besprochen wird. Überlegen Sie, ob Sie das alleine bewerkstelligen können, oder ob Sie Hilfe von einem Experten benötigen. Scheuen Sie sich nicht, diese Hilfe anzunehmen und planen Sie genug Zeit ein, alles ausführlich zu besprechen und herunterzubrechen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter langsam an die Software heranführen, verliehren diese ihre Angst und erklären sich eher dazu bereit, das neue Tool zu nutzen.