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Group Meetings: How to Make Them Productive and Efficient

William Delaney

At this point, almost every one of us has found themselves winding up in the following situation: 

You have a stressful day and there are more than enough things to work on. You start stressing and try to crunch all your tasks, so that you can finish your project on time, but as soon as you think you’ve got the hang of it, you receive an invitation to a meeting. In fact, it’s what feels like the 100th meeting this week and you don’t even understand the need of participating in it in the first place. There is no further information about the topics your team will discuss, the invite just says, “weekly team meeting”. And still, you accept, because it just seems like an unsolvable issue nowadays. You already know that the meeting is going to take much longer than anticipated and that your colleagues are happy to banter but not much else will be going on. 

 

But don’t worry, you’re definitely not the only one thinking that way! In fact, a recent Harvard study revealed that about 71% of those interviewed perceived their work meetings as unproductive and inefficient. And that’s not all. 67% of all meetings are considered failures and 92% of the interviewed people confessed to multitasking and generally not being productive during meetings.

 

These numbers might come as a surprise to you. Because although we knew all along that quite a lot of time we spend on meetings goes to waste, it’s still shocking to find out about the actual numbers connected to it and it should be a major wake-up call for all of us.  

 

So, what can we do to brush up on our productivity and efficiency? The following post contains valuable tips for you on how exactly you can improve your -  ultimately your business’s - time spent. 

 

Work with an agenda 

The most essential change that needs to be made is to only attend meetings that are well structured. If you receive an invitation to a meeting that doesn’t come with a clear sequence and task management table, always ask the person responsible to draw it up and submit it to you and your colleagues. Once you get your hands on the meeting structure document, read it thoroughly and try to think about the points you would like to make regarding the topics listed. That way, you have an expectation about what will be discussed during the meeting, and you have a rough estimate of how long it will take your team to tackle every topic. 

 

This is how much money a meeting usually costs 

Companies love to calculate the costs of nearly any resource. You start thinking about how much money you are going to spend on Google Ads, hosting business events, design, a professional editor for your website, videos, flyers, and more. But have you ever thought about how much it costs to host a meeting within the team? Probably not. Once you think about it, it’s quite shocking that little to no attention is paid to this aspect of everyday business life, especially because it’s so easy to calculate. You just have to think of all of the usual participants, estimate their salaries and hourly wages and the time spent participating in the meeting and the results are usually surprisingly high. Keeping that in mind, you are hopefully more inclined to keep the meetings brief.  

 

Is having a meeting even necessary? 

You should also ask yourself if there is a need to host a meeting in the first place. If you just want to do a quick check-in or have a question about a task, just call one of the people in charge. This way, you might get away with a 10 minute call instead of a one hour meeting and in addition to that, you talk about it with fewer people, thus saving 10 other colleagues’ time, who can spend it in a much more productive way. You can also consider sharing information in other ways, such as sending an email with all the important facts and figures. This is especially worth doing in the case of sharing recent accomplishments. It saves a lot of time and people can decide for themselves when they want to take the time to go through it. But even though this might be the perfect strategy for some occasions, you can’t solely rely on this technique. But when you have to discuss topics in a meeting, there are other helpful ways to spend it in a productive way. 

 

The perfect meeting length 

Oftentimes, meetings take much longer than expected, since people love to get together and make small talk. If a timeslot of an hour is already booked in everyones’ calendar, they are more than happy to use all of this time, even though they might not need it. Therefore, you should only book half an hour for a standard meeting. If you discover that you need a couple more minutes, you will surely make time for it, but if you are finished within these 30 minutes, you don’t spend time talking about unproductive things and instead solely focus on what’s important in the present. 

 

Time slots 

You can take it even further and start assigning time slots to every one of the participants, so that you have a more precise estimate of the meeting’s length and can assure that time is spent productively. Think about how long the meeting should be, then start to cut it down on each of your participants and think of how long every individual person needs to get their point across. Of course, you can assign 5 – 10 minutes to everyone, but it usually makes more sense to think about what exactly they need to report on or ask about and give them timeslots of individual length. Once everyone has been given their slot, you can make one of them (preferably the host) the time guard, who is responsible for paying attention to the time spent and speak up if there is an overlap. But although you might be able to shorten the meetings, it doesn’t necessarily mean that they are going to be more productive. 

 

Video calls 

There is no guarantee that all of your colleagues will pay attention to what is being said. If you host meetings without video, people are more likely to multitask or even spend time on something non work related. In fact, a whopping 57% of employees admitted to doing something different on phone calls. This might come as a surprise to you at first but let’s put it this way: Imagine you are having a super stressful day and a multitude of tasks to complete, and it feels like you would have to spend the whole night in the office in order to get all of it finished. In addition to that, there is a meeting this afternoon about a topic you have already discussed multiple times. So, what do you do during the meeting? You multitask. You try and concentrate on two things simultaneously which realistically speaking never works. So, you will be unproductive on one hand, but it’s not the only problem that comes along with phone calls. About 80% of messages are received through body language such as posture, facial expressions, etc. In conclusion, if you can’t see anyone during meetings, messages might be interpreted wrongly and sometimes when you don’t get a response from your team members when presenting your accomplishments, you can’t even see their faces and understand their view on it, which is even worse. But there’s a simple tip to put an end to this vicious cycle: video calls. This might not sound like a massive improvement, but it definitely is. Only 4% of employees multitask on video calls. Let that sink in. You can reduce the number of people multitasking by 53% just from hosting video calls instead of phone calls. Your meeting will be much more engaging and productive, and this attitude will transfer to your team and your coworkers will be much more motivated to pay attention to the topics being discussed. 

 

Conclusion 

To sum up, there are quite a few things you can do to ensure more efficient meetings: 

  • Always ask for an agenda  
  • Think about topics you want to tackle and the points you want to make beforehand 
  • Calculate how much your businesses’ average meetings cost 
  • If you just have a question, call the person responsible, instead of hosting a meeting 
  • Try to book slots for only 30 minutes, you will make more time if it’s necessary 
  • If you are finished before the time is up, end the meeting 
  • Assign time slots to every participant and make the host the time guard 
  • Try to only host meetings on video calls since people are paying more attention that way 

Fast jeder von uns hat sich schon mal in der folgenden Situation wiedergefunden:  

  

Sie haben einen anstrengenden Tag und es gibt mehr als genug zu tun. Sie fangen an, sich zu stressen und versuchen, alle Aufgaben unter einen Hut zu bringen, damit Sie Ihr Projekt rechtzeitig fertigstellen können. Kaum haben Sie wieder alles im Griff, erhalten Sie eine Einladung zu dem gefühlt 100sten Meeting diese Woche. Sie verstehen nicht, warum Sie überhaupt daran teilnehmen sollen und es gibt keine weiteren Informationen über die Themen, die Ihr Team besprechen möchte. In der Einladung steht nur: "Wöchentliche Teambesprechung". Und trotzdem nehmen Sie an, weil es heutzutage ein so normales und unlösbares Problem zu sein scheint. Sie ahnen bereits, dass die Besprechung viel länger dauern wird als erwartet und dass - wie immer - diejenigen Kolleg:innen viel Redezeit haben, die gerne viel reden, aber sonst nicht viel passieren wird.  

 

Und mit dieser Befürchtung sind Sie nicht allein. Tatsächlich hat eine Harvard-Studie kürzlich ergeben, dass 71 % der Befragten ihre Besprechnungen als unproduktiv und ineffizient empfinden. Doch das ist noch nicht alles: 67 % aller Besprechungen werden als nicht zielführend  betrachtet, und 92 % der Befragten gaben zu, dass sie während der Besprechungen Multitasking betreiben und generell nicht produktiv an dem Meeting teilnehmen. 

Diese Zahlen sind wahrscheinlich auch für Sie überraschend. Denn obwohl wir schon immer wussten, dass ein Großteil der Zeit, die wir in Meetings verbringen vergeudet wird, ist es dennoch schockierend, die Zahlen zu erfahren, die damit verbunden sind, und es sollte für uns alle ein eindeutiges Zeichen sein, sich mit diesem Thema gezielt auseinanderzusetzen.   

 

Was können wir also tun, um unser Produktivitätsniveau und unsere Zeitplanung zu verbessern?   

 

In den folgenden Abschnitten finden Sie wertvolle Tipps, wie Sie Ihren Zeitaufwand und letztlich auch den Ihres Unternehmens verringern können.  

 

Arbeiten Sie mit einem Zeitplan 

Die wichtigste Änderung, die Sie vornehmen sollten, ist nur an jenen Meetings teilzunehmen, die gut strukturiert sind. Wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung ohne klaren Ablauf- und Aufgabenplan erhalten, bitten Sie die verantwortliche Person stets, diesen zu erstellen und Ihnen und Ihren Kolleg:innen zuzusenden. Sobald Sie das Dokument zur Gliederung der Besprechung erhalten, lesen Sie es gründlich durch und versuchen Sie schon jetzt, sich Gedanken über jene Punkte zu machen, zu denen Sie gezielten Input geben möchten. So haben Sie eine Vorstellung davon, was in dem Meeting besprochen werden soll, und Sie haben eine grobe Schätzung, wie lange Ihr Team brauchen wird, um jedes Thema zu behandeln.  

 

So viel Geld kostet ein Meeting  

Unternehmen berechnen in der Regel die Kosten für jede ihrer Ressourcen. Sie denken darüber nach, wie viel Geld Sie für Google Ads-Anzeigen, die Ausrichtung von Geschäftsveranstaltungen, Design, einen professionellen Editor für Ihre Website und Videos, Flyer usw. ausgeben werden. Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel ein Meeting innerhalb des Teams kostet? Wahrscheinlich nicht. Wenn man einmal darüber nachdenkt, ist es ziemlich schockierend, dass diesem Aspekt des Geschäftsalltags wenig bis gar keine Aufmerksamkeit geschenkt wird. Vor allem, weil er so einfach zu berechnen ist. Man braucht nur an alle Mitarbeiter:innen zu denken, die gewöhnlich an Meetings teilnehmen, ihre Gehälter und Stundenlöhne sowie die für die Teilnahme an dem Meeting aufgewendete Zeit zu schätzen. Die Ergebnisse sind in der Regel erstaunlich hoch. Wenn Sie das bedenken, sind Sie hoffentlich eher geneigt, die Meetings kurz zu halten.   

 

Ist ein Meeting überhaupt notwendig?  

Sie sollten sich auch fragen, ob eine Besprechnung im Team überhaupt notwendig ist. Wenn Sie nur ein kurzes Status-update zu einem Projekt abfragen wollen oder eine Frage zu einer Aufgabe haben, rufen Sie einfach einen der verantwortlichen Kolleg:innen an. Auf diese Weise kommen Sie vielleicht mit einem 10-minütigen Anruf statt einer einstündigen Besprechung aus, sprechen mit weniger Leuten darüber und sparen so die Zeit von 10 anderen Personen, die diese viel produktiver nutzen können. Sie können auch Informationen auf andere Weise weitergeben, z. B. indem Sie eine E-Mail mit allen wichtigen Zahlen und Fakten versenden. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn Sie nur die neuesten Erfolge mitteilen wollen und die Leute können selbst entscheiden, wann sie sich die Zeit nehmen wollen, den Bericht durchzulesen. Aber auch wenn dies für manche Gelegenheiten die perfekte Strategie sein mag, darf man sich nicht ausschließlich darauf verlassen. Wenn Sie in einem Meeting Themen besprechen müssen, gibt es allerdings noch einige andere Möglichkeiten, die Zeit produktiv zu nutzen.  

 

Die perfekte Meetingdauer  

Oft dauern Besprechungen viel länger als nötig, denn Mitarbeiter: innen lieben es, zu “smalltalken”. Wenn in den Kalendern der Teilnehmer bereits ein Zeitfenster von einer Stunde reserviert ist, nutzen sie gerne die gesamte Zeit, auch wenn sie sie nicht zwingend brauchen. Deshalb sollten Sie für eine normale Besprechung nur eine halbe Stunde buchen. Wenn Sie feststellen, dass Sie ein paar Minuten mehr brauchen, werden Sie sich die Zeit dafür nehmen, aber wenn Sie innerhalb dieser 30 Minuten fertig sind, reden Sie nicht über private Dinge, sondern nutzen Sie diese Zeit für Ihre Aufgaben. 

Zeitfenster  

Sie können sogar noch weiter gehen und jedem Teilnehmer ein Zeitfenster zuweisen, damit Sie die Dauer der Besprechung genauer einschätzen und sicherstellen können, dass die Zeit produktiv genutzt wird. Überlegen Sie sich, wie lange die Besprechung dauern soll, und beginnen Sie dann, die Zeit für jeden einzelnen Teilnehmer danach einzuteilen, wie lange er braucht, um sein Thema zu beleuchten. Sobald jeder seine Zeit zugeteilt bekommen hat, können Sie einen Ihrer Mitarbeiter (vorzugsweise den Mitarbeiter der das Meeting organisiert hat) zum Zeitwächter machen. Dieser ist dann dafür verantwortlich, auf die Zeit zu achten und sich zu melden, wenn es zu Überziehungen kommt. Aber auch wenn Sie die Sitzungen verkürzen können, bedeutet das nicht unbedingt, dass sie produktiver sind.  

 

Video Calls 

Es gibt keine Garantie dafür, dass alle Ihre Kollegen dem Inhalt des Meetings Aufmerksamkeit schenken. Wenn Sie Meetings ohne Video abhalten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Teilnehmer Multitasking betreiben oder Ihre Zeit mit privaten Erledigungen verbringen. Ganze 57 % aller Angestellten gaben in einer Umfrage zu, dass sie während eines Telefonats etwas anderes tun. Diese Zahl mag Sie zunächst überraschen aber stellen Sie sich vor, Sie haben einen sehr stressigen Tag und eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen, und es fühlt sich an, als müssten Sie die ganze Nacht im Büro verbringen, um alles zu erledigen. Außerdem steht heute Nachmittag ein Meeting zu einem Thema an, das Sie bereits mehrfach besprochen haben. Was machen Sie also währenddessen? Sie multitasken. Sie versuchen, sich auf zwei Dinge gleichzeitig zu konzentrieren, was realistisch gesehen nie funktioniert. Einerseits sind Sie also unproduktiv, andererseits ist das nicht das einzige Problem, das mit Telefonaten einhergeht. Etwa 80 % der Nachrichten werden durch Körpersprache wie Haltung, Mimik usw. vermittelt. 

 

Wenn Sie also bei Besprechungen niemanden sehen können, werden Nachrichten möglicherweise falsch interpretiert, und wenn Sie keine Antwort von Ihren Teammitgliedern erhalten, wenn Sie Ihre Themen präsentieren, können Sie nicht einmal ihre Gesichter sehen und ihre Meinung interpretieren, was noch schlimmer ist. Aber es gibt einen einfachen Tipp, um diesem Teufelskreis ein Ende zu setzen: Videoanrufe. Das klingt vielleicht nicht nach einer massiven Verbesserung, ist es aber definitiv. Nur 4 % der Arbeitnehmer führen Multitasking-Gespräche per Video. Lassen Sie das auf sich wirken. Sie können die Anzahl der Personen, die Switch-tasking betreibt, um 53 % reduzieren, wenn Sie statt eines Telefonats ein Videogespräch führen. Ihre Besprechung wird sehr viel ansprechender und produktiver sein, und diese Einstellung wird sich auf Ihr Team übertragen, so dass Ihre Mitarbeiter sehr viel motivierter sein werden, den besprochenen Themen Aufmerksamkeit zu schenken.  

 

Fazit  

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es eine ganze Reihe von Dingen gibt, die Sie tun können, um effizientere Meetings zu ermöglichen:  

  • Fragen Sie immer nach einem Ablauf- und Aufgabenplan   
  • Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Themen Sie ansprechen und welche Punkte Sie ansprechen wollen 
  • Berechnen Sie, wie viel die Sitzungen in Ihrem Unternehmen durchschnittlich kosten  
  • Wenn Sie nur eine Frage haben, rufen Sie die zuständige Person an, anstatt eine Besprechung zu organisieren 
  • Versuchen Sie, Termine für nur 30 Minuten zu buchen, falls nötig verlängern Sie das Meeting spontan 
  • Wenn Sie vor Ablauf der Zeit fertig sind, beenden Sie das Meeting 
  • Weisen Sie jedem Teilnehmer ein Zeitfenster zu und machen Sie den Gastgeber zum Zeitwächter  
  • Versuchen Sie, Meetings nur per Videoanruf abzuhalten, da die Teilnehmer auf diese Weise weniger abgelenkt sind