How PM Software Accelerates Processes in the Packaging Industry

Wie PM-Software die Prozesse in der Verpackungsindustrie beschleunigt

Lea Schweizer

For around 60% of all customers, the packaging of a product plays a decisive role. For example, people are more likely to reach for products with an eye-catching appearance. Unboxing has become part of the general perception of a product, and more and more companies are trying their luck with extravagant shapes, colors and bold prints. These experiments often prove successful, but also slow down the packaging process considerably. That's why today we'd like to take a close look at packaging management and break down how project management software helps the packaging industry complete processes more efficiently. But first, let’s look at why packaging is so important, and the discuss the different elements involved.

Why is packaging so important in every industry?    

Successful companies like Apple realized early on how much of an impact appealing packaging can have on customers. When the company launched the first iPod model, it took months to test hundreds of designs made just for them and decide on the best packaging. Until recently, hardly any other business would have gone to such lengths to design and produce its own packaging. But Apple's approach was spot on. In just a few years, the company's big comeback with the marketing of the iPod in May 2021 catapulted it to the number 1 most valuable company in the world, according to a Forbes ranking, and is estimated to have a market value of more than $2 billion. Among other things, high-quality packaging plays a crucial role here.

Every company can benefit from high-quality packaging, and other criteria such as design should not be neglected: around 85% of all customers say they pay attention to the color of products when shopping, and the general appearance of the product is important to over 90%. The use of different fonts and the type of information you decide to print on the packaging can also play a decisive role.

What types of packaging are there?   


The most commonly used types of packaging are as follows:    

Primary packaging    

Items are wrapped and in direct contact with what is called primary packaging. In the picture above, it is a plastic bag in which cookies are wrapped.    

Secondary packaging    

Assuming you can store 4 packs of cookies in a box, this is the container in which your goods are stored and grouped to help organize storage areas.    

Tertiary packaging    

Tertiary packaging is used to store multiple secondarily packaged items, as well as for shipping and distribution purposes.     

Pitfalls in the packaging industry   

The more projects and types of packaging there are, the more difficult it is to keep track of all the upcoming projects. Add to those other hurdles listed below, and it becomes increasingly complicated to run successful packaging management operations.   

Sturdiness of products    

One of the most important criteria when shipping products is to ensure that they arrive at their destination intact. Therefore, it is important to ensure that the packaging is of an appropriate size, to use high-quality materials and padding for the packaging, and, especially in the case of food, to ensure that the packaging is airtight so that the products do not spoil.   

Online stores    

Especially over the past two years, e-commerce has become one of the most reliable ways of generating income. However, the new realities also pose a great challenge, and many suppliers were initially overwhelmed with the administration of these online stores.  

Recycling and waste reduction   

Our society is increasingly concerned about climate protection. Many companies are taking this into consideration and are increasingly turning to environmentally-friendly packaging that is easy to recycle or recycled itself.    

Money management    

With the ever-increasing demands that the packaging industry brings along, it's no big surprise that manufacturing costs are rising exponentially. Especially in times of Corona, the financial aspect can be a major challenge. 

Direct shipment  

Shipping can also be more of a challenge. After all, customers want to receive their order as soon as possible, and especially with the pandemic, these demands have increased even more. Customers expect faster deliveries and want to be able to track where they are at any given time.  



How intelligent PM software eliminates these problems

The good news is that there is a solution to almost all these obstacles. If you have an intelligent PM tool, you will find it much easier to plan your projects and administer your products and packaging.

PM software will not only allow you to keep track of your project plans at all times, but it will make it easier for you to work transparently and collaboratively. So, if you are working on several types of packaging at the same time and many deadlines overlap or bottlenecks occur, you can still make the best use of your resources, distribute responsibilities and work around bottlenecks in a targeted manner. Even with multiple projects or test phases - which will inevitably occur with packaging with special requirements - you can take precautions with PM software and guarantee seamless transitions through transparent collaboration. Even for new internal projects, such as setting up an online store or producing recyclable packaging, PM software can help you align these with the deadlines of current projects so you can get it up and running on time. This will also enable you to deliver processes such as shipping your products faster, as you can enable faster throughput for your products.    


The more expansive your packaging offers, the more worthwhile it is to consider intelligent software for your business. For example, if you offer multiple types of packaging or have set a goal to build on recyclable materials, you'll benefit from a PM tool that shows your projects in clear views and takes your collaboration and coordination of multiple processes and projects to the next level.  

Für rund 60 % aller Kunden spielt die Verpackung eines Produkts eine entscheidende Rolle. So wird beispielsweise eher zu Produkten gegriffen, deren Verpackungen ein auffälliges Erscheinungsbild haben. Das Auspacken ist Teil der allgemeinen Wahrnehmung des Produkts geworden, und immer mehr Unternehmen versuchen ihr Glück mit extravaganten Formen, Farben, auffälligen Aufdrucken usw. Diese Experimente erweisen sich oft als erfolgreich, verlangsamen aber leider den Verpackungsprozess erheblich. Deshalb möchten wir uns heute intensiv mit dem Thema Verpackungsmanagement beschäftigen und aufschlüsseln, wie PM-Software die Verpackungsindustrie dabei unterstützt, Prozesse effizienter zu steuern. Doch zuerst möchten wir Ihnen näherbringen, warum Verpackungen so wichtig sind und auf die unterschiedlichen Arten von Verpackungen eingehen. 

Warum die Verpackung in jeder Branche eine wichtige Rolle spielt  

Erfolgreiche Firmen wie Apple erkannten schon früh, wie viel Einfluss eine ansprechende Verpackung auf Kunden haben kann. Als das Unternehmen das erste iPod Modell auf den Markt brachte, dauerte es Monate, bis die Hunderten nur für sie angefertigten Designs getestet waren und man sich für die beste Verpackung unter den Besten entschied. Kaum ein anderes Business hätte sich bis vor Kurzem so sehr ins Zeug gelegt, um eine eigene Verpackung zu produzieren. Doch Apples Vorgehensweise war genau richtig. In nur wenigen Jahren katapultierte sich das Unternehmen durch das große Comeback mit der Vermarktung des iPods im Mai 2021 auf die Nummer 1 der wertvollsten Unternehmen der Welt. Laut einem Forbes-Ranking wird Apple auf einen Marktwert von über 2 Milliarden Dollar geschätzt. Unter anderem spielt hier die hohe Qualität der Verpackungen eine entscheidende Rolle.  

Jedes Unternehmen kann von hochwertiger Verpackung profitieren und auch weitere Kriterien wie das Design sind nicht zu vernachlässigen: Rund 85 % aller Kunden geben an, beim Einkaufen auf die Farbe der Produkte zu achten und für über 90 % ist das allgemeine Aussehen des Produkts wichtig. 

Welche Arten von Verpackungen gibt es?  


Die am häufigsten verwendeten Verpackungen sind wie folgt: 


Die Artikel sind eingewickelt und stehen in direktem Kontakt mit der sogenannten Primärverpackung. In der Abbildung oben handelt es sich um eine Plastiktüte, in der Kekse verpackt sind.   


Angenommen, Sie können 4 Packungen Kekse in einer Schachtel aufbewahren, dann ist dies der Behälter, in dem Ihre Waren gelagert und gruppiert werden, um die Organisation der Lagerräume zu erleichtern.  


Die Tertiärverpackung wird für die Lagerung mehrerer sekundär verpackter Artikel sowie für Versand- und Verteilungszwecke verwendet.   

Fallstricke in der Verpackungsindustrie 

Je mehr unterschiedliche Projekte und Verpackungsarten es gibt, desto schwieriger ist es, den Überblick über alle anstehenden Projekte zu behalten. Dazu kommen weitere, unten aufgelistete Hürden und es wird zunehmend komplizierter, erfolgreiches Verpackungsmanagement zu betreiben.  

Robustheit der Produkte  

Eines der wichtigsten Kriterien beim Versand von Produkten ist, dafür zu sorgen, dass die Produkte unversehrt am richtigen Ort ankommen. Hierfür ist es essenziell, auf eine angemessene Größe zu achten, qualitativ hochwertige Materialien und Polster für die Verpackung zu verwenden und besonders bei Lebensmitteln auf eine luftdichte Verpackung zu achten, damit die Produkte nicht verderben. 


Gerade in den letzten beiden Jahren wurde das E-Commerce zahlreicher Firmen zu einer der zuverlässigsten Arten der Generierung von Einkommen. Doch die neuen Gegebenheiten stellen auch eine große Herausforderung dar und viele Anbieter waren zunächst mit der Administration dieser Onlineshops überfordert.  

Recycling und Abfallvermeidung  

Unsere Gesellschaft macht sich zunehmend Gedanken zum Thema Klimaschutz. Die meisten Unternehmen machen von diesen Gegebenheiten Gebrauch und orientieren sich zunehmend an umweltfreundlichen Verpackungen, die leicht zu recyceln sind oder das Ergebnis aus alten Produkten sind.  


Bei den immer weiter steigenden Anforderungen, die die Verpackungsindustrie mit sich bringt, ist es keine große Überraschung, dass die Herstellungskosten exponentiell steigen. Gerade in Zeiten von Corona kann der finanzielle Aspekt eine große Herausforderung sein.  

Direkter Versand 

Auch der Versand kann eine größere Herausforderung sein. Schließlich möchten Kunden ihre Bestellung so früh wie möglich erhalten und vor allem durch die Pandemie sind diese Anforderungen noch weiter gestiegen. Kunden erwarten schnellere Lieferungen und möchten jederzeit nachverfolgen können, wo sich diese gerade befinden. 



Wie intelligente PM-Software mit diesen Problemen umgeht  

Die gute Nachricht ist, dass es für nahezu alle dieser Hindernisse eine Lösung gibt. Wenn Sie ein intelligentes PM-Tool haben, wird Ihnen die Planung Ihrer Projekte und die Administration Ihrer Produkte - das Verpackungsmanagement inbegriffen- wesentlich leichter fallen.  

Zum Einen ermöglicht Ihnen PM-Software, jederzeit den Überblick über Ihre Projektpläne zu behalten, andererseits wird es Ihnen leichter fallen, transparent und kollaborativ zusammenzuarbeiten. Wenn Sie also an mehreren Verpackungsarten gleichzeitig arbeiten und sich viele Termine überschneiden bzw. Engpässe auftauchen, können Sie trotzdem Ihre Ressourcen optimal ausschöpfen, Verantwortlichkeiten verteilen und Engpässe gezielt umgehen. Auch bei mehreren Projekt- bzw. Testphasen, zu denen es bei Verpackungen mit speziellen Anforderungen unwillkürlich kommen wird, können Sie mit der richtigen PM-Software vorsorgen und durch transparente Kollaboration nahtlose Übergänge garantieren. Auch für neue interne Projekte wie z. B. die Einrichtung eines Online-Stores oder die Herstellung recycelbarer Verpackungen, kann PM-Software weiterhelfen. Dieses Vorhaben kann an die Fristen anderer aktueller Projekte angepasst werden, sodass Sie diesen pünktlich einrichten und in Betrieb nehmen können. So gelingt es Ihnen auch, Prozesse wie den Produktversand schneller umzusetzen, da Sie für Ihre Produkte einen schnelleren Durchsatz ermöglichen können.   


Je weitläufiger Ihr Angebot an Verpackungen ist, desto eher lohnt es sich, intelligente Software für Ihr Unternehmen in Betracht zu ziehen. Wenn Sie z. B. mehrere Verpackungsarten anbieten oder sich das Ziel gesetzt haben, auf recycelbare Materialien zu bauen, werden Sie definitiv von einem PM-Tool profitieren, das Ihre Projekte in übersichtlichen Ansichten aufzeigt und Ihre Zusammenarbeit und Koordination mehrere Prozesse und Projekte auf das nächste Level bringt.

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