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Part 11 of our Expert Series with Holger Lörz

How to Gain Effective Insights from Past Projects 

Holger Lörz

It’s often held that, in order to execute projects successfully, it is crucial to have experienced project managers and partners on board. The thinking behind this is that, since they have carried out similar projects in the past, they have the expertise to make things work. If project experts are unavailable, however, things tend to become quite tricky. If, moreover, participants drop in and out over the course of a longer project, the situation becomes even more difficult to manage. 

In my experience, project management companies often do not hit their targets because of a failure to draw on insights from similar projects in the past. The reasons for this can vary; perhaps no one thinks to mention valuable insights in a critical meeting, or the project participants aren’t sure where the data is stored. Almost always, however, the result of this lack of insight has a deleterious effect on the project down the line. 

 

 

Given these considerations, it is no wonder that organisations will look to make optimal and consistent use of experienced project managers. The issue with this approach, however, is that these good, experienced individuals tend to progress quickly upwards within the company hierarchy or within their chosen career path. Quickly, these talented and experienced individuals gain recognition for their work, disappear, and resurface in higher management positions. The effect of this is a constant need to attract new project managers. Indeed, according to a recent article by the Project Management Institute (PMI), 2.2 million new project management roles are set to be created every year until 2027. 

With this in mind, how can those of us working in project management react if experienced individuals become unavailable for recurring projects? Moreover, what’s the best way to approach a new set of projects in a field in which no one has any experience at all? 

Naturally, you will occasionally encounter projects that need to be conceived from the ground up; however, these are the absolute exceptions. For the most part, you’ll be dealing with projects that have been carried out in comparable forms – i.e., with the same basic structures and similar scenarios – in one place or another at some point before. There are many ways in which project participants can learn from one another, so long as they know of each other in the first place. 

 

When it comes to gaining insights from past projects, there are a few significant hurdles to overcome. Firstly, suppliers, customers and partners all work with different systems, making it highly time-consuming to integrate them into project management, software, reporting and other processes. Indeed, even within organisations themselves, different departments work with distinct software systems and store their data in different ways. Secondly, storage systems are often highly varied: in some cases, data from past projects is overwritten or even deleted. Furthermore, since data from past projects is typically not stored in the same location as current data, it can be tricky for the project team to gain meaningful insights by collating previous project data. 

The solution to this is to ensure that decisions are made quickly and in a holistic fashion. To these ends, each project must be weighed up based on four key elements and taking into account the project risks. These four elements are: 

  • Adherence to deadlines
  • Quality and scope
  • Budget and resources
  • Manner of cooperation

In order to ensure a quick consensus can be achieved across all stakeholders, everyone must have access to the same at-a-glance snapshot of project status at all times. It is also important, though, that the stakeholders see only the data relevant to their particular decision. 

 

 

Given the necessity for fast, informed decision-making in project management organisations, it is all the more important for information to be neatly structured and clearly presented – his means factoring in possible points of confusion, such as language barriers, cultural norms and deviating standards. An excellent way to enhance global cooperation, therefore, is the use of virtual collaboration rooms. Inside such a room, a 3D model representing the project is assembled on a tabletop, thus ensuring that all areas of the project are rendered clear and tangible for all the virtual participants. 

To address the difficulty of using separate platforms, project management organisations are increasingly moving towards using cloud platforms to store project data. In the past, the idea of storing sensitive business data on a platform may have seemed an outlandish idea; this, however, is quickly becoming the standard. The benefit of cloud platforms is their ability to facilitate cooperation. Access to cloud data is easy to administer, thus affording a great number of opportunities to share knowledge across the organisation and make it more valuable overall. 

 

Naturally, the increasing role of AI also entails a number of exciting possibilities for learning from past projects. In fact, Gartner estimates that, by 2030, 80% of routine work – that is to say, the majority of working hours currently expended on project management – will be eliminated by cooperation between people and intelligent machines. Needless to say, the use of AI is not without its risks; results differ, for instance, depending on who is interpreting the project plan and what their specific interests are. Oftentimes, different individuals’ priorities may even be pitched against each other by the AI system. For project managers looking for innovative solutions to age-old problems, however, the benefits of AI, as well as cloud platforms and project management software, are clear: utilizing these tools effectively serves to significantly increase the speed of decision-making, as well as presenting all relevant parties with all the facts in a clear, concise manner. 

To conclude then, in order to gain meaningful insights from past projects, it is certainly advisable to find a project platform that is suitable for your industry and has been used for projects similar to yours. By adopting such a platform, you can ensure full transparency to all stakeholders and a transparent, collaborative relationship between departments. When such a change takes place, the benefits are considerable. 


Es wird oft behauptet, dass es für die erfolgreiche Durchführung von Projekten entscheidend ist, erfahrene Projektmanagerinnen und Partner an Bord zu haben. Dahinter steckt der Gedanke, dass sie durch die Erfahrung, die sie von ähnlichen Projekten mitbringen über das nötige Fachwissen verfügen, die aktuellen Projekte ebenfalls zum Laufen zu bringen. Sobald jedoch keine Projektexpertinnen zur Verfügung stehen, wird es meist schwierig. Wenn dann im Laufe eines längeren Projekts noch Projektmitarbeiter hinzukommen oder wieder abspringen, wird die Situation noch unübersichtlicher und schlechter zu handhaben.  

Meiner Erfahrung nach erreichen Projektmanagement-Unternehmen ihre Ziele oft nicht, weil sie es versäumen, Erkenntnisse aus ähnlichen Projekten in der Vergangenheit zu nutzen. Die Gründe dafür können unterschiedlich sein; vielleicht denkt niemand daran, wertvolle Erkenntnisse in einer kritischen Besprechung zu erwähnen, oder die Projektbeteiligten wissen nicht, wo die Daten gespeichert sind. Fast immer jedoch wirkt sich das Fehlen von Erkenntnissen nachteilig auf das Projekt aus.  

 

 

Angesichts dieser Überlegungen ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen versuchen, erfahrene Projektmanagerinnen optimal und konsequent einzusetzen. Das Problem bei diesem Ansatz ist jedoch, dass diese Erfahrungsträger dazu neigen, innerhalb der Unternehmenshierarchie oder in ihrer gewählten Laufbahn schnell aufzusteigen. Schnell erhalten sie Anerkennung für ihre Arbeit, verschwinden und tauchen in höheren Managementpositionen wieder auf. Dies hat zur Folge, dass ständig neue Projektmanagerinnen gesucht werden müssen. Einem kürzlich erschienenen Artikel des Project Management Institute (PMI) zufolge werden bis 2027 jedes Jahr 2,2 Millionen neue Stellen im Projektmanagement geschaffen.  

Wie können Unternehmen in ihrem Projektmanagement darauf reagieren, wenn erfahrene Mitarbeitende für wiederkehrende Projekte nicht mehr zur Verfügung stehen? Und wie geht man am besten an neue Projekte in einem Bereich heran, in dem man noch gar keine Erfahrung hat?  

 Natürlich werden Sie gelegentlich auf Projekte stoßen, die von Grund auf neu konzipiert werden müssen, aber das sind häufig die absoluten Ausnahmen. Meistens werden Sie es mit Projekten zu tun haben, die in vergleichbarer Form - also mit den gleichen Grundstrukturen und ähnlichen Szenarien - schon einmal an der einen oder anderen Stelle durchgeführt wurden. Es gibt viele Möglichkeiten, wie die Projektbeteiligten voneinander lernen können, sofern sie überhaupt voneinander wissen.  

 

 

 Wenn es darum geht, Erkenntnisse aus vergangenen Projekten zu gewinnen, gibt es einige erhebliche Hürden zu überwinden. Erstens arbeiten Lieferanten, Kunden und Partner mit unterschiedlichen Systemen, so dass es sehr zeitaufwändig ist, sie in Projektmanagement, Software, Berichterstattung und andere Prozesse zu integrieren. Sogar innerhalb der Unternehmen selbst arbeiten verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Softwaresystemen und speichern ihre Daten auf unterschiedliche Weise. Zweitens sind die Speichersysteme oft sehr unterschiedlich: In einigen Fällen werden Daten aus vergangenen Projekten überschrieben oder sogar gelöscht. Da die Daten vergangener Projekte in der Regel nicht am selben Ort gespeichert werden wie die aktuellen Daten, kann es für das Projektteam schwierig sein, durch die Zusammenstellung früherer Projektdaten aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen.  

Die Lösung für dieses Problem besteht darin, sicherzustellen, dass Entscheidungen schnell und auf ganzheitliche Weise getroffen werden. Zu diesem Zweck muss jedes Projekt anhand von vier Schlüsselelementen und unter Berücksichtigung der Projektrisiken abgewogen werden. Diese vier Elemente sind:  

  • Einhaltung der Fristen 
  • Qualität und Umfang  
  • Budget und Ressourcen  
  • die Art der Zusammenarbeit 

 

Um sicherzustellen, dass ein schneller Konsens zwischen allen Beteiligten erzielt werden kann, müssen alle zu jeder Zeit Zugang zu derselben Momentaufnahme des Projektstatus haben. Wichtig ist aber auch, dass die Beteiligten nur die Daten sehen, die für ihre jeweilige Entscheidung relevant sind.  

 

 

Angesichts der Notwendigkeit einer schnellen und fundierten Entscheidungsfindung in Projektmanagement-Organisationen ist es umso wichtiger, dass die Informationen klar strukturiert und übersichtlich dargestellt werden - dies bedeutet, dass mögliche Unklarheiten wie Sprachbarrieren, kulturelle Normen und abweichende Standards berücksichtigt werden müssen. Eine hervorragende Möglichkeit, die globale Zusammenarbeit zu verbessern, ist daher der Einsatz von virtuellen Kollaborationsräumen. In einem solchen Raum wird ein 3D-Modell des Projekts auf einer Tischplatte aufgebaut, so dass alle Bereiche des Projekts für alle virtuellen Teilnehmer deutlich und greifbar werden.  

Um der Schwierigkeit der Verwendung separater Plattformen zu begegnen, gehen Projektmanagement-Organisationen immer mehr dazu über, Cloud-Plattformen für die Speicherung von Projektdaten zu nutzen. Die Idee, sensible Geschäftsdaten auf einer Plattform zu speichern, mag in der Vergangenheit abwegig erschienen sein, entwickelt sich aber immer mehr zum Standard. Der Vorteil von Cloud-Plattformen ist ihre Fähigkeit, die Zusammenarbeit zu erleichtern. Der Zugang zu den Cloud-Daten ist einfach zu verwalten und bietet somit eine Vielzahl von Möglichkeiten, Wissen innerhalb des Unternehmens zu teilen und insgesamt wertvoller zu machen. 

 

 

Natürlich bringt die zunehmende Rolle der KI auch eine Reihe von spannenden Möglichkeiten mit sich, aus vergangenen Projekten zu lernen. So schätzt Gartner, dass bis 2030 80 % der Routinearbeit - also der Großteil der derzeit für das Projektmanagement aufgewendeten Arbeitszeit - durch die Zusammenarbeit zwischen Menschen und intelligenten Maschinen entfallen wird. Natürlich ist der Einsatz von KI nicht ohne Risiken, denn die Ergebnisse hängen beispielsweise davon ab, wer den Projektplan interpretiert und welche Interessen er hat. Oftmals werden die Prioritäten verschiedener Personen durch das KI-System sogar gegeneinander ausgespielt. Für Projektmanager, die auf der Suche nach innovativen Lösungen für uralte Probleme sind, liegen die Vorteile von KI sowie von Cloud-Plattformen und Projektmanagement-Software jedoch auf der Hand: Durch den effektiven Einsatz dieser Tools kann die Entscheidungsfindung erheblich beschleunigt werden, und allen Beteiligten werden alle Fakten klar und übersichtlich präsentiert.  

 Um also aussagekräftige Erkenntnisse aus vergangenen Projekten zu gewinnen, ist es sicherlich ratsam, eine Projektplattform zu finden, die für Ihre Branche geeignet ist und für ähnliche Projekte wie das Ihre eingesetzt wurde. Mit einer solchen Plattform können Sie für alle Beteiligten volle Transparenz und eine transparente Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sicherstellen. Wenn ein solcher Wechsel stattfindet, sind die Vorteile beträchtlich.