How to Simplify your Project Business through Digitization

Wie Sie Ihr Projektgeschäft durch Digitalisierung vereinfachen

Holger Lörz

Are you tired of having to constantly transfer your data into all of your programs, only to not get the results you were hoping for? You can't see the forest for the trees and would like to have a better overview of your portfolio and plan your projects quickly, agilely and with attention to detail? Then this blog post is just the thing for you!  

 

Tedious planning and transferring of project plans need to be put to an end! Stop wasting your time and resources. We will show you how to take your project business to the next level through digitalization, with the help of intelligent feedback processes, feedback loops, professional file systems and more. Find out how to increase your transparency and collaboration through successful digitization, as well as how to get employees to actively participate in your company's digitization process.

 

It's high time to say goodbye to manual planning! Digitized processes save you time and money.  

In the past, elaborate projects were planned and constantly rescheduled using software tools, but usually the plans didn't match reality. Today you only need to implement intelligent feedback processes to view the latest - and most importantly, accurate - version of the project plan at any time. Intelligent feedback loops and handling of early warning indicators, as well as complete transparency of all actions, decisions about risks, resources and quality issues, help intelligent software to master the project business even without professional planners. 

 

Improve your transparency and collaboration    

Until now, inefficient data exchange in projects may have driven up costs. An absence of clearly established processes that transcend departmental and corporate boundaries, and differing interfaces between external suppliers and internal departments that result in different document versions enormously reduces the quality and profitability of customer orders. In the digital age, qualified file systems on platforms therefore ensure that only links of the original document are exchanged - uploading drawings and documents, which used to lead to version incompatibilities, is a thing of the past with modern software tools.   

In mechanical engineering, the digital value chain is the key to seamless data management from the initial contact with the customer to the end of the life cycle of the machine or plant: everyone works with the same data, in real time. In this way, the customer order can be processed efficiently. Thus, seamless data management contributes to cost savings and ultimately to company profits.  

 

In summary, the following success factors should be emphasized 

Harmonious cooperation between all project participants across departmental and company boundaries is imperative, with a need for particular focus to be placed on handovers from one area of responsibility to another. And wherever possible, individual responsibilities should be replaced in favor of self-controlling team responsibilities.  Only the latest status counts. No matter whether it's a data model, a decision, or a change in quality requirements. It is crucial to have a consistent level of information for all project participants. 

 

A clear and unambiguous traceability of all decisions, documents and data that must be available in digital form. This is crucial so that we can learn from older projects - cause and effect chains help to identify in which situations decisions were made and how projects developed. Should complaints or conflicts arise from customers, suppliers or project team members, these can then be identified and resolved in the shortest possible time, which in turn leads to improved collaboration. 

 

The "chicken and egg" problem in digitizing and how you overcome it 

Again and again the question comes up: "Should I first regulate my collaboration and my processes and the value creation process or should I immediately introduce a software that forces all project participants to improve the way they work together?”  

 

In the 1990s, we recall lengthy ERP implementations at some companies, some of which cost twice as much and took twice as long. The companies wanted to do everything at once, adapt processes to the software and at the same time use "best practice" and the standard tools of the software. Total flexibility was to become a uniform standard.  

 

How can we do better today?   

From more than 20 transformation projects, I can say that a mix, which should be well considered, is still the best. Whereby there is a clear order. First the process, then the software. However, not sequentially, but after a certain time the software helps to accelerate the new processes. For example:  

1) I put my processes to the test, go greenfield and paint my ideal... and get as many project stakeholders as possible behind the new "process culture."  

2) Reach those who don't want to participate by providing the complete transparency of the process that only software can provide. This means that misbehavior or deviations from the standard are immediately apparent to all, and peer pressure leads to all then getting used to the new process over a period of time.   

 

Conclusion:  

If you digitize your processes, expect the following benefits:  

  • Clear project plans that do not differ from reality.   
  • Everyone can see who is working on what from everywhere   
  • A lot of time and money can be saved that would otherwise have gone into planning and transferring project plans   
  • The collaboration of your team increases    
  • Your workflows (and, those of your colleagues) are more transparent 

 

The beauty of successful transformation projects is that after six months, no one wants to work the way they used to. So take heart and start digitizing your projects today. You'll be surprised how positively digitization will affect your orders, resources, employees and working atmosphere.


Sie sind es leid, Ihre Daten ständig in alle Ihre Programme übertragen zu müssen, nur um dann keine Resultate zu erzielen? Sie sehen vor lauter Bäume den Wald nicht mehr und möchten wieder mehr Überblick über Ihr Portfolio haben und Ihre Projekte schnell, agil und detailgetreu planen? Dann ist dieser Blogpost genau das Richtige für Sie! 

 

Mühsames Planen und Übertragen von Projektplänen war gestern! Verschwenden Sie nicht länger Ihre Zeit und Ressourcen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch Digitalisierung mithilfe von intelligenten Rückmeldeprozessen, Feedback-Loops, Profi-Filesystemen etc. ihr Projektgeschäft aufs nächste Level bringen können und durch die erfolgreiche Digitalisierung Ihre Transparenz und Zusammenarbeit steigern. Erfahren Sie außerdem, wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bringen, aktiv am Digitalisierungsprozess Ihrer Firma teilzunehmen. 

 

Es ist höchste Zeit, sich von manueller Planung zu verabschieden! Durch digitalisierte Prozesse sparen Sie Zeit und Geld! 

Während früher aufwendige Projekte in Softwaretools geplant und ständig umgeplant wurden und in der Regel die Pläne niemals mit der Realität übereingestimmt haben, braucht man heute nur seine Projekte mit intelligenten Rückmeldeprozessen steuern, um jederzeit die neueste Version des Projektplans überblicken zu können, der keinen Unterschied mehr von der Realität aufweist. Intelligente Feedback-Loops, der Umgang mit Frühwarnindikatoren sowie eine komplette Transparenz aller Aktionen, Entscheidungen über Risiken, Ressourcen und Qualitätsthemen helfen intelligenter Software dabei, das Projektgeschäft auch ganz ohne Profiplaner zu bewerkstelligen. 

 

Verbessern Sie Ihre Transparenz und Zusammenarbeit  

Bisher treibt der ineffiziente Datenaustausch bei Projekten die Kosten nach oben. Fehlen sauber aufgesetzte Prozesse, die über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinausgehen und kommt es bei den Schnittstellen zwischen externen Lieferanten und internen Abteilungen zu unterschiedlichen Dokumentenversionen, reduziert das die Qualität und Profitabilität von Kundenaufträgen enorm. Im digitalen Zeitalter sorgen daher qualifizierte File Systeme auf Plattformen dazu, dass nur noch Links des Originaldokuments ausgetauscht werden – das Hochladen von Zeichnungen und Dokumenten, das früher zu Versionsinkompatibilitäten geführt hat, gehört in modernen Softwaretools der Vergangenheit an.  

 

Im Maschinenbau ist die digitale Wertschöpfungskette der Schlüssel für ein lückenloses Datenmanagement vom Erstkontakt mit dem Kunden bis zum Ende des Lebenszyklus der Maschine oder Anlage: Alle arbeiten mit den gleichen Daten, und zwar in Echtzeit. Auf diese Weise kann der Kundenauftrag effizient abgewickelt werden. Somit trägt ein lückenloses Datenmanagement zu Kosteneinsparungen und letztendlich zum Unternehmensgewinn bei. 

 

Dabei sind zusammenfassend folgende Erfolgsfaktoren hervorzuheben

Eine harmonische Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg – insbesondere bei den Übergaben von einem in den anderen Verantwortungsbereich darf der Fokus gelegt werden. Und wo immer möglich, sollten Einzelverantwortungen zugunsten von selbststeuernden Teamverantwortungen ersetzt werden.  

 

Nur der neueste Stand zählt. Egal ob Datenmodell, Entscheidung oder Änderung der Qualitätsanforderungen. Entscheidend ist, dass wir einen konsistenten Informationsstand für alle Projektbeteiligten haben. 

 

Eine klare und eindeutige Rückverfolgbarkeit aller Entscheidungen, Dokumente und Daten, die in digitaler Form vorliegen müssen. Dies ist entscheidend, damit wir von älteren Projekten lernen können – Ursache und Wirkungsketten helfen dabei, zu erkennen, in welchen Situationen wie entschieden wurde und wie sich ein Projekt entwickelt hat. Sollten Reklamationen oder Konflikte von Kunden, Lieferanten oder Projektteammitarbeitern auftreten, können diese dann in kürzester Zeit erkannt und aufgelöst werden, was wiederum zu einer verbesserten Zusammenarbeit führt. 

 

Das “Henne und Ei Problem” bei der Digitalisierung und wie Sie es überwinden 

Immer wieder taucht die Frage auf: “Soll ich zuerst meine Zusammenarbeit und meine Prozesse und den Wertschöpfungsprozess regeln oder gleich eine Software einführen, die alle Projektbeteiligten dazu zwingt, anders und besser zusammenzuarbeiten”. 

In den 90er-Jahren erinnern wir uns bei einigen Firmen an langwierige ERP-Einführungen, die teilweise das Doppelte gekostet haben und auch doppelt so lang gedauert haben. Die Firmen wollten alles auf einmal machen, Prozesse an die Software anpassen und gleichzeitig „Best Practice“ und die Standardtools der Software nutzen. Totale Flexibilität sollte ein einheitlicher Standard werden. 

 

Wie können wir es heute besser machen?  

Aus mehr als 20 Transformationsprojekten kann ich sagen, dass ein Mix, der gut überlegt sein soll, nach wie vor das Beste ist. Wobei es eine klare Reihenfolge gibt. Zuerst der Prozess, dann die Software. Allerdings nicht sequenziell, sondern nach einer gewissen Zeit hilft die Software, die neuen Prozesse zu beschleunigen. Zum Beispiel so: 

1) Ich stelle meine Prozesse auf den Prüfstand, geh auf die grüne Wiese und male mein Ideal auf… und bringe so viel Projektbeteiligte wie möglich hinter die neue „Prozesskultur.“ 

2) Diejenigen, die nicht mitmachen wollen, erreicht man über die komplette Transparenz des Prozesses, die nur eine Software darstellen kann. Das heißt: Fehlverhalten oder Abweichungen vom Standard sind sofort für alle ersichtlich und der Gruppendruck führt dazu, dass sich alle über einen gewissen Zeitraum dann an den neuen Prozess gewöhnen.  

 

Fazit: 

Wenn Sie Ihre Prozesse digitalisieren, erwarten Sie folgende Vorteile: 

  • Übersichtliche Projektpläne, die sich nicht von der Realität unterscheiden 
  • Jeder kann von überall einsehen, wer gerade an was arbeitet 
  • Es kann viel Zeit und Geld gespart werden, was sonst in die Planung und Übertragung von Projektplänen geflossen wäre 
  • Die Zusammenarbeit Ihres Teams wird gesteigert  
  • Ihre Arbeitsabläufe (und, die Ihrer Kollegen) sind transparenter und schneller 

 

Das Schöne an gelungenen Transformationsprojekten ist, dass nach einem halben Jahr niemand mehr so arbeiten möchte wie früher. Trauen Sie sich also und beginnen Sie noch heute mit der Digitalisierung Ihrer Projekte. Sie werden überrascht sein, wie positiv sich die Digitalisierung auf Ihre Aufträge, Ressourcen, Mitarbeiter und das Arbeitsklima auswirken wird.


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