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How to Understand if Project Management Software is Successful in a Corporate Environment

Lea Schweizer

No matter your industry, successfully deploying a new software throughout an organization can be a tough task. Understanding a program’s adoption requirements, expectations and benefits to the company as a whole is fundamental to uncovering whether it will help or hinder reaching business goals. In this article we focus on the implementation of project management software and how to determine such key factors during deployment.  

 

Define your success criteria

The first thing you should do is determine what exactly you want to consider as your success criteria. Of course, there are many signs of a positive impact on your business, but to avoid looking too much at the insignificant details and losing focus, you should primarily pay attention to 3 criteria that are well-defined and easily measurable. These could be, for example, the reduction of time spent by a certain percentage, the visibility of project status at any time across all departments, teams, portfolios, etc., and the reduction of time spent in determining the required resources by a certain percentage.  

 

Choose your success metrics and KPI's  

In order to actively improve a work process, it is important to pay attention to metrics that you can quantify. Therefore, focus primarily on goals that you can measure with facts and figures, otherwise it might be difficult to tell if you have improved anything. So it's best to use KPIs as indicators, and have a checkpoint every 4 - 6 weeks where you compare the numbers from before and after. This way you have tangible metrics that not only depict if you improved throughput but reveal the exact percentage. Examples of KPIs you can use as a guide are: completing projects on time at a higher percentage and reducing the stress level of your staff, as well as time to completion.    

 

The right pilot team  

Once you have determined success criteria and metrics, it's time to select the right pilot team. The first thing you should do is determine the optimal size of the team. It is crucial that the team is neither too small nor too large, as you don't want one-sided analysis that doesn't reflect the views of the big picture, nor to trigger too much communication and therefore conflict. It may seem difficult at first to determine your individually appropriate team size, but the following guidelines make it easy to implement. Focus on the following target groups: Project, Resources, and Functions. Try to choose 5 employees each (depending on the size of your company even more) who deal with the respective areas and talk about their personal focus equally within the meeting. This way, you will create a balanced level of interests and enable a well thought-out approach from all essential perspectives. 

 

Key workflows  

When you complete a project and transition into the testing phase, you can't check up on every workflow. Therefore, it is helpful to identify the most important ones and discuss how you want them to work to support the KPIs and metrics mentioned above. The best way to do this is to pick 2-3 workflows and enable the pilot team to solely focus on the process, so that it can be finished as quickly and thoroughly as possible. 

 

The timespan of your pilot project  

When it comes to the length of the pilot project, it is also important to find the right time period for the requirements. If the schedule is too short, your employees will feel rushed and you will not get conclusive results. However, if the duration is too long, you will waste time. Therefore, you should set a time frame that you consider realistic and add some buffer. To do this, look at old projects and estimate whether you need more, less or the same amount of time. If your employees can then complete the project within the time, you won't claim the buffer, but also won't feel rushed to finish it before all the necessary information is obtained.  

 

Using the best software 

There are a bunch of products that offer project management software for project tasks and collaboration options. With so many products to choose from, it may seem impossible not to use 20 different programs. However, it is advisable to settle on 2, if not a single software, with which you can cover at least 80% of your requirements. Consider not only the here and now, but also the next 3 - 5 years and how your business is estimated to develop. This way you don't waste time entering and uploading all the work processes into different software systems but have an easy and quick way to issue and track tasks. The security of your data should also be the main deciding factor in which software you choose. You should also involve all stakeholders in your decision early on, so that discussions can be held on how to schedule the tasks associated with your current project, how to enter time span and buffers, the necessary reports and dashboards, etc. You should also involve your IT department as early as possible, as they can give you the most information about security, authentication and integration with other systems.  

 

Employee training  

Even if you have decided on the right software, there is another criterion that could potentially cause a pilot project to fail. For example, if you don't train your employees properly. Keep in mind that it is always advisable to give your team a briefing so that there are no misunderstandings, and you don't leave the outcome of your project to chance. After all, you don't want anyone to make decisions without being familiar with all the essential clues. That's why it's worth organizing 2 - 3 training sessions. These are somewhat time-consuming but can usually be put into good use. Trial runs are also usually helpful and save a lot of fiddling around at the beginning of the project phase.   

Unabhängig davon, für welche Software man sich entscheidet, ob es sich um Personal-, Betriebs-, Ressourcen- oder Projektmanagement handelt, kann die erfolgreiche Einführung der Software in einem Unternehmen eine schwierige Aufgabe sein. Das Verständnis der Anforderungen , Erwartungen und des Nutzens für das Unternehmen ist wichtig, um herauszufinden, ob die Software das Unternehmen bei der Erreichung seiner Geschäftsziele unterstützen wird oder ob sie die Ziele eher behindert. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Einführung von Projektmanagement-Software und wie man die Schlüsselfaktoren für der Einführung bestimmt. 

 

Legen Sie Ihre Erfolgskriterien fest 

Als erstes sollten Sie festlegen, was genau Sie als Erfolgekriterium betrachten wollen. Natürlich gibt es unzählige Anzeichen für eine positive Auswirkung auf Ihr Unternehmen, aber um den Fokus nicht zu verlieren, sollten Sie sich primär auf 3 Kriterien konzentrieren die genau definiert und gut messbar sind. Diese könnten sich  z. B. auf die prozentuale Verminderung des Zeitaufwands, die jederzeitige Einsehbarkeit des Projektstatus über alle Abteilungen, Teams undPortfolios hinweg oder die Verminderung des Zeitaufwands bei der Ressourcenallokation beziehen. 

Wählen Sie Ihre Erfolgsmetriken und KPI’s 

Um einen Arbeitsprozess aktiv verbessen zu können, ist es wichtigMetriken zu wählen, , die man messen kann. Konzentrieren Sie sich deshalb primär auf Ziele die Sie mit Zahlen und Fakten messen können, andernfalls ist es schwierig wirklich beurteilen zu können ob Sie etwas verbessert haben. Nutzen Sie also am besten KPI’s als indikatoren und veranstalten Sie alle 4-6 Wochen eine Art Checkpoint, an dem Sie die Zahlen von vorher und nacher vergleichen. So haben Sie greifbare Metriken, die Ihnen nicht nur sagen ob Sie den Durchsatz verbessern konnten, sondern auch um wieviel Prozent.  Beispiele für KPI’s die Sie als Leitfaden verwenden können sind: Projekte zu einem höheren Prozentsatz pünktlich abzuschließen oder das Stresslevel Ihrer Mitarbeiter, sowie die Zeit bis zur Fertigstellung zu verringern.  

Das richtige Pilotteam 

Wenn Sie Erfolgskriterien und Metriken bestimmt haben, gilt es, das richtige Pilotteam auszuwählen. Dabei sollten Sie als erstes die optimale Größe des Teams ermitteln. Wichtig ist hierbei, dass das Team weder zu klein noch zu groß ist, da Sie weder einseitige Analysen möchten, die nicht die Ansichten des Großen und Ganzen wiederspiegelen, noch zu viele Kommunikationsmöglichkeiten, die Konflikteauslösen können. Es mag zunächst schwierig erscheinen Ihre individuell geeigntete Teamgröße zu ermitteln, aber mit den folgenden Richtlinien lässt sich dies leicht implementieren. Fokussieren Sie sich auf die folgenden Zielgruppen: Projekt, Ressourcen und Funktionen. Wenn Sie z.B. jeweils 5 Mitarbeiter wählen, (von der Größe Ihres Unternehmes abhängig auch mehr) die sich mit den jeweiligen Bereichen beschäftigen und innerhalb des Meetings gleichermaßen über ihre persönlichen Schwerpunkte sprechen, schaffen Sie ein ausgewogenes Maß an Interessen und ermöglichen eine von allen wesentlichen Perspektiven durchdachte Vorgehensweise. 

Anzahl der wichtigsten Abläufe 

Wenn Sie ein Projekt fertiggestellt haben und in die Testphase übergehen, können Sie nicht jeden Arbeitsablauf durchgehen. Deshalb ist es hilfreich, die wichtigsten Workflows zu bestimmen und zu erörtern wie Sie funktionieren sollen, um die oben genannten KPI’s und Metriken zu unterstützen. Am besten suchen Sie dafür 2-3 Arbeitsabläufe aus und versuchen das Pilotteam für die jeweilige Zeitperiode von ihrer normalen Arbeit zu entbinden. So kann sich das Team voll und ganz auf die Testphase konzentrieren und diese zügig beenden.  

Die richtige Länge Ihres Pilotprojects 

Auch bei der Dauer des Pilotprojekts gilt es, die richtige Zeitperiode für die Anforderungen zu finden. Gestalten Sie den Zeitplan zu kurz fühlen sich Ihre Mitarbeiter gehetzt und Sie erhalten keine schlüssigen Ergebnisse. Fällt die Dauer allerdings zu lang aus, verschwenden Sie Zeit. Deshalb sollten Sie von vorneherein einen Zeitraum festlegen, den Sie als realistisch einschätzen und noch etwas Puffer einplanen. Schauen Sie sich hierfür alte Projekte an und schätzen Sie ein, ob Sie mehr, weniger oder gleichviel Zeit benötigen. Wenn das Pilotteam das Projekt in der vorgegebenen Zeit abschließt, bleibt der Puffer unbeansprucht und gleichermaßen fühlt sich das Team nicht gedrängt das Pilotprojekt vor Erhalt aller relevanten Informationen abzuschließen.

Lösungsmöglichkeiten 

Zum Thema Projektmanagement gibt es sehr viele Produkte, die sich als Projekt-, Aufgaben- und Kollaborationsmöglichkeiten anbieten. Bei der großen Auswahl mag es zunächst unmöglich erscheinen, nicht gleich 20 verschiedene Programme zu verwenden. Allerdings ist es ratsam sich auf 2, wenn nicht eine einzige Software zu einigen, mit der Sie mindestens 80% Ihrer Anforderungen abdecken können. Bedenken Sie dabei nicht nur das hier und heute, sondern auch die nächsten 3-5 Jahre und wie sich Ihr Unternehmen vorraussichtlich entwickeln wird. So verschwenden Sie keine Zeit, alle Arbeitsvorgänge in verschiedene Softwaresysteme wieder und wieder zu migrieren, sondern haben einen einfachen und schnellen Weg, Aufgaben zu erteilen und nachzuverfolgen. Auch die Sicherheit Ihrer Daten sollte bei der Entscheidung für eine Software ausschlaggebend sein . Außerdem sollten Sie alle Beteiligten frühzeitig in Ihre Entscheidung einbeziehen, sodass besprochen werden kann, wie Sie die Aufgaben die mit Ihrem aktuellen Projekt einhergehen einteilen, wie Sie Zeitspannen und Puffer bemessen oder die nötigen Berichte und Dashboards erstellen möchten. Auch Ihre IT-Abteilung sollten Sie so früh wie möglich einbeziehen, da Ihnen diese am meisten Auskunft über die Sicherheit, Authentifizierung und Integration mit anderen Systemen geben kann. 

Das richtige Training 

Doch auch wenn Sie sich nun auf die richtige Software festgelegt haben, gibt es ein weiteres Kriterium an dem das Pilotprojekt potenziell scheitern könnte. Z.B. wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht richtig schulen. Beachten Sie, dass es immer ratsam ist, Ihrem Team eine Einweisung zu geben, damit es nicht zu Missverständnissen kommt und Sie das Ergebnis Ihres Projekts nicht dem Zufall überlassen. Schließlich wollen Sie nicht, dass jemand Entscheidungen trifft ohne mit allen essenziellen Anhaltspunkten vertraut zu sein. Deshalb lohnt es sich 2-3 Schulungen zu veranstalten. Diese sind zwar etwas zeitaufwendig, lohnen sich in der Regel aber immer. Auch Probeabläufe sind hilfreich und ersparen eine Menge tüfteln zu Beginn der Projektphase.