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Case study: Joint planning of assembly teams with external suppliers

Peter Irmler

Background  

In the practical example, we present a company in the plant engineering sector that has been providing logistics facilities in Germany and internationally for more than 40 years. The company has grown significantly within recent years. The constantly increasing demand as well as short-term service orders make the planning of external assembly a challenge. Capacities should be sufficiently available to act flexibly, at short notice and reliably.   

For this reason, the assembly management has started several years ago to build up partner companies for the external assembly, which provide support when required. In cooperation with the assembly management, the team management in the partner companies and Allex, resource planning and project management were raised to a new level.   

Challenge  

In external assembly, a large number of orders of various sizes are generated, which are handled by in-house and external assembly teams. It was difficult to get an overview quickly and without much effort of who was taking over which orders and who could take over new orders. Especially when there were last-minute changes in the planning. The reasons are often changes in project planning, change requests from customers or service orders at short notice.   

Particularly when external partner companies were involved, there was a great deal of manual effort involved in keeping staff planning up to date and coordinating everyone involved. Changes had to be tracked and exchanged each time via e-mail or phone. This process was very time-consuming. In some cases, planning errors occurred due to missing information or missing updates.   

Another effort driver and source of errors was the use of different tools for project planning. The external assembly is subdivided into different tasks, but it is only the last phase of the project. In the beginning of the project many other tasks are necessary in design, procurement or assembly. For this part of the project, MS Project was used by the project managers, which only roughly covered the planning of the external assembly. When projects have shifted, this was not coupled to the assembly planning. The lack of coupling and transparency made it difficult to effectively scale the planning and keep the effort low.  

The Solution  

Allex has improved scheduling in many ways. With the timeline view, the management can quickly and easily get an overview to perform planning. All capacities - external or internal - are displayed transparently. Scheduling new orders or rescheduling is much faster and potential conflicts are identified earlier and resolved in advance.   

 

 

 

The planning of the orders is done together with the partner companies. A separate team board has been created for each partner company. Due to the permission system, these can only be viewed by the corresponding team leaders. Orders are either shared completely or only individual tasks.    

If new orders are planned, the capacity is checked and then assigned to the corresponding team board. Then the corresponding team leader takes over and plans his employees independently. All information about the task, such as timing, dependencies and other details are available. The scheduling can then be viewed and confirmed again by the assembly management. The coordination effort is greatly reduced, since all participants have the appropriate information available at all times. Changes are directly available.   

   

 

 

 

Another big advantage is the strong features around project planning and control in Allex. This made it possible to use a shared project plan for project managers and assembly management. This also eliminates manual effort to adjust plans over and over again in different tools. Several templates were created for the different order types new construction, modification or retrofit as well as the plant types. The templates contain all the standard defaults. Checklists and responsibilities were defined for handovers to ensure quality along the order process.  

 

  


Hintergrund 

Im Praxisbeispiel stellen wir ein Unternehmen im Anlagenbau vor, das seit mehr als 40 Jahren Logistikanlagen im deutschsprachigen und internationalen Bereich bereitstellt. In den letzten Jahren ist das Unternehmen stark gewachsen. Die stetig steigende Nachfrage sowie kurzfristige Serviceeinsätze machen die Planung der externen Montage zur Herausforderung. Kapazitäten sollen ausreichend zur Verfügung stehen um flexibel, kurzfristig und zuverlässig zu agieren.  

Die Montageleitung hat deshalb vor mehreren Jahren begonnen, für die externen Montage Partnerunternehmen aufzubauen, die bei Bedarf unterstützend tätig sind. Gemeinsam mit der Montageleitung, der Teamleitung in den Partnerunternehmen und Allex wurde die Ressourcenplanung und das Projektmanagement auf ein neues Level gebracht.  

 

Herausforderung 

In der externen Montage fällt eine große Anzahl an Aufträgen verschiedener Größen an, die mit eigenen und externen Montageteams bearbeitet werden. Es war schwierig, schnell und ohne großen Aufwand einen Überblick zu erhalten, wer welche Montagen übernimmt und wer offene Aufträge übernehmen kann. Vor allem, wenn es kurzfristige Änderungen in der Planung gab. Gründe waren hier oftmals Änderungen in der Projektplanung, Änderungen von der Seite des Kunden oder kurzfristige Serviceeinsätze.  

Vor allem bei der Einbindung der externen Partnerunternehmen bestand ein hoher manueller Aufwand, die Einsatzplanung der Mitarbeiter aktuell zu halten und alle Beteiligten zu koordinieren. Änderungen mussten nachgehalten werden und jedes Mal per E-Mail oder Telefon ausgetauscht werden. Dies machte es aufwendig, die Einsatzplanung aktuell zu halten. Teilweise kam es zu Planungsfehlern aufgrund von fehlenden Informationen oder fehlenden Aktualisierungen.  

Ein weiterer Aufwandstreiber und Fehlerquelle war der Einsatz von verschiedenen Tools für die Projektplanung. Die externe Montage untergliedert sich in verschiedene Vorgänge, ist aber nur die letzte Phase des Projektes. Im Vorfeld sind viele weitere Vorgänge im Bereich Konstruktion, Beschaffung und Montage notwendig. Für diesen Teil des Projektes wurde von den Projektleitern MS Project eingesetzt, was die Planung der externen Montage allerdings nur grob abgedeckt hat. Bei Verschiebungen in den Projekten war dies nicht an die Montageplanung gekoppelt. Die fehlende Koppelung und Transparenz machte es schwierig, die Einsatzplanung effektiv zu skalieren und den Planungsaufwand gering zu halten.  

 

Die Lösung 

Die Einführung von Allex hat in vielerlei Hinsicht die Einsatzplanung verbessert. Mit der Zeitachsen-Ansicht kann sich die Montageleitung schnell und einfach einen Überblick verschaffen, um die Planung durchzuführen. Dabei werden alle Kapazitäten – extern oder intern transparent dargestellt. Die Einplanung von neuen Aufträgen oder das Umplanen bei Änderungen erfolgt viel schneller und mögliche Konflikte werden früher erkannt und vorab gelöst.   

 

Die Planung der Aufträge erfolgt gemeinsam mit den Partnerunternehmen. Für jedes Partnerunternehmen wurde ein eigenes Teamboard angelegt. Durch das Berechtigungssystem sind diese nur für die entsprechenden Teamleiter einsehbar. Aufträge werden entweder komplett freigegeben oder nur einzelne Abschnitte.   

Werden neue Aufträge geplant, wird die Kapazität geprüft und dann dem entsprechenden Teamboard zugewiesen. Dann übernimmt der jeweilige Teamleiter und plant eigenständig seine Mitarbeiter. Alle Informationen zum Vorgang, wie Zeitplan, Abfolge und weitere Details sind verfügbar. Die Einplanung kann dann wieder von der Montageleitung eingesehen und bestätigt werden. Der Koordinationsaufwand ist durch die gemeinsame Planung stark gesunken, da allen Beteiligten jederzeit die passenden Informationen zur Verfügung haben. Änderungen sind direkt verfügbar und einsehbar.  

 

  

Ein weiterer großer Vorteil sind die starken Funktionen rund um die Projektplanung und Steuerung in  Allex. Dies ermöglichte, dass ein gemeinsamer Projektplan für Projektleiter und Montageleitung verwendet wird. Es entfällt auch hier manueller Aufwand Planungen immer wieder in verschiedenen Tools anzupassen. Für die verschiedenen Auftragstypen Neubau, Modifikation und Retrofit sowie die Anlagentypen wurden mehrere Templates angelegt, in denen alle Standards enthalten sind. Für Übergaben wurden Checklisten und Verantwortlichkeiten definiert, um die Qualität entlang des Auftragsprozesses sicherzustellen.