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Gantt Charts Take Your Project Management To The Next Level

Peter Irmler

Good scheduling is a key success factor within projects. However for scheduling to be as effective as possible, visual orientation aids are essential. A well established example of such an aid is a Gantt Chart, which offers a clear and informative representation of the scheduling in a graphical format. This article describes what exactly Gantt Charts are used for in a practical sense and the said benefits they provide.

What is a Gantt Chart?

A Gantt Chart, also commonly known as a bar chart, is a very widely used project management tool. It visualizes the chronological sequence of tasks on a time axis. At its most basic level, a Gantt Chart consists of two components, tasks descriptions and appointments are listed in a column on the left hand side, while scheduling data is displayed on the right hand side of the forms bars. The bars show the start, end and duration of each task.

What are the advantages of a Gantt Chart?

Gantt Charts have several advantages, two of the most important of which are clarity and flexibility. They are also well suited for simplifying project communication. We’ll take a closer look at these factors in the following.

The chronological sequence is easily visible

Gantt diagrams significantly simplify project management, essentially because the deadlines, duration and order of all tasks are made clear at a glance. It is also clear whether tasks are to be executed simultaneously or sequentially.

A screenshot of Gantt charts on the interface

Dependencies in the project plan are clearly displayed

Gantt Charts also offer enormous flexibility regarding changes in project planning. Bars within the display can be moved around easily, which automatically effects the corresponding changes to neighbouring tasks and overall planning. Dependencies are also taken into account where tasks are interconnected.

A screenshot of Gantt charts on the interface

Display the longest chain of tasks within the project.

Gantt diagrams are excellently suited for showing which tasks must be done simultaneously and which consecutively. As a result the so-called “critical path” is easily visible. Among other things, the Gantt Chart provides information about which task must be completed on time to avoid jeopardizing the schedule project duration; an indispensable advantage, regardless of the project size.

A screenshot of Gantt charts on the interface

Option to display status of tasks

Each project participant must be aware of which tasks have been completed and which are still pending. This is the only way to achieve harmonious project organisation. Accordingly, Gantt Charts usually also offer the possibility to record the status of a task and its current status.

A screenshot of Gantt charts on the interface

Option to determine the latest possible start date

Gantt Charts are useful not only for classical forward planning, but also backward planning. This makes it possible to determine the necessary start date for a project or task based on the desired end date.

A screenshot of Gantt charts on the interface

Creating Gantt plans with Allex.ai

Allex.ai enables intuitive, fast scheduling in projects. Even without specialist knowledge,users are able to create Gantt Charts easily and within a few minutes, give structure to even the most complex of projects. If a task is moved using a drag and drop, subordinate tasks will automatically follow. Since Allex.ai is a web based solution, your Gantt Charts can also be used independently of location and device. Learn more and try for free – Allex.ai

Eine gute Terminplanung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor in Projekten. Damit die Terminplanung jedoch so effektiv wie möglich ist, sind visuelle Orientierungshilfen unerlässlich. Ein bewährtes Beispiel für ein solches Hilfsmittel ist ein Gantt-Diagramm, das eine übersichtliche und informative Darstellung der Terminplanung in grafischer Form bietet. Wofür genau Gantt-Diagramme in der Praxis eingesetzt werden und welchen besagten Nutzen sie bieten, beschreibt dieser Artikel.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm, allgemein auch als Balkendiagramm bekannt, ist ein sehr weit verbreitetes Projektmanagement-Tool. Es visualisiert die chronologische Abfolge von Aufgaben auf einer Zeitachse. In seiner grundlegendsten Form besteht ein Gantt-Diagramm aus zwei Komponenten: Aufgabenbeschreibungen und Termine werden in einer Spalte auf der linken Seite aufgelistet, während die Termindaten auf der rechten Seite der Formularbalken angezeigt werden. Die Balken zeigen den Beginn, das Ende und die Dauer jeder Aufgabe an.

Was sind die Vorteile eines Gantt-Diagramms?

Gantt-Diagramme haben mehrere Vorteile, zwei der wichtigsten davon sind Übersichtlichkeit und Flexibilität. Sie sind auch gut geeignet, um die Projektkommunikation zu vereinfachen. Im Folgenden werden wir diese Faktoren näher betrachten.

Die zeitliche Abfolge ist gut erkennbar

Gantt-Diagramme vereinfachen das Projektmanagement wesentlich, weil auf einen Blick die Termine, Dauer und Reihenfolge aller Aufgaben deutlich werden. Es ist auch klar, ob Aufgaben gleichzeitig oder nacheinander ausgeführt werden sollen.

Ein Screenshot der Gantt-Diagramme auf der Benutzeroberfläche

Abhängigkeiten im Projektplan werden übersichtlich dargestellt

Gantt-Diagramme bieten auch eine enorme Flexibilität bei Änderungen in der Projektplanung. Balken innerhalb der Darstellung können einfach verschoben werden, was automatisch entsprechende Änderungen auf benachbarte Aufgaben und die Gesamtplanung bewirkt. Abhängigkeiten werden auch dort berücksichtigt, wo Aufgaben miteinander verbunden sind.

Ein Screenshot der Gantt-Diagramme auf der Benutzeroberfläche

Zeigt die längste Kette von Aufgaben innerhalb des Projekts an.

Gantt-Diagramme sind hervorragend geeignet, um darzustellen, welche Aufgaben gleichzeitig und welche nacheinander erledigt werden müssen. Dadurch wird der sogenannte "kritische Pfad" gut sichtbar. Das Gantt-Diagramm gibt unter anderem Aufschluss darüber, welche Aufgabe rechtzeitig erledigt werden muss, um die geplante Projektdauer nicht zu gefährden; ein unverzichtbarer Vorteil, unabhängig von der Projektgröße.

Ein Screenshot der Gantt-Diagramme auf der Benutzeroberfläche

Option zur Anzeige des Status von Tasks

Jeder Projektbeteiligte muss sich darüber im Klaren sein, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche noch anstehen. Nur so ist eine harmonische Projektorganisation möglich. Dementsprechend bieten Gantt-Diagramme in der Regel auch die Möglichkeit, den Status einer Aufgabe und ihren aktuellen Stand zu erfassen.

Ein Screenshot der Gantt-Diagramme auf der Benutzeroberfläche

Option zur Bestimmung des spätestmöglichen Startdatums

Gantt-Diagramme sind nicht nur für die klassische Vorwärtsplanung, sondern auch für die Rückwärtsplanung nützlich. Damit ist es möglich, den notwendigen Starttermin für ein Projekt oder eine Aufgabe auf Basis des gewünschten Endtermins zu ermitteln.

Ein Screenshot der Gantt-Diagramme auf der Benutzeroberfläche

Gantt-Pläne mit Allex.ai erstellen

Allex.ai ermöglicht eine intuitive, schnelle Terminplanung in Projekten. Auch ohne Fachkenntnisse sind Anwender in der Lage, einfach und innerhalb weniger Minuten Gantt-Charts zu erstellen, die selbst den komplexesten Projekten Struktur verleihen. Wird eine Aufgabe per Drag and Drop verschoben, folgen untergeordnete Aufgaben automatisch. Da Allex.ai eine webbasierte Lösung ist, können Ihre Gantt Charts auch orts- und geräteunabhängig genutzt werden. Erfahren Sie mehr und testen Sie kostenlos - Allex.ai