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How to switch from spreadsheets to professional project management software

Alenka Aust

Do you love your Excel? We ask the question with a twinkle in our eyes. Most project managers still use their spreadsheets, their Excel sheets. There are many reasons why, but the answer is usually: because it is there and because we have always worked with it. There is nothing wrong with that. Excel or any other spreadsheet programme is installed on every computer, almost everyone knows the basics more or less well. So it seems a logical conclusion to simply use something that everyone uses and that is there.

The only question is whether it’s really helpful and if it really makes life easier for project managers. People forget that here are limits to Excel spreadsheets and you have to be aware of these limits. Spreadsheet/Excel programmes cannot handle the following points, among others:

 

- They are not a database system. There is a great danger of losing data or changing it in an untraceable way.

- These programmes are not a project planning and monitoring tool.

- Excel lists are not a collaboration tool for teams. Projects thrive on teamwork. Jointly managed task lists, timelines and reports are the basis of everyday project    work. There are many project management software that specialise in this.

- They are not compatible with other spreadsheet programmes. If the user decides on one programme, a mix is no longer possible. The possibilities are limited. Trying to    work with two different programmes in parallel will inevitably cause errors.

- They are not a business intelligence tool. They are simply not application software that helps with retrieving, analysing, transforming and reporting.

 

That's just a small collection of tasks that spreadsheets can't do. But it's not just about what they can't do, it's also about where you hinder and even jeopardise project processes. Projects or project planning contain a huge accumulation of data that must be flexibly adapted. The sheer number of worksheets and workbooks that need to be created in an Excel spreadsheet to document a project is impressive, but ultimately also a huge data graveyard. Data is always lost somewhere in this way. The susceptibility to errors is enormously high, once slipped in the row and valuable time is lost to find the error.

This also has to do with the fact that all users are assumed to have the same prior knowledge of how to use the system. This is usually not the case. As a collaboration tool, spreadsheets are useless, the assignment of permissions is not possible. Excel experts will probably disagree here. Well-organised processes and predefined data sheets allow errors to be avoided. Ultimately, however, mistakes are human. Basically, working cleanly with Excel spreadsheets requires that all project participants adhere to the predefined processes at all times and in a very disciplined manner, and that they have the same level of technical knowledge when using spreadsheets. But even then, there is an increased residual risk of errors creeping in. 

Why does project management stick to Excel?

We mentioned at the beginning that one of the most popular answers for sticking to Excel spreadsheets is: "We have always done it that way! This may sound exaggerated as a statement to many readers, but this phrase survives in almost every company and usually crops up where people work together firmly over a long period of time. It's a creeping process that takes a long time to unravel.

 The fact that alternatives are not sought has nothing to do with the fact that they are not known. Most people working in the project business are aware that there is a mass of project management tools available. But which one to choose?

The offer is diverse and it is not always clear which one is the best choice for one's own use case. Lack of time also plays a major role. The introduction of a new tool does not happen overnight. Many companies shy away from the effort of carrying out the necessary research, analyses and finally the introduction. If the quarterly figures are right, the question also arises as to why a new tool should be introduced. The pressure and time lost in handling spreadsheets is disregarded. Errors and problems that crop up again and again are accepted.

 

5 tips for the successful implementation of project management software

If at some point a company decides to implement a new project management software, this will not cause enthusiasm among all employees. We would like to share a few tips with you to ensure a successful implementation.


1. Prepare your team for the introduction of the new software

Give your teams time. Employees need time to get used to the idea that something new is coming. Set up several meetings in small groups and discuss with your staff. Address concerns and reassure teams that everything is in place for a smooth transition. Highlight the benefits and compare the old and new systems. Organise ongoing follow-up meetings to stay informed about the implementation process. And be open and honest about the likely greater amount of work that will be required of the teams until everything is working. The team needs to be reassured at all times that they are involved in processes and have full support.

 

2. Get the lead management on board

The new introduction also means more work for the managers. The organisation of additional meetings and the provision of teaching materials is an increased effort. The lead management team also needs support here. Therefore, it is important from the beginning to entrust this task to colleagues from management who are convinced of the changeover process and would like to be involved in it. With this additional motivational power, the process will not run out of steam. You should ask all senior managers to bring in their personal reservations and also to discuss these openly with the teams, but always with the intention of finding a solution. These proposed solutions form the basis for a smooth transition. From management to team level, everyone is involved. No one gets the feeling that something has been imposed "from above". The software implementation is a collaborative project.

 

3. Test with your team in reality

The introduction of new software involves an investment, not only in the long term. The initial costs play a crucial role and the decision for a certain tool has to be well considered. Select a few testers from the team at the beginning. A selection of two to five project management tools can be tested on short- and long-term projects. In this way, the colleagues can already familiarise themselves with a software and later become a pool of knowledge for their colleagues. All pros and cons should be collected and included in the decision-making process.

A screenshot from the Allex interface,

 

4. Show understanding

Most people do not like change. People are creatures of habit and a new PM tool first turns all habits upside down. Work processes and different styles have to be adapted or completely rethought. This poses a challenge to one or the other colleague. In this situation, communication and understanding is everything. Colleagues should be told what management hopes to achieve with the software, what goals are to be reached with it and where the advantages lie. It is easier to explain how these can be managed with a new application by using examples from direct everyday work. One-on-one conversations can help to find out and eliminate personal pain points.

 

5. Small steps for the one big step

 A new introduction should be done in as many small steps as possible. Let the team know the timetable for the introduction, or rather, inform them in general about each step of your planning. The time for the introduction should always be at the end of a project and not in the middle of it. Anything else will only generate unnecessary stress and distraction. If possible, it makes sense to start the rollout on a less complicated project or one with no tight deadline. As an anchor, both the old and the new system should be available to the team with the option to request support in using the new tool at any time. And of course, every colleague should receive comprehensive ongoing training.

If you observe all these points, nothing should stand in the way of a successful introduction of new project management software. Keep an eye on the data transfer and your cost calculation for the changeover so that there are no unpleasant surprises. The entire process is definitely costly and time-consuming, but the switch from Excel to a professional project management tool is worthwhile in many ways and will pay off.


Lieben Sie Ihr Excel? Wir stellen die Frage mit einem Augenzwinkern. Die meisten Projektmanager nutzen nach wie vor ihre Tabellenkalkulation, ihre Excel Sheets. Die Gründe sind vielfältig, meist ist die Antwort aber: weil es da ist und weil wir schon immer damit arbeiten. Das ist jetzt auch nichts Verwerfliches. Excel oder irgendein anderes Tabellenkalkulationsprogramm ist auf jeden Rechner installiert, die Grundzüge beherrscht fast jeder mehr oder weniger gut. Es scheint also ein logischer Schluss zu sein, einfach etwas zu verwenden, was jeder verwendet und was da ist.

Die Frage ist nur, ob es wirklich hilfreich ist und das Projektmanager-Leben damit wirklich einfacher wird. Denn Exceltabellen sind Grenzen gesetzt und dieser Grenzen muss man sich auch bewusst sein. Programme für Tabellenkalkulationen/Excel können unter anderem folgende Punkte nicht bedienen:

- Sie sind kein Datenbanksystem. Die Gefahr, Daten zu verlieren oder nicht nachverfolgbar zu verändern, ist groß.

- Diese Programme sind kein Projektplanungs-und Überwachungstool.

- Excel Listen sind kein Kollaborationstool für Teams. Projekte leben von der Zusammenarbeit im Team. Gemeinsam verwaltete Aufgabenlisten, Timelines und Berichte sind die Basis im Projektalltag. Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagementsoftware, die sich darauf spezialisiert haben.

- Sie sind nicht kompatibel mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen. Entscheidet sich der Anwender für ein Programm, ist ein Mix nicht mehr möglich. Die Möglichkeiten sind eingeschränkt. Der Versuch, mit zwei unterschiedlichen Programmen parallel zu arbeiten, wird unweigerlich Fehler verursachen.

- Sie sind kein Business Intelligence Tool. Sie sind einfach keine Anwendungssoftware, die beim Abrufen, Analysieren, Transformieren und dem Reporting hilft.

Das ist nur eine kleine Sammlung von Aufgaben, die Tabellenkalkulationen nicht können. Es geht aber nicht nur darum, was diese nicht können, es geht auch darum, wo Sie Projektabläufe behindern und sogar gefährden. Projekte bzw. Projektplanung beinhalten eine riesige Ansammlung von Daten, die flexibel angepasst werden müssen. Die pure Anzahl von Arbeitsblättern und Arbeitsmappen, die in einer Excel Tabelle angelegt werden müssen, um ein Projekt zu dokumentieren, ist beeindruckend, aber letztlich auch ein großer Datenfriedhof. Irgendwo gehen auf diese Weise immer Daten verloren. Die Fehleranfälligkeit ist enorm hoch, einmal in der Zeile verrutscht und es geht wertvolle Zeit verloren, um den Fehler zu finden.

Dies hat auch damit zu tun, dass bei allen Nutzern die gleiche Vorkenntnis zur Nutzung vorausgesetzt wird. Dies ist meist nicht der Fall. Als Kollaborationstool sind Tabellen nutzlos, die Zuordnung von Berechtigungen ist nicht möglich. Die Excel-Fachleute werden hier wahrscheinlich widersprechen. Gut organisierte Prozesse und vordefinierte Datenblätter lassen Fehler vermeiden. Letztlich sind Fehler aber menschlich. Grundsätzlich legt ein sauberes Arbeiten mit Excel Tabellen voraus, dass alle Projektbeteiligten sich jederzeit und sehr diszipliniert an die vorgegebenen Prozesse halten und sich fachlich bei der Benutzung von Tabellenkalkulationen auf demselben Wissensstand bewegen. Aber selbst dann besteht ein erhöhtes Restrisiko, das sich Fehler einschleichen.

Warum hält das Projektmanagement an Excel fest?

Eingangs hatten wir schon erwähnt, dass zu einer der beliebtesten Antwort für das Festhalten an Excel Tabellen gehört: Das haben wir schon immer so gemacht! Das mag für viele Leser als Statement übertrieben klingen, aber diese Phrase überlebt in fast jedem Unternehmen und taucht meist dort auf, wo Menschen über einen längeren Zeitraum fest zusammenarbeiten. Ein schleichender Prozess, der sich nur langwierig wieder auflösen lässt.

Das nicht nach Alternativen gesucht wird, hat nichts damit zu tun, dass diese nicht bekannt sind. Den meisten im Projektgeschäft tätigen Menschen ist bewusst, dass es eine Masse an Projektmanagementtools gibt. Nur welches wählen?

Das Angebot ist vielfältig und es ist nicht immer klar, welches die beste Wahl für den eigenen Anwendungsfall darstellt. Der Zeitmangel spielt ebenso eine große Rolle. Die Einführung eines neuen Tools geschieht nicht über Nacht. Viele Unternehmen scheuen den Aufwand, die nötigen Recherchen, Analysen und schlussendlich die Einführung durchzuführen. Wenn die Quartalszahlen stimmen, stellt sich auch die Frage, warum ein neues Tool eingeführt werden soll. Der Druck und die Zeit, die bei der Handhabung mit Tabellen verloren geht, wird außer Acht gelassen. Fehler und Probleme, die immer wieder auftauchen, werden in Kauf genommen.

5 Tipps für die erfolgreiche Implementierung einer Projektmanagementsoftware

Sollte sich ein Unternehmen irgendwann doch für die Einführung einer neuen Projektmanagementsoftware entscheiden, wird das nicht bei allen Mitarbeitern Begeisterungsstürme hervorrufen. Wir möchten Ihnen ein paar Tipps mit auf dem Weg geben, damit eine erfolgreiche Implementierung funktioniert.

1. Bereiten Sie Ihr Team auf die Einführung der neuen Software vor

Geben Sie Ihren Teams Zeit. Die Mitarbeiter brauchen Zeit, um sich mit dem Gedanken vertraut zu machen, dass da nun etwas Neues kommt. Setzen Sie mehrere Meetings in kleinen Gruppen an und diskutieren Sie mit Ihren Mitarbeitern. Gehen Sie auf Bedenken ein und versichern Sie den Teams, dass alles für einen sanften Übergang vorbereitet wird. Stellen sie die Vorzüge heraus und vergleichen Sie das alte und das neue System miteinander. Organisieren Sie fortlaufende Anschlussbesprechungen, um über den Implementierungsprozess auf dem Laufenden zu bleiben. Und seien Sie offen und ehrlich über den wahrscheinlich größeren Arbeitsaufwand, der auf die Teams zukommt, bis alles funktioniert. Das Team muss zu jederzeit die Gewissheit haben, dass es in Prozesse eingebunden ist und die volle Unterstützung erhält.

2. Holen Sie das Lead Management mit ins Boot

Auch für die Führungskräfte bedeutet die Neu-Einführung mehr Arbeit. Die Organisation von zusätzlichen Meetings und das zur Verfügung stellen von Lehr-Materialien ist ein erhöhter Aufwand. Das Lead-Managementteam benötigt hier ebenfalls Unterstützung. Daher ist es von Anfang an wichtig, Kollegen aus dem Management mit dieser Aufgabe zu betrauen, die von dem Umstellungsprozess überzeugt sind und gerne daran beteiligt wären. Mit dieser zusätzlichen Motivations-Power geht dem Prozess nicht die Luft aus. Sie sollten alle leitenden Angestellten bitten, ihre persönlichen Vorbehalte mit einzubringen und diese auch offen mit den Teams zu besprechen, aber immer unter dem Vorsatz, eine Lösung zu finden. Diese Lösungsvorschläge bilden die Basis für einen reibungslosen Übergang. Von der Management- bis zur Team-Ebene wird jeder mit eingebunden. Keiner bekommt so das Gefühl, das letztlich nur „von oben“ etwas aufgedrückt wurde. Die Software-Implementierung ist ein Gemeinschaftsprojekt

3. Testen Sie mit Ihrem Team an der Realität

Die Einführung einer neuen Software ist mit einer Investition verbunden, nicht nur langfristig. Die Anschaffungskosten spielen eine entscheidende Rolle und die Entscheidung für ein bestimmtes Tool muss gut überlegt sein.

Wählen Sie zu Beginn ein paar Tester aus dem Team. Eine Auswahl vom zwei bis fünf Projektmanagement Tools kann an Kurz- und Langzeitprojekten getestet werden. Die Kollegen können sich so bereits mit einer Software vertraut machen und sind nachher ein Wissenspool für die Kollegen. Alle Pro und Contra Punkte sollten gesammelt werden und in den Entscheidungsprozess mit einfließen.

4. Zeigen Sie Verständnis

Die meisten Menschen mögen keine Veränderungen. Menschen sind Gewohnheitstiere und ein neues PM-Tool stellt erst einmal alle Gewohnheiten auf den Kopf. Arbeitsabläufe und unterschiedliche Stile müssen angepasst oder komplett neu überdacht werden. Das stellt den ein oder anderen Kollegen vor eine Herausforderung. In dieser Situation ist Kommunikation und Verständnis alles. Den Kollegen sollte mitgeteilt werden, was sich das Management von der Software erhofft, welche Ziele damit erreicht werden sollen und wo die Vorteile liegen. Anhand von Beispielen aus dem direkten Arbeitsalltag lässt sich leichter erklären, wie diese mit einer neuen Anwendung bewältigt werden können. Einzelgespräche können helfen, die persönlichen Painpoints zu erfahren und auszuräumen.

5. Kleine Schritte für den einen großen Schritt

Eine Neueinführung sollte in so vielen kleinen Schritten wie möglich erfolgen. Teilen Sie dem Team die Zeitplanung für die Einführung mit oder besser gesagt, informieren Sie es generell über jeden Schritt Ihrer Planung. Der Zeitpunkt für die Einführung sollte immer zum Abschluss eines Projektes erfolgen und nicht mittendrin. Alles andere generiert nur unnötigen Stress und Ablenkung. Falls möglich, ist es sinnvoll, bei einem weniger komplizierten Projekt mit der Einführung zu beginnen oder bei einem mit keiner eng gesteckten Fristsetzung. Als Anker sollte dem Team sowohl das alte und das neue System zur Verfügung stehen mit der Option, jederzeit Unterstützung bei der Benutzung des neuen Tools anzufragen. Und natürlich sollte jeder Kollege ein umfassendes fortlaufendes Training erhalten.

Wenn Sie alle diese Punkte beachten, sollte einer erfolgreichen Einführung einer neuen Projektmanagementsoftware nichts mehr im Wege stehen. Behalten sie den Datentransfer und ihre Kostenkalkulation für den Umstieg im Auge, damit es hier nicht noch zu bösen Überraschungen kommt. Der komplette Prozess ist definitiv mit Kosten und einem Zeitaufwand verbunden, aber die Umstellung von Excel auf ein professionelles Projektmanagement Tool lohnt sich in vielfacher Hinsicht und wird sich auszahlen.