How to Find the Perfect Project Manager + Interview Tips

Do you remember your first job interview? I'm sure you were nervous at the time and didn't quite know what to expect from it. "How many applicants will be there and will I be one of the suitable candidates who may get an invitation to an interview?" As far as interviews go, anyone who has or has had a job can really relate. How nerve-wracking that time was, working your way from one stage to the next, hopeful to land your dream job.

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But looking at it from the other side, only a fraction of us have ever had the experience of making the decision to get a job. Being in the responsibility of selecting suitable employees for the company may be a privilege, but at the same time it is also a burden that you carry with you, as you have the responsibility of a new company member and you want to do your best to make sure that you have selected the right person.

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To help people in this position, we decided to write a blog with tips for the hiring process so you can find the ideal project manager for your company.

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Clarify what you expect from a project manager (what type of project manager)

First and foremost, it's important to be clear about what exactly you're looking for in your new project manager. To do this, go over the following points:

What experience should the project manager have? / How many years of experience?
In which industry should they have gained this experience?
Which school degree is important for you?
Which tools should they have already gained experience with?
What qualifications and certifications should they have?
What other aspects in their resume play an important role for your company?

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You are also welcome to discuss these points with your colleagues in order to consider as a team which other qualifications you consider important. This will give you a good overview when you start looking at applications.

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How to write a good job description

But first, of course, you still need a comprehensive job description. To do this, consider the following:

What exactly does the position you are offering mean?
What kind of project manager are you looking for?
What are the duties of a project manager in the area you are looking for?
For which interests and strengths is the job particularly suited?
What high school diploma and certifications should the candidate have?
How high will the salary be?
Which path should your candidates take to get in touch with you?

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Here, too, it is worthwhile to exchange ideas with your colleagues and to consider together, which activities your new colleague will pursue and which qualifications they should bring along. Make sure that all the basic requirements, you expect from the applicant are carefully listed in the job description. After all, you don't want to waste neither your, nor your candidate’s time.

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How to select the best candidates from all resumes

When you have finished writing your job description and publish it, it will certainly not take long for you to receive mountains of application letters. First of all, of course, this is a good sign and a compliment to you and your company. Many consider your company interesting and would like to join your team. But with so many applicants, it is often difficult to keep track of them all and to really focus only on the cover letters that are useful for your company. It is best to write down all the important aspects that you have discussed with your team and sort out all the cover letters that do not include these aspects. Now you can start to carefully read through all suitable letters again and decide on a few applicants that convince you the most. Now you can start the application process.

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How to perfect your application process

First, consider how you can make the process comfortable for you and your employees, as well as for the applicants. If your company is a rather small business, you should involve only a few employees in the process or manage it alone. Also, in terms of time span, make sure that the various stages do not take too much time. If you are looking for a project manager for a larger business, you can of course take more time, but make sure that you are not already busy elsewhere during the process.

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Phone call

For the first step, it's a good idea to schedule a phone call with applicants, especially in the current climate. After all, you want to limit the number of people in your building as much as possible and keep the risk of contagion low. Also, this step allows you to give more people a chance. The phone call does not have to be longer than half an hour, after all, it is only about getting a first impression of the applicants and being able to assess how they will interact with you and your colleagues in the future.

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We advise you to ask the following questions:

What kind of experience do you bring to the table as a project manager?
Why did you decide to apply to our company?
Why do you want to change company?
What do you know about our company?

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This will give you an idea of the applicant's ability to express themselves and whether the candidate has read up on your company. When you are done with all the interviews, it is now up to you to decide on a few candidates who will make it to the next round.

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(Assessment Center)

If your company has the resources to do so, you can consider including an assessment center as a second stage. This is a great way to test the behavior and practical skills of your candidates and is especially suitable for companies that are okay with a less-experienced project manager. If your company is small or a start-up business, we recommend to proceed with the next step due to reasonable capacity planning. However, if you work in a large company, you should definitely consider an assessment center.

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You can prepare the following tasks for the assessment center:

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Individual tasks:

Brief introduction of each participant
Short presentation about the person, education and certifications, strengths and weaknesses and reasons for you to hire them
Question on general knowledge and the most important aspects of the company
e basket exercise (read 10 or more mails under time pressure, prioritize and delegate, possibly with phone calls to increase stress level)

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Group tasks:

Joint elaboration and presentation of a given topic
Sample project to be optimized (time/budget/resources, etc.)
Group discussion on a given topic
Role play (solve tricky business situation in pairs)

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Here, too, you should consider in advance what exactly is most important to you of the tasks to be performed and have an evaluation sheet ready so that you can judge the performance of the tasks by the participants individually.

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Interview

Those who have successfully mastered the phone call (and the assessment center) can now be invited to an interview. This gives you the chance to get to know the candidates better and you can not only listen to them, but also observe how they behave when asked tricky questions. In addition, you have more time for each participant and can get a picture of whether or not they fit well into the company image. To make your decision easier, we have collected the most essential questions you should ask your candidates:

How would you describe the position you are applying for?
What skills do you need to successfully manage this position?
What are your strengths and weaknesses?
What has been the most important experience you have gained in your career?
Was there a tricky situation you found yourself in during the last years and how did you handle it?
What types of projects do you like best/least?
Can you tell me/us more about the information you were able to find about our company?
Why should we choose you?
Do you have any questions for me/us?

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Of course, some of these questions are difficult to answer directly, but you will get important information about how well the applicants handle stress and how confidently they can answer them. At the end of the interview, be sure to ask if they have any questions for you. This procedure is extremely important and shows you once again, whether the applicants have really thought about it and prepared themselves well. Even if they know all the details about your company, it's no use unless they are genuinely interested. If your applicants just sit there in silence at the end, you should not consider them suitable for the position. If, on the other hand, they ask a lot of questions, they demonstrate genuine interest in the position and the company, and you can choose between those few participants. When in doubt, let your gut instinct decide and let the selected participant know as directly as possible. Congratulations, you have made it!

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Erinnern Sie sich noch an Ihr erstes Vorstellungsgespräch? Sicher waren Sie damals nervös und wussten noch nicht ganz, was Sie erwarten würde. “Wie viele Bewerber:innen gibt es wohl und werde ich eine:r der geeigneten Kandidat:innen sein, der/die im Rahmen eines Interviews vorstellig werden darf?“ Was Bewerbungsgespräche angeht, kann wirklich jeder mitreden, der einen Job hat oder hatte. Wie nervenaufreibend die Zeit war, in der man sich von einer Stufe in die nächste gearbeitet hat, voller Hoffnung, seinen Traumjob zu bekommen.

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Doch von der anderen Seite aus betrachtet hat nur ein Bruchteil von uns bisher die Erfahrung gemacht, die Entscheidung über eine Jobvergabe zu fällen. In der Verantwortung zu sein, geeignete Mitarbeiter für die Firma auszuwählen, mag ein Privileg sein, gleichzeitig ist es aber auch eine Last, die man mit sich trägt, da man die Verantwortung für ein neues Firmenmitglied hat und sein Bestes geben will, um sicherzustellen, dass man auch den/die richtige/n Kandidat:in ausgewählt hat.

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Um den Menschen in dieser Position unter die Arme zu greifen, haben wir uns dazu entschlossen, einen Blogpost mit Tipps für den Einstellungsprozess zu schreiben, sodass Sie den/die für Ihre Firma ideale:n Mitarbeiter:in im Bereich Projektmanagement finden.

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Klären Sie, was Sie von einem Projektmanager erwarten (welche Art von Projektmanager)

Zu allererst ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, was genau Sie von Ihrem neuen Projektmanager erwarten. Gehen Sie dafür folgende Punkte durch:

Welche Erfahrungen soll der/die Projektmanager:in über wie viele Jahre mitbringen?
In welcher Industrie soll er/sie diese Erfahrungen gesammelt haben?
Welcher Bildungsgrad ist für Sie wichtig?
Mit welchen Tools soll er/sie bereits Erfahrungen gesammelt haben?
Welche Qualifikationen und Zertifizierungen soll er/sie mitbringen?
Welche weiteren Aspekte in seinem/ihrem Lebenslauf spielen für Ihre Firma eine wichtige Rolle?
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Tauschen Sie sich auch gerne mit Ihren Kolleg:innen über diese Anhaltspunkte aus und überlegen Sie gemeinsam, welche weiteren Qualifikationen Sie als wichtig erachten. So haben Sie schon mal einen guten Überblick, wenn Sie sich den Bewerbungen widmen.

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Wie man eine gute Stellenbeschreibung verfasst

Doch zuerst brauchen Sie natürlich noch eine umfangreiche Stellenbeschreibung. Beachten Sie hierfür Folgendes:

Was genau bedeutet die von Ihnen angebotene Position?
Nach welcher Art von Projektmanager:in suchen Sie?
Was sind die Aufgaben eines/einer Projektmanager:in in dem von Ihnen gewünschten Bereich?
Für welche Interessen und Stärken ist der Job besonders gut geeignet?
Welche Zeugnisse und Zertifizierungen über den Bildungsweg sollte der/die Kandidat:in mitbringen?
Wie hoch ist die von Ihnen angebotene Vergütung?
Welchen Weg sollen Ihre Bewerber:innen einschlagen, um sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen?

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Auch hierfür lohnt es sich, in den Austausch mit Ihren Kolleg:innen zu gehen und sich zusammen zu überlegen, welchen Tätigkeiten Ihr:e neue:r Kolleg:in nachgehen wird und welche Qualifikationen dafür erforderlich sind. Achten Sie darauf, dass auch wirklich alle Grundbedingungen, die Sie sich von den Bewerber:innen erwarten auch sorgfältig in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Schließlich wollen Sie weder Ihre Zeit, noch die der Bewerber:innen verschwenden.

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Wie man die besten Kandidaten aus allen Lebensläufen auswählt

Wenn Sie Ihre Stellenbeschreibung fertig verfasst haben und diese veröffentlichen, wird es sicher nicht lange dauern, bis Sie Berge an Bewerbungsschreiben erhalten. Zunächst ist das natürlich ein gutes Zeichen und ein Kompliment an Sie und Ihre Firma. Viele erachten Ihr Unternehmen als interessant und möchten in Ihr Team aufgenommen werden. Doch bei den vielen Bewerbern ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten und sich auch wirklich nur auf die Bewerbungsschreiben zu konzentrieren, die für ihre Firma von Nutzen ist. Am besten notieren Sie alle wichtigen Aspekte, die Sie zusammen mit Ihrem Team besprochen haben und sortieren alle Bewerbungsschreiben aus, die diese Aspekte nicht beinhalten. Nun können Sie beginnen, alle passenden Schreiben noch einmal sorgfältig durchzulesen und sich für ein paar wenige Bewerber entscheiden, die Sie am meisten überzeugen. Nun können Sie mit dem Bewerbungsprozess beginnen.

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So perfektionieren Sie Ihren Bewerbungsprozess

Überlegen Sie zunächst, wie Sie den Prozess sowohl für sich und Ihre Mitarbeiter:innen als auch für die Bewerber:innen am angenehmsten gestalten können. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein eher kleines Business handelt, sollten Sie nur wenige Mitarbeiter:innen in den Prozess miteinbeziehen oder ihn alleine managen. Auch was die Zeitspanne angeht, sollten Sie darauf achten, dass die verschiedenen Stufen nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie eine:n Projektmanager:in für ein größeres Unternehmen suchen, können Sie sich natürlich auch mehr Zeit nehmen.

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Telefonat

Für den ersten Schritt ist es vor allem in der aktuellen Lage empfehlenswert, ein Telefonat mit den Bewerbern zu planen. Schließlich wollen Sie die Anzahl der Personen in Ihrem Gebäude so gut es geht einschränken und die Ansteckungsgefahr gering halten. Außerdem ermöglicht Ihnen dieser Schritt, mehr Menschen eine Chance zu geben. Das Telefonat muss nicht länger als eine halbe Stunde sein, schließlich geht es nur darum, sich einen ersten Eindruck von den Bewerber:innen zu machen und einschätzen zu können, wie diese zukünftig mit Ihnen und Ihren Kolleg:innen interagieren.
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Wir raten dazu, folgende Dinge abzufragen:

Welche Erfahrungen bringen Sie als Projektmanager:in im Bereich --------- mit?
Wieso haben Sie sich dazu entschieden, sich bei unserer Firma zu bewerben?
Wieso möchten Sie die Firma wechseln?
Welches Wissen konnten Sie sich über unsere Firma aneignen?

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So bekommen Sie schon einmal einen Überblick über die Fähigkeit des Bewerbers / der Bewerberin, sich auszudrücken und erfahren, ob sich die Kandidat:innen auch über Ihre Firma informiert haben. Wenn Sie mit allen Gesprächen fertig sind, liegt es nun an Ihnen, sich für ein paar Bewerber zu entscheiden, die es in die nächste Runde schaffen.

(Assessment Center)

Wenn Ihre Firma die Ressourcen dazu hat, können Sie sich überlegen, ob Sie als zweite Stufe ein Assessment Center einbauen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, das Verhalten und die praktischen Kompetenzen Ihrer Kandidat:innen auf die Probe zu stellen und eignet sich vor allem bei Firmen, die sich mit weniger langer Erfahrung im Gebiet Projektmanagement zufriedengeben. Falls es sich bei Ihrer Firma um ein kleineres- oder Start Up Business handelt, empfehlen wir aufgrund sinnvoller Kapazitätsplanung, mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Wenn Sie aber in einem großen Unternehmen arbeiten, sollten Sie ein Assessment Center auf jeden Fall in Betracht ziehen.

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Folgende Aufgaben können Sie im Assessment Center vorbereiten:

Einzelaufgaben:

Kurze Vorstellung jedes Teilnehmers/jeder Teilnehmerin
Kurze Präsentation zur Person, Bildung und Zertifizierungen, Stärken und Schwächen und Gründe eingestellt zu werden
Abfrage zu Allgemeinbildung und den wichtigsten Aspekten der Firma
Postkorbübung (unter Zeitdruck 10 oder mehr Mails lesen, priorisieren und delegieren, evtl. mit Telefonanrufen, um das Stresslevel zu erhöhen)

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Gruppenaufgaben:

Gemeinsame Ausarbeitung und Präsentation eines vorgegebenen Themas
Musterprojekt soll optimiert werden (Zeitplanung/Budget/Ressourcen, etc.)
Gruppendiskussion über ein vorgegebenes Thema
Rollenspiel (knifflige, geschäftliche Situation zu zweit lösen)

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Auch hier sollten Sie sich vorher überlegen, was genau Ihnen von den zu erbringenden Leistungen am wichtigsten ist und einen Auswertungsbogen bereithalten, sodass Sie die Ausführung der Aufgaben von den Beteiligten individuell bewerten können.

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Interview

Diejenigen, die das Telefonat (und das Assessment Center) erfolgreich gemeistert haben, können Sie nun zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Sie haben so die Chance, die Kandidat:innen näher kennenzulernen und können nicht nur hören, sondern auch beobachten, wie sie sich bei kniffligen Fragen verhalten. Außerdem haben Sie mehr Zeit für jede:n und können sich ein Bild machen, ob die Kandidat:innen gut ins Firmenbild passen. Um Ihnen Ihre Entscheidung leichter zu machen, haben wir die essenziellsten Fragen gesammelt, die Sie Ihren Bewerber:innen auf jeden Fall stellen sollten:

Wie würden Sie Ihre Position beschreiben, um die Sie sich bei uns bewerben?
Welche Fähigkeiten, braucht es, um diese Position erfolgreich zu managen?
Was war die wichtigste Erfahrung, die Sie in Ihrer Karriere sammeln konnten?
Gab es in den letzten Jahren eine knifflige Situation, in der Sie sich befanden und wie sind Sie damit umgegangen?
Welche Arten von Projekten mögen Sie am liebsten/am wenigsten?
Können Sie mir mehr über die Informationen erzählen, die Sie über unsere Firma finden konnten?
Wieso sollten wir uns für Sie entscheiden?
Haben Sie Fragen an mich/uns?

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Natürlich sind einige dieser Fragen schwierig, direkt zu beantworten, aber Sie erhalten wichtige Informationen darüber, wie gut die Bewerber:innen mit Stress umgehen können und wie souverän sie sie beantworten können. Am Ende des Interviews sollten Sie auf jeden Fall fragen, ob die Bewerber:innen noch Fragen an Sie haben. Dieses Vorgehen ist extrem wichtig und zeigt Ihnen einmal mehr, ob sich die Bewerber:innen tatsächlich Gedanken gemacht haben und sich gut vorbereitet haben. Denn auch wenn die Teilnehmer alle Details über Ihr Unternehmen wissen, bringt das alles nichts, solange kein echtes Interesse besteht. Sitzen Ihre Bewerber am Ende nur schweigend da, sollten Sie sie nicht in Betracht ziehen. Stellen sie dagegen viele Fragen, beweisen sie echtes Interesse an der Position und der Firma und Sie können zwischen diesen paar Teilnehmern aussuchen. Lassen Sie im Zweifelsfall Ihr Bauchgefühl entscheiden und geben Sie dem ausgewählten Teilnehmer möglichst direkt Bescheid. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!

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