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Finding a Project Methodology to Suit Your Business

William Delaney

The rise of project management methodology

With the accelerated growth of the business sector over the past 5 – 10 years, project management has become a hot topic within almost every industry, from hip start-ups to corporations who are continuously eager to expand. More and more focus is being placed on process over product. Businesses are continuously pushing acceleration to maximum capacities and trying to strategically identify ways to improve the process.  

Project management software has played a centric role in the success of this acceleration. They allow businesses to accurately manage and strategically plan initiatives, taking into consideration the stakeholders, resources, customers, budgets and of course, the quality of output, which in turn should match the company objectives as outlined by senior C-Level executives.

Effective project management has a proven track record of leading to overall company success, by ensuring all tasks, resources and risks are identified, managed and coordinated correctly. However, different industries and sectors require different approaches to project management and planning to suit the needs of their workflow. That’s where methodology comes in.  

Like any methodology, a project management methodology generally encompasses best practices –  such as ethics and techniques – along with procedures and rules needed to successfully deliver on goals in a professional manner.  

Why work with a project management methodology?

Project methodologies were created for a reason: using them will be a huge benefit to your organisation. This is because following a rigid set of rules allows you to measure accurately and easily in accordance with the project timeline at every stage. This is particularly beneficial for larger organisations, where there are numerous teams and departments relying on each other to successfully complete a project. By applying standardised processes, clarity and transparency become more vivid across the organisations project, budgetary and resource needs.  Without using a clear methodology, it’s easy for organisations to overspend, fail on delivery and cause overall company confusion for both planning and future objectives.

No matter what type of business you are running, by using a project methodology you’re more than likely going to see some improvement on the end result, but nevertheless each methodology has its own set of advantages and disadvantages. This is because different types of projects benefit differently from the methodologies. These methodologies were usually created to meet the pain points of a particular type of project flow. That’s why when you decide to pick the type of methodology to follow you need to take many things into consideration, from the project itself, to the business objectives, the sector you’re in and even the type of resources at your disposal.  

Agile vs Waterfall

As the tech space seems to be dominating the business media and online world, you’ve probably heard of the first two project management methodologies more frequently than most. We’re of course talking about waterfall and agile concepts.  

These two rationales are often placed beside each other in a bid to see which is best. Truth be told, this is a simple case new versus old. Waterfall is deemed by many as a classic approach to project management, whereas agile takes a modern spin on the idea. Waterfall follows a sequential structure, which is adapted into steps and is managed until the project is completed. Each step only begins once the previous step is completed. The structure of waterfall is rigid and backwards planning is simply not done within the methodology. Planning with waterfall is very one-way from the get-go and changes are to be avoided at all costs. This type of methodology is mainly seen in larger organisations, with numerous stakeholders and projects that are predictable and easy to plan.  

Then we’ve got agile, a methodology that the software industry has really coined to fame! This type of methodology is a lot less rigid than that of waterfall, with its core focus being adaptability based on continuous feedback. Generally speaking, agile projects work over sprints. The project is split into smaller components and is achieved through constant iteration. The concept behind agile is that adjustments can be made easily. It is a good methodology for projects with a high degree of uncertainty, or a constantly changing procedure.  

Prince2

With the increasing interest in project management and the eagerness for newbies to get a foot in the professional door, the PRINCE2 methodology has risen significantly in popularity. The certification has become somewhat of an industry standard to have.

PRINCE2, also known as projects in a controlled environment, is one of the most-used project management methodologies on the market. The whole idea here is based on the number seven. Seven principles, roles and phase. Although this particular type of rationale can be complex, it is very much scalable and can be adapted to many applications and environments.

This type of project management works well for SME’s, however due to the complexity of its nature, many would say it needs a professional touch and should be left to the experts.

Critical Path

When we hear the term ‘critical’ we start to worry, however the rationale behind critical chain is to plan as strategically as possible so that nothing critical happens. This type of methodology takes a step-by-step approach to project management, and is ideal for organisations where there is interdependency between projects.  

In critical path, the timeline of the project is broken down, and risks, durations and resources are seen as assets, to plan for dependencies, conceptualise milestones and accurately depict deliverable end dates. The whole idea is to efficiently use time in product quality throughput. This type of methodology is most commonly used in the scientific, engineering and manufacturing sectors.  

By strategically prioritising and measuring the most durational tasks first, objectives can be completed quicker and delivery times can be optimised. This measurable action can then be reported back to stockholders and can improve the assurance of meeting the business objectives.  

Der Aufstieg der Projektmanagement-Methodik

Mit dem beschleunigten Wachstum des Wirtschaftssektors in den letzten 5 - 10 Jahren ist Projektmanagement ein heißes Thema in fast jeder Branche geworden, von hippen Start-ups bis hin zu Konzernen, die ständig expandieren wollen. Mehr und mehr wird der Fokus auf den Prozess statt auf das Produkt gelegt. Unternehmen treiben die Beschleunigung immer weiter auf die Spitze und versuchen, strategisch Wege zur Verbesserung des Prozesses zu finden.  

Projektmanagement-Software hat eine zentrale Rolle für den Erfolg dieser Beschleunigung gespielt. Sie ermöglichen es Unternehmen, Initiativen genau zu verwalten und strategisch zu planen, unter Berücksichtigung der Stakeholder, Ressourcen, Kunden, Budgets und natürlich der Qualität des Outputs, der wiederum mit den Unternehmenszielen übereinstimmen sollte, wie sie von der obersten Führungsebene festgelegt wurden.

Effektives Projektmanagement führt nachweislich zum Gesamterfolg eines Unternehmens, indem es sicherstellt, dass alle Aufgaben, Ressourcen und Risiken korrekt identifiziert, verwaltet und koordiniert werden. Verschiedene Branchen und Sektoren erfordern jedoch unterschiedliche Ansätze für das Projektmanagement und die Planung, um den Anforderungen ihrer Arbeitsabläufe gerecht zu werden. Hier kommt die Methodik ins Spiel.  

Wie jede Methodik umfasst auch eine Projektmanagement-Methodik in der Regel Best Practices - wie z. B. Ethik und Techniken - sowie Verfahren und Regeln, die erforderlich sind, um die Ziele auf professionelle Weise erfolgreich zu erreichen.  

Warum mit einer Projektmanagement-Methodik arbeiten?

Projektmethodiken wurden aus einem bestimmten Grund geschaffen: Wenn Sie sie verwenden, ist das ein großer Vorteil für Ihr Unternehmen. Denn das Befolgen eines starren Regelwerks ermöglicht es Ihnen, in jeder Phase des Projekts genau und einfach in Übereinstimmung mit dem Zeitplan zu messen. Dies ist besonders für größere Organisationen von Vorteil, in denen es zahlreiche Teams und Abteilungen gibt, die sich aufeinander verlassen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Durch die Anwendung standardisierter Prozesse werden Klarheit und Transparenz über die Projekt-, Budget- und Ressourcenbedürfnisse der Organisation geschaffen. Ohne eine klare Methodik ist es für Organisationen leicht, die Ausgaben zu überschreiten, bei der Lieferung zu scheitern und das gesamte Unternehmen sowohl bei der Planung als auch bei zukünftigen Zielen zu verwirren.

Egal, welche Art von Geschäft Sie betreiben, durch die Verwendung einer Projektmethodik werden Sie höchstwahrscheinlich eine Verbesserung des Endergebnisses sehen, aber dennoch hat jede Methodik ihre eigenen Vor- und Nachteile. Das liegt daran, dass verschiedene Projekttypen unterschiedlich von den Methoden profitieren. Diese Methoden wurden in der Regel geschaffen, um die Schmerzpunkte einer bestimmten Art von Projektablauf zu erfüllen. Deshalb müssen Sie bei der Wahl der Methodik viele Dinge in Betracht ziehen, vom Projekt selbst über die Geschäftsziele und die Branche, in der Sie tätig sind, bis hin zu den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen.  

Agil vs. Wasserfall

Da der Tech-Bereich die Wirtschaftsmedien und die Online-Welt zu dominieren scheint, haben Sie wahrscheinlich häufiger als die meisten anderen von den ersten beiden Projektmanagement-Methoden gehört. Wir sprechen natürlich von Wasserfall- und agilen Konzepten.  

Diese beiden Argumente werden oft nebeneinander gestellt, um zu sehen, welches das Beste ist. In Wahrheit ist dies ein einfacher Fall von neu gegen alt. Der Wasserfall wird von vielen als klassischer Ansatz für das Projektmanagement angesehen, während Agile einen modernen Spin auf die Idee bringt. Wasserfall folgt einer sequenziellen Struktur, die in Schritte eingeteilt ist und bis zum Abschluss des Projekts verwaltet wird. Jeder Schritt beginnt erst, wenn der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Die Struktur des Wasserfalls ist starr und eine Rückwärtsplanung wird innerhalb der Methodik einfach nicht durchgeführt. Die Planung mit Wasserfall ist von vornherein sehr einseitig und Änderungen sind um jeden Preis zu vermeiden. Diese Art der Methodik ist hauptsächlich in größeren Organisationen zu finden, mit zahlreichen Stakeholdern und Projekten, die vorhersehbar und einfach zu planen sind.  

Dann haben wir agil, eine Methodik, die die Software-Industrie wirklich zu Ruhm gebracht hat! Diese Art von Methodik ist viel weniger starr als die des Wasserfalls, wobei der Kernfokus auf Anpassungsfähigkeit basierend auf kontinuierlichem Feedback liegt. Im Allgemeinen arbeiten agile Projekte über Sprints. Das Projekt wird in kleinere Komponenten aufgeteilt und wird durch ständige Iteration erreicht. Das Konzept hinter agil ist, dass Anpassungen leicht vorgenommen werden können. Es ist eine gute Methodik für Projekte mit einem hohen Maß an Unsicherheit oder einem sich ständig ändernden Ablauf.  

Prince2

Mit dem zunehmenden Interesse am Projektmanagement und dem Eifer für Neulinge, einen Fuß in die professionelle Tür zu bekommen, hat die PRINCE2-Methodik erheblich an Popularität gewonnen. Die Zertifizierung ist so etwas wie ein Industriestandard geworden, den man haben muss.

PRINCE2, auch bekannt als Projekte in einer kontrollierten Umgebung, ist eine der meistgenutzten Projektmanagement-Methoden auf dem Markt. Die ganze Idee basiert dabei auf der Zahl Sieben. Sieben Prinzipien, Rollen und Phasen. Obwohl diese besondere Art der Begründung komplex sein kann, ist sie sehr gut skalierbar und kann an viele Anwendungen und Umgebungen angepasst werden.

Diese Art des Projektmanagements funktioniert gut für KMUs, aber aufgrund der Komplexität würden viele sagen, dass es einen professionellen Touch braucht und den Experten überlassen werden sollte.

Kritischer Pfad

Wenn wir den Begriff "kritisch" hören, fangen wir an, uns Sorgen zu machen. Der Grundgedanke hinter der kritischen Kette ist jedoch, so strategisch wie möglich zu planen, damit nichts Kritisches passiert. Diese Art von Methodik geht schrittweise an das Projektmanagement heran und ist ideal für Organisationen, in denen es Abhängigkeiten zwischen den Projekten gibt.  

Im kritischen Pfad wird die Zeitachse des Projekts aufgeschlüsselt, und Risiken, Zeitdauern und Ressourcen werden als Aktiva betrachtet, um Abhängigkeiten zu planen, Meilensteine zu konzipieren und Endtermine für die Lieferung genau darzustellen. Die ganze Idee ist, die Zeit effizient für den Durchsatz der Produktqualität zu nutzen. Diese Art von Methodik wird am häufigsten in den Bereichen Wissenschaft, Technik und Fertigung eingesetzt.  

Durch strategische Priorisierung und Messung der Aufgaben mit der höchsten Dauer können Ziele schneller erreicht und die Lieferzeiten optimiert werden. Diese messbaren Maßnahmen können dann an die Aktionäre zurückgemeldet werden und können die Sicherheit der Erfüllung der Unternehmensziele verbessern.