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How to Implement PMO for Your Company 

Lea Schweizer

The term PMO stands for Project Management Office and plays a major role mainly in companies that must manage a series of projects at once and require filtering resources from many different areas. It refers to a group within a company that sets and monitors standards for project management across the organization. It supports project managers, accelerates the process and enables more efficient exchange about project progress. Customer satisfaction is recognized as the most essential consideration.  

Undoubtedly, every company can benefit from the application of a PMO. Below you will learn how to implement a PMO that will help you to:  

  • Develop an infallible dynamic
  • Keep track of all projects 
  • Get projects back on track 
  • Make more efficient decisions within a process  
  • Manage tasks successfully  
  • How you can benefit from setting up a PMO  

 

 

 

 

First, it's important to be clear about the benefits PMO brings to the table for you and your organization. Studies prove that PMO can help you keep track of projects, resources and tasks, simplify the work process for project managers and teams, increase throughput, prevent failure and improve efficiency. In addition, metrics such as schedule, costs incurred and budget can be easily measured and tracked, and you can learn from your old projects as you can always refer back to the measured data.   

  

How to use PMO     

First, it is important to be able to assess in which areas PMO can support you. To do this, you should consider which processes are running well in your company and in which areas you need support. This methodology is most effective if you take a quiet minute to note down the successes and failures of your company and think back to the respective work process for this purpose. For example, if you conclude that the completion of a particular project phase happened before the handover date, write down how your team made it happen. The results of your successful project phases now serve as inspiration for the failed phases. In this way, you slowly approach your personal goals and manage to develop a strategy to better exploit your successes and prevent failures with the help of the PMO. In order to benefit as much as possible from the possibilities of the PMO, it is also worthwhile to offer targeted training and workshops for your employees.   

 

How to convince your employees to use PMO

Change is often met with resistance, even more so when it involves the daily use of a tool that your entire organization will have to get used to. Many people don't like new software because the new technology scares them, or causes incomprehension because they don't know the reasons for the change, or the goals associated with it. Therefore, it is important to provide workshops and training for your employees so that they can slowly relate to the new system and talk about their fears. It is also advisable to turn your list into a spreadsheet and show it to your employees for inspiration. This way, your goals are more tangible and your employees will know which clues you can address in training sessions to work towards them.  

How to choose the right PMO tool  

There is now a sea of vendors when it comes to project management tools. This may sound beneficial at first, after all, you have hundreds of ways to plan your projects and can pick a software that has the perfect solution for your company's needs. But the different options can also make it difficult for you to keep track of everything. That's why we have listed the most important aspects for you.

Your software should:

  • Have project, task, and resource management  
  • Work with project plans 
  • Allow you to write down your tasks and share them with your collaborators  
  • Provide videos and tutorials for you to use (e.g., on YouTube, the website, etc.)  
  • Provide specialists to help you with the transfer  
  • Be cloud-based  
  • Be easy to install 
  • Have a focus on protecting your data

How to set up the PMO successfully

Once you have convinced your employees, it's time to implement the PMO. You should keep in mind that setting up the PMO alone should be considered another project. After all, there is a lot to do and in order to ensure a smooth work process, it pays off in the long run to train yourself and your employees accordingly. The first step for this process is to create a plan. Take note of any clues you've jotted down and discuss with your project managers what your goals are for what time period. Think less in terms of details and more in terms of a few milestones you're setting for the next few months. Using the PMO's can also be one of these goals. Get help from your vendor for this, in most cases they will offer you their services for free.

Schedule several appointments, workshops and training sessions together on PMO and take the time to answer any important questions about the topic. Provide a learning curve for your employees, collect all important documents, videos, field reports, tutorials and create a new folder for your system so that everyone has access to the sources anytime and anywhere. Many questions are known to come up after the training sessions, when your employees are already in the trial or application phase. If they can then access a folder of information at any time, everyone has the opportunity to revisit the material on their own and it doesn't require any more meetings to do so.  

 

 


PMO steht für "Project Management Office" und nimmt in gut organisierten Unternehmen eine äußerst wichtige Rolle ein. Entscheidend ist PMO besonders in jenen Unternehmen, die viele Projekte auf einmal steuern müssen und Ressourcen aus vielen unterschiedlichen Bereichen filtern. Das PMO unterstützt Projektleiter, beschleunigt den Prozess, ermöglicht einen effizienten Austausch über Projektfortschritte und unterstützt dabei, den Überblick über Metriken wie Return on Investment zu behalten und somit zu ermitteln, ob und wie erfolgreich Ihr Projekt im Vergleich zu anderen Firmen mit ähnlicher Tätigkeit ist. All diese Tätigkeiten werden mit einem klaren Fokus auf die Kundenzufriedenheit ausgeführt. 

 

Zweifellos kann jede Firma von der Anwendung des PMO’s profitieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein PMO implementieren, das Ihnen dabei hilft: 

  • eine unfehlbare Dynamik zu entwickeln 
  • den Überblick über alle Projekte zu behalten 
  • Projekte wieder zum Laufen zu bringen 
  • effizientere Entscheidungen innerhalb eines Ablaufs zu treffen 
  • erfolgreiches Aufgabenmanagement zu betreiben 

 

So können Sie von der Einrichtung eines PMO’s profitieren 

Als Erstes ist es wichtig, sich im Klaren darüber zu sein, welche Vorteile das PMO für Sie und Ihr Unternehmen bietet. Eine Studie von TPG (The Project Group - Die Experten für Prozesse und Lösungen im Projektmanagement) belegt, dass ein PMO Sie dabei unterstützen kann, den Überblick über Projekte, Ressourcen und Aufgaben zu behalten, den Arbeitsprozess für Projektleiter und Teams zu vereinfachen, den Durchsatz zu erhöhen, Misserfolge zu verhindern und die Effizienz zu verbessern. Den vollständigen Bericht mit allen Vor- und Nachteilen von PMO können Sie sich hier anschauen https://www.theprojectgroup.com/de/pmo-studie

 

Ein weiterer Vorteil, den PMO mit sich bringt ist das Erstellen und Verwalten der messbaren Projektmetriken wie Zeitpläne, anfallende Kosten und Budgets, durch die der Projektstatus leicht mitverfolgt werden kann und die als Grundlage für zukünftige Projekte dienen können. 

Wie Sie ein PMO einsetzen    

Zunächst ist es wichtig, einschätzen zu können, in welchen Bereichen ein PMO für Sie von Vorteil sein kann. Dafür sollten Sie überlegen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen gut laufen und in welchen Bereichen Sie Unterstützung benötigen. Am besten nehmen Sie sich eine ruhige Minute, um die Erfolge und Misserfolge Ihrer Firma zu notieren, indem Sie an den jeweiligen Arbeitsprozess zurückdenken. Wenn z.B. eine bestimmte Projektphase vor dem Übergabedatum beendet wurde, schreiben Sie sich auf, wie Ihr Team dies ermöglicht hat. Die Ergebnisse Ihrer geglückten Projektphasen dienen nun als Inspiration für die missglückten Phasen. So nähern Sie sich langsam Ihren persönlichen Zielen an und schaffen es, eine Strategie zu entwickeln, um mithilfe des PMO’s Ihre Erfolge noch besser auszuschöpfen und Misserfolge zu verhindern. Um so gut wie möglich von dem PMO zu profitieren, lohnt es sich, gezielt Schulungen und Workshops für Ihre Mitarbeiter anzubieten.  

 

So können Sie Ihre Mitarbeiter von PMO überzeugen 

Oftmals stößt Veränderung auf Widerstand erst recht, wenn es sich dabei um den täglichen Gebrauch eines Tools handelt, an das sich Ihr ganzes Unternehmen gewöhnen muss. Viele Menschen mögen neue Software nicht, da ihnen die neue Technik Angst macht oder Unverständnis hervorruft. Häufig hängt dies damit zusammen, dass sie die Gründe für den Wechsel bzw. die damit verbundenen Ziele nicht kennen. Deshalb ist es wichtig, Workshops und Schulungen für Ihre Mitarbeiter bereitzustellen, sodass sie langsam Bezug zum neuen System aufbauen können und über ihre Befürchtungen sprechen können. Wenn Sie sich gemäß unseres ersten Tipps eine Liste gemacht haben, lohnt es sich, diese Ihren Mitarbeitern als Inspiration zu zeigen. So sind Ihre Ziele greifbarer und Ihre Mitarbeiter erfahren, welche Anhaltspunkte Sie in Schulungen ansprechen können, um auf diese hinzuarbeiten. 

 

So wählen Sie das richtige PMO Tool aus 

Mittlerweile gibt es ein Meer an Anbietern, was Projektmanagement Tools angeht. Das mag erst mal vorteilhaft klingen, schließlich haben Sie Hunderte von Möglichkeiten, Ihre Projekte zu planen und können sich eine Software aussuchen, die die perfekte Lösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens hat. Doch die verschiedenen Möglichkeiten können es Ihnen auch erschweren, den Überblick zu wahren. Deshalb haben wir die hauptausschlaggebenden Aspekte einmal für Sie aufgelistet:  

Ihre Software sollte:  

  • über Projekt-, Aufgaben- und Ressourcenmanagement verfügen 
  • mit Projektplänen arbeiten 
  • Ihnen ermöglichen, Ihre Aufgaben zu notieren und mit Ihren Mitarbeitern zu teilen 
  • Videos und Tutorials zur Nutzung bereitstellen (z.B. auf YouTube, der Website, etc.) 
  • Spezialisten bereitstellen, die Ihnen den Transfer erleichtern 
  • bestenfalls cloud-basiert sein oder leicht zu installieren sein 
  • einen Fokus auf den Schutz Ihrer Daten legen 

 

So richten Sie das PMO erfolgreich ein 

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter überzeugt haben, geht es nun ans Implementieren des PMO. Dabei sollten Sie bedenken, dass alleine dessen Einrichtung als weiteres Projekt angesehen werden kann. Im ersten Schritt erstellen Sie einen Plan. Beachten Sie alle Anhaltspunkte und Ziele, die Sie sich notiert haben und besprechen Sie mit Ihren Projektmanagern, wann Sie welche erreichen möchten. Denken Sie dabei weniger an Details und vielmehr an ein paar wenige Meilensteine, die Sie sich für die nächsten Monate vornehmen. Auch die Einrichtung des PMO kann eines diese Ziele sein. Holen Sie sich hierfür Hilfe von Ihrem Anbieter, er wird Ihnen in den meisten Fällen kostenlos seine Dienste anbieten. Planen Sie gemeinsam mehrere Termine, Workshops und Schulungen zum Thema PMO und nehmen Sie sich die Zeit, alle wichtigen Fragen zu beantworten. Stellen Sie eine Lernkurve für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung, sammeln Sie alle wichtigen Dokumente, Videos, Erfahrungsberichte, Tutorials und stellen Sie das Schulungsmaterial zentral zur Verfügung, damit Ihre Mitarbeiter jederzeit auf eine Art Helpcenter zurückgreifen können. Viele Fragen kommen bekanntlich erst nach den Schulungen auf, wenn Ihre Mitarbeiter schon in der Ausprobier- bzw. Anwendungsphase sind. Wenn sie dann jederzeit auf einen Ordner mit Informationen zurückgreifen können, hat jeder die Möglichkeit, sich das Material noch einmal selbst vorzunehmen und es erfordert keine weiteren Meetings.