How to achieve a WIN-WIN culture for your company through effective and transparent collaboration

Wie Sie durch effektive und transparente Zusammenarbeit eine WIN-WIN Kultur für Ihre Firma schaffen

Holger Lörz

If we want to discuss WIN-WIN strategies, we should first define exactly what we mean by them:

"A WIN-WIN strategy, also known as a double-win strategy, aims to ensure that all parties involved and affected are benefiting from each project they are involved in. Each negotiating partner respects their counterpart and tries to take their interests sufficiently into account. Equal partners struggle to achieve a balance of interests that is positive for both sides. The impact on third parties must be considered." (Source Wikipedia). 

Today, we'd like to share with you how applying 3 simple steps can improve your collaboration and transparency and help you introduce the WIN-WIN culture to your organization. 

Three Prerequisites for a WIN-WIN culture  

 1. Clear, jointly supported project framework 

As a first measure for a successful project, a clear and shared project framework may be defined and set. And this must be done in such a way that the goals within the framework have the highest possible benefit for all stakeholders of the project. It is important to keep in mind that the goal is still in the future and therefore we have to take uncertainties into account. This means that it makes sense to define a target corridor instead of a fixed target.  

The essential thing is that this target corridor is always at the top of the agenda in all meetings and conflicts and leads to the project team and client working in one direction. This process strengthens the project. If there is a decision conflict, the entire project team needs to decide what’s best for each one of the people involved and go with the solution that comes as close as possible to the jointly supported project goal / project framework.  

This sounds trivial, but it is not. Many companies spend a lot of effort to clarify the "fronts" with requirements and specifications already in the bidding phase, thereby uncertainties are compensated with feigned accuracy instead of talking about them openly and the goals already drift apart a lot in this project planning phase. Although the conditions for a joint project are not ideal, some companies choose the lowest common denominator, the least evil, instead of an inspiring, common target corridor. Then, if even the slightest change occurs, conflict is on the table - this is not in the specifications... this is not what we had agreed upon....  

 2. Decisions and task status visible to everybody at all times through permanent feedback  

All project participants must be open to feedback and able to give constructive criticism to colleagues. If it is always clear who has done what with whom and by when, and what is currently being worked on by whom, it is easy to define the status of tasks and thus the tasks of the project.  

Let me illustrate this with a simple example from everyday life. Imagine you share a workshop with a neighbor, and you need a hammer. Now it is important to know at the push of a button (a workshop app would be helpful here), if the hammer is hanging in the workshop or is currently being used, if so by whom and how long they need it for - right? And the same methodology works for projects. 

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In the project, I want to know how much time my predecessor will need before it's my turn, what resources are available to me, etc. In order for this to succeed, the task managers have to provide permanent feedback, e.g., on a weekly basis. How long do I need until the next person can continue working, and what resources am I currently working with? With modern software, you’re only two clicks away from finding out about all of this, and the project adapts, and the relevant people receive information about the status and quality of the task. For this it is important that roles and tasks with responsibilities are clarified, and it becomes immediately transparent if someone forgot to report or if something is reported that worsens or improves our project.  

3. From "I" to "we"... - Thinking as a team   

Going it alone and departmental thinking have had their day. Problems as a lone warrior in a quiet chamber no longer fit into today's project reality.   

Unfortunately, there are still companies that have not yet integrated this into their daily practice. Some create two project plans, one for the customer and one for internal control because they are afraid of having their buffers cut by the client. There are departments that have a PowerPoint file that they show to their boss and an Excel file that they use to control the project tasks.  

Oftentimes, companies and departments are literally forced to act this way because the trust of the project client or the boss is missing, and they think that only if a lot of pressure is put on will everyone in the project do their best. If this mistrust prevails between the project participants, recriminations from all sides are the order of the day. Everyone just hedges their bets, which leads to projects becoming more expensive and inefficient.  

If honest transparency leads to all project stakeholders also being able to put themselves in the shoes of others, the necessary trust is created so that we can deal with the other project stakeholders in a fair and honest way, admitting mistakes and pointing out alternative solutions. This, in turn, requires managers and clients to have a view of humanity that first sees the positive and the good.  

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Conclusion

If you keep the jointly supported project corridor in mind for every decision in every conflict, make sure that everyone benefits from this decision and know that everyone in the project is giving their best, there is a lot to be said for the project being remarkably successful.  

Bonus

If you would like to get more insights into how to work on joint projects transparently and step up your game when it comes to communication and teamwork, check out our video on the topic:  

Communication and Teamwork with Allex 

Wenn wir über Win-Win-Strategien diskutieren, müssen wir zunächst definieren, was wir darunter verstehen:

„Eine WIN-WIN-Strategie (aus dem Englischen “win” für “Gewinn”) auch als Doppelsieg-Strategie bekannt, hat das Ziel, dass alle Beteiligten und Betroffenen einen Nutzen erzielen. Jeder Verhandlungspartner respektiert auch sein Gegenüber und versucht, dessen Interessen ausreichend zu berücksichtigen. Es wird von gleichwertigen Partnern um einen für beide Seiten positiven Interessenausgleich gerungen. Die Auswirkungen auf Dritte sind dabei zu berücksichtigen.“  
(Quelle Wikipedia)

Im Rahmen unseres heutigen Blog-Artikels möchten wir aufzeigen, wie Sie durch die Anwendung drei einfacher Schritte Ihre Zusammenarbeit und Transparenz verbessern und eine WIN-WIN Kultur in Ihrem Unternehmen einführen. 

Drei wesentliche Voraussetzungen für eine WIN-WIN Kultur 

1. Klarer gemeinsam getragener Projektrahmen 

Als erste Maßnahme für ein erfolgreiches Projekt darf ein klarer gemeinsamer Projektrahmen definiert werden. Und zwar so, dass die Projektziele für alle Stakeholder des Projektes einen möglichst hohen Nutzen haben. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Ziele in der Zukunft liegen und wir deshalb auch Risiken mit einkalkulieren müssen. Das heißt, es macht Sinn, einen Zielkorridor (Projektrahmen) anstatt eines fest fixierten Zieles zu definieren. 

Das Essenzielle dabei ist, dass dieser Zielkorridor in allen Besprechungen und Konflikten immer an oberster Stelle steht und dazu führt, dass Projektteam und Auftraggeber in eine Richtung arbeiten. Das schweißt zusammen und stärkt das Team und damit auch das Projekt. Gibt es einen Entscheidungskonflikt, wird sich das gesamte Projektteam so entscheiden, dass es dem gemeinsam getragenen Projektrahmen möglichst am nächsten kommt. 

Das hört sich trivial an, ist es aber nicht. Viele Unternehmen verbringen viel Aufwand damit, bereits in der Angebotsphase die „Fronten“ mit Pflichten- und Lastenheften zu klären, dabei werden Unsicherheiten mit vorgetäuschter Genauigkeit ausgeglichen, anstatt offen über die Risiken zu sprechen. Dabei driften die Erwartungen in dieser Projektierungsphase bereits schon weit auseinander. Obwohl die Voraussetzungen für ein gemeinsames Projekt nicht ideal sind, wählen einige Unternehmen trotzdem den kleinsten gemeinsamen Nenner, das geringste Übel anstelle eines anspornenden, gemeinsamen Zielkorridors. Tritt dann auch nur die kleinste Änderung auf, ist der Konflikt auf dem Tisch – “das steht nicht im Pflichtenheft” “das hatten wir so nicht vereinbart”, “das kostet extra”. 

 2. Entscheidungen und Aufgabenstatus durch konstantes Feedback für alle jederzeit sichtbar 

Alle Projektbeteiligten müssen offen für Feedback und in der Lage sein, Kollegen konstruktive Resonanz zu geben. Wenn jederzeit klar ist, wer was mit wem bis wann erledigt hat, ist es einfach, den Status von Aufgaben und damit auch des Projektes zu definieren. 

Lassen Sie mich das an einem einfachen Beispiel aus dem Alltag erläutern. Stellen Sie sich vor, Sie teilen mit Ihren beiden Nachbarn eine Werkstatt und Sie benötigen einen Hammer. Nun ist es wichtig auf Knopfdruck (Eine Werkstatt App wäre hier hilfreich) zu wissen, hängt der Hammer in der Werkstatt oder wird er gerade benutzt, wenn ja von wem und wie lange benötigt er diesen – richtig? Und genau das Gleiche haben wir auch in Projekten. 

  

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Im Projekt will ich wissen, wie lange benötigt mein Vorgänger noch, bis ich dran bin, welche Ressourcen stehen mir zur Verfügung usw. Damit dies gelingt, müssen die Aufgabenverantwortlichen permanent z. B. wöchentlich Rückmeldung geben. Wie lange brauche ich noch, bis der Nächste weiterarbeiten kann und mit welchen Ressourcen arbeite ich gerade. Mit moderner Software sind das zwei Klicks und die relevanten Personen erhalten eine Information über das Projekt, die Aufgaben, die sich auf Basis des Feedbacks automatisch anpassen. Dazu ist es wichtig, dass Rollen und Aufgaben mit Verantwortlichkeiten geklärt sind und es sofort transparent wird, wenn jemand vergessen hat, zurückzumelden.  

3.  Vom “ich” zum “wir”… - Für andere mitdenken 

Alleingänge und Abteilungsdenken haben ausgedient. Probleme als Einzelkämpfer im stillen Kämmerlein passen nicht mehr in die heutige Projektrealität.  

Leider gibt es immer noch Unternehmen, die das noch nicht in die tägliche Praxis integriert haben. Einige erstellen zwei Projektpläne, einen für den Kunden und einen für die interne Steuerung. Und das nur, weil sie Angst haben, vom Auftraggeber ihre Risikopuffer gekürzt zu bekommen. Intern im Unternehmen geht es oft nicht anders zu. Es gibt Abteilungen, die haben eine interpretierte PowerPoint-Datei, die sie Ihrem Chef zeigen und eine Excel-Datei, mit der sie die Projektaufgaben steuern. Erfahrene Führungskräfte haben dies schon längst erkannt und wollen daher alle Berichte und Projektfortschritte in einer aktuellen Software sehen. 

Oft werden Unternehmen und Abteilungen regelrecht dazu gezwungen, "unehrlich” zu agieren, weil das Vertrauen des Projektauftraggebers oder des Chefs fehlt. Diese denken oft, dass nur wenn viel Leistungsdruck herrscht, jeder im Projekt hart arbeitet. Wenn dieses Misstrauen zwischen den Projektbeteiligten vorrangig gelebt wird, sind Schuldzuweisungen von allen Seiten an der Tagesordnung. Jeder sichert sich dann nur noch ab, was dazu führt, dass viel Rechtfertigungsdokumentation entsteht und Projekte teurer und ineffizienter werden. 

Wenn jedoch eine ehrliche Transparenz gelebt wird, alle direkt sehen, wenn sich etwas ändert und auch wissen, warum Entscheidungen so getroffen werden, dass man alle Projektstakeholder berücksichtigt, dann wird das nötige Vertrauen geschaffen, um gemeinsam schneller und effizienter zu Erfolg zu gelangen. Dazu gehört auch, dass über Fehler gesprochen wird und Alternativlösungen aufgezeigt werden. Und als Basis, dass Führungskräfte, Projektleiter und Auftraggeber ein Menschenbild haben, dass erst mal das Positive und Gute sieht. 

Fazit

Wenn Sie bei jeder Entscheidung oder bei jedem Konflikt den gemeinsam getragenen Projektkorridor im Blick haben, achten Sie darauf, dass alle von dieser gerade zu treffenden Entscheidung einen Nutzen haben und wissen, dass jeder im Projekt sein Bestes gibt. Dann spricht viel dafür, dass Ihr Projekt sehr erfolgreich sein wird. 

Bonus 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie transparent an gemeinsamen Projekten arbeiten und Ihre Kommunikation und Teamarbeit verbessern können, sehen Sie sich unser Video an: 

Kommunikation und Zusammenarbeit im Team mit Allex 

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