Accelerating Project Portfolio Performance in the Healthcare Sector: Strategies and Solutions

Beschleunigung der Performance von Projekten in der Gesundheitsbranche: Strategien und Lösungen

William Delaney

Accelerating Project Portfolio Performance in the Healthcare Sector: Strategies and Solutions

In the ever evolving and dynamic landscape of the healthcare sector, the efficient management of project portfolios is paramount. Healthcare organizations face the constant challenge of delivering high-quality patient care, improving operational efficiency, and adapting to rapidly evolving technologies and regulations. To succeed in this complex environment, healthcare professionals need to find ways to accelerate the performance of their project portfolios. This article explores key strategies and notable insights shared by experts in the field, with a particular focus on the role of multi-project and resource management software like Allex in achieving these goals.

The healthcare sector is one of the most crucial and rapidly evolving industries globally. It encompasses a wide range of activities, from clinical research and drug development to hospital construction and patient care system implementations. Each of these activities is often managed as a project, and collectively, they form a project portfolio.

Project portfolio management in the healthcare sector is not without its challenges. Healthcare organizations must navigate regulatory requirements, clinical trials, patient care, and various other complex processes, all while striving to improve efficiency, reduce costs, and, most importantly, enhance patient outcomes. In this context, accelerating the performance of a project portfolio is not merely a goal but a necessity.

This article aims to provide an in-depth exploration of strategies that can help healthcare organizations quickly accelerate the performance of their project portfolios. It also delves into how a multi-project and resource management software solution like Allex can be a valuable asset in implementing these strategies effectively.

Notable Insights

Before we dive into the strategies for accelerating project portfolio performance, let's examine some notable insights that have been gleaned from the experiences of experts in the healthcare sector.

Limit Multitasking Within and Between Projects

Multitasking is often considered a skill that boosts productivity. However, in the realm of project management, particularly in healthcare, it can be counterproductive. Healthcare projects demand precision, attention to detail, and the dedicated focus of skilled professionals. Spreading resources too thin across multiple projects can lead to delays, errors, and inefficiencies. The first notable insight is to limit multitasking within individual projects and between different projects. This approach ensures that team members can concentrate their efforts and expertise on specific tasks, ultimately leading to faster project completion and improved quality.

Documentation management

Documentation is an integral part of healthcare projects. Whether it involves regulatory compliance, research protocols, or patient records, efficient documentation is essential. Inefficiencies in document creation and management can significantly impact project timelines. To accelerate performance, healthcare organizations should embrace a "full-kit" approach to documentation. This means providing all necessary resources, templates, and guidelines upfront, reducing the need for constant revisions and edits. A well-implemented multi-project management software like Allex can assist in streamlining documentation workflows, ensuring that all team members have access to the latest templates and guidelines, and facilitating collaboration on document creation and management.

Clearly Define Priorities

In the healthcare sector, where projects can vary widely in scope and complexity, clear prioritization is essential. From clinical trials to facility expansions, healthcare organizations are often juggling multiple projects simultaneously. The third notable insight emphasizes the importance of clearly defining priorities among activities within the project portfolio. By identifying critical tasks and allocating resources accordingly, organizations ensure that high-impact projects receive the attention they deserve. Multi-project management software solutions like Allex provide the tools needed to visualize and prioritize tasks, helping organizations make informed decisions about resource allocation.

Synchronizing Activities

Coordination and synchronization of activities are critical factors in the success of healthcare projects. For example, synchronizing product development with clinical trials is vital for bringing new treatments to market efficiently. The fourth notable insight highlights the importance of aligning activities across projects to minimize delays and overlaps. An integrated multi-project management solution like Allex facilitates the scheduling and tracking of activities across multiple projects, making it easier to ensure synchronization and efficient resource allocation.

Project Reductions

This fifth and perhaps counterintuitive insight suggests that reducing the number of projects in a portfolio can increase overall project velocity. The analogy used here likens a project portfolio to a highway: with fewer "cars" (projects), traffic jams (delays) are avoided, leading to higher throughput. While it might be tempting to initiate numerous projects simultaneously, focusing on a limited number of projects can lead to better outcomes. It's crucial to prioritize projects based on strategic objectives and expected returns. Multi-project management software solutions like Allex can assist in evaluating and selecting projects that align with organizational goals and resources, helping avoid the temptation to launch projects without a strong business case.

Accelerating Project Portfolio Performance

With these notable insights in mind, let's delve into a comprehensive exploration of strategies that healthcare organizations can adopt to quickly accelerate the performance of their project portfolios. Throughout this discussion, we will highlight how a multi-project and resource management software like Allex can play a pivotal role in implementing these strategies effectively.

Resource Optimization

One of the most significant challenges in managing healthcare project portfolios is resource allocation. The healthcare sector often faces shortages of specialized resources, such as clinicians, researchers, and regulatory experts. Consequently, it's imperative to maximize the efficiency of these limited resources.

How Allex Can Help:

  • Resource Allocation: Allex offers robust resource allocation and management capabilities. It allows organizations to visualize resource availability and workload across multiple projects, making it easier to assign resources strategically.
  • Workload Tracking: The software provides workload tracking, helping organizations monitor and manage individual workloads to prevent overburdening team members.

By leveraging Allex's resource management features, healthcare organizations can minimize resource conflicts, ensure that the right people are working on the right tasks, and ultimately reduce project timelines.

Clear Prioritization and Strategic Alignment

Prioritization is crucial in healthcare project portfolio management. Not all projects are created equal, and resources must be allocated based on strategic priorities and expected outcomes.

How Allex Can Help:

  • Project Prioritization: Allex allows organizations to define project prioritizing criteria based on strategic objectives, helping prioritize projects that align with organizational goals.
  • Visual Dashboards: The software provides visual dashboards that allow stakeholders to see how projects align with strategic priorities and track progress in a clear and transparent overview.
  • Resource Allocation Insights: Allex offers insights into resource allocation, ensuring that resources and capacities are covered in order to run operations seamlessly.  

Beschleunigung der Performance von Projekten in der Gesundheitsbranche: Strategien und Lösungen

In der sich ständig weiterentwickelnden und dynamischen Welt des Gesundheitswesens ist die effiziente Verwaltung von Projekten von zentraler Bedeutung. Unternehmen des Healthcare-Sektors stehen vor der ständigen Herausforderung, eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung zu gewährleisten, die betriebliche Effizienz zu verbessern und sich an die sich schnell entwickelnden Technologien und Vorschriften anzupassen. Um in diesem komplexen Umfeld erfolgreich zu sein, müssen Fachleute im Gesundheitswesen Wege finden, um die Leistung ihrer Projektportfolios zu beschleunigen. Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Strategien und Erkenntnisse von Experten auf diesem Gebiet auf, mit besonderem Augenmerk auf die Rolle von Multiprojekt- und Ressourcenmanagement-Software wie Allex bei der Umsetzung dieser Ziele.  

Das Gesundheitswesen ist eine der wichtigsten und sich am schnellsten entwickelnden Branchen weltweit. Es umfasst eine Vielzahl von Aktivitäten, von der klinischen Forschung und Arzneimittelentwicklung bis hin zum Bau von Krankenhäusern und der Einführung von Patientenversorgungssystemen. Jede dieser Aktivitäten wird häufig als Projekt verwaltet, und gemeinsam bilden sie ein Projektportfolio.

Das Projektportfolio-Management im Gesundheitswesen ist nicht frei von Herausforderungen. Organisationen des Gesundheitssektors müssen sich mit gesetzlichen Vorschriften, klinischen Studien, Patientenversorgung und verschiedenen anderen komplexen Prozessen auseinandersetzen, während sie gleichzeitig versuchen, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und - was am wichtigsten ist - die Ergebnisse für die Patienten zu verbessern. In diesem Zusammenhang ist die Beschleunigung der Leistung eines Projektportfolios nicht nur ein Ziel, sondern eine Notwendigkeit.  

Dieser Artikel befasst sich eingehend mit Strategien, die Organisationen des Gesundheitswesens dabei helfen können, die Leistung ihrer Projektportfolios rasch zu steigern. Zudem wird erläutert, wie eine Multiprojekt- und Ressourcenmanagement-Softwarelösung wie Allex bei der effektiven Umsetzung dieser Strategien von großem Nutzen sein kann.  

Interessante Einblicke

Bevor wir uns mit den Strategien zur Beschleunigung der Projektportfolio-Performance befassen, wollen wir einige wichtige Erkenntnisse aus den Erfahrungen von Experten aus dem Gesundheitswesen betrachten  

Multitasking in und zwischen Projekten einschränken

Multitasking wird oft als produktivitätssteigernde Fähigkeit angesehen. Im Bereich des Projektmanagements, insbesondere im Gesundheitswesen, kann es jedoch kontraproduktiv sein. Projekte im Gesundheitswesen erfordern Präzision, Liebe zum Detail und den engagierten Einsatz von Fachleuten. Werden die Ressourcen zu sehr auf mehrere Projekte verteilt, kann dies zu Verzögerungen, Fehlern und Ineffizienzen führen. Die erste wichtige Erkenntnis besteht darin, das Multitasking innerhalb einzelner Projekte und zwischen verschiedenen Projekten zu begrenzen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Teammitglieder ihre Anstrengungen und ihr Fachwissen auf bestimmte Aufgaben konzentrieren können, was letztlich zu einem schnelleren Projektabschluss und einer besseren Qualität führt.

Management der Dokumentation  

Die Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil von Projekten im Gesundheitswesen. Ob es sich um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Forschungsprotokolle oder Patientenakten handelt, eine effiziente Dokumentation ist unerlässlich. Fehler bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten können sich erheblich auf die Projektlaufzeiten auswirken. Um die Leistung zu beschleunigen, sollten Organisationen des Gesundheitswesens einen umfassenden Konzeptansatz für die Dokumentation verfolgen. Dies bedeutet, dass alle erforderlichen Ressourcen, Vorlagen und Richtlinien im Voraus bereitgestellt werden, um den Bedarf an ständigen Überarbeitungen und Änderungen zu verringern. Eine gut implementierte Multiprojektmanagement-Software wie Allex kann dabei helfen, die Dokumentationsabläufe zu optimieren, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die neuesten Vorlagen und Richtlinien haben, und die Zusammenarbeit bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten zu erleichtern.

Klare Prioritäten setzen  

Im Gesundheitswesen, wo Projekte in Umfang und Komplexität sehr unterschiedlich sein können, ist eine klare Priorisierung unerlässlich. Von klinischen Versuchen bis hin zu Erweiterungen von Einrichtungen müssen Gesundheitseinrichtungen oft mit mehreren Projekten gleichzeitig zurechtkommen. Die dritte nennenswerte Feststellung betont, wie wichtig es ist, die Prioritäten zwischen den Aktivitäten innerhalb des Projektportfolios klar zu definieren. Durch die Identifizierung kritischer Aufgaben und die entsprechende Zuteilung von Ressourcen stellen Unternehmen sicher, dass Projekte mit hoher Bedeutung die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen. Softwarelösungen für Multiprojektmanagement wie Allex bieten die notwendigen Werkzeuge, um Aufgaben zu visualisieren und zu priorisieren und helfen Unternehmen, fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen.

Koordination von Aktivitäten

Die Koordinierung und Abstimmung von Aktivitäten sind entscheidende Faktoren für den Erfolg von Projekten im Gesundheitswesen. So ist beispielsweise die Synchronisierung der Produktentwicklung mit klinischen Versuchen von entscheidender Bedeutung, um neue Behandlungen effizient auf den Markt zu bringen. Die vierte Erkenntnis verdeutlicht, wie wichtig es ist, projektübergreifende Aktivitäten aufeinander abzustimmen, um Verzögerungen und Überschneidungen zu minimieren. Eine integrierte Multiprojektmanagementlösung wie Allex erleichtert die Planung und Verfolgung von Aktivitäten über mehrere Projekte hinweg und erleichtert so die Synchronisierung und effiziente Ressourcenzuweisung.

Reduzierung von Projekten  

Diese fünfte und vielleicht nicht ganz eingängige Erkenntnis besagt, dass die Verringerung der Anzahl der Projekte in einem Portfolio die Gesamtprojektgeschwindigkeit erhöhen kann. Die hier verwendete Analogie vergleicht ein Projektportfolio mit einer Autobahn: Mit weniger "Autos" (Projekten) werden Staus (Verzögerungen) vermieden, was zu einem höheren Durchsatz führt. Es mag zwar verlockend sein, zahlreiche Projekte gleichzeitig zu initiieren, aber die Konzentration auf eine begrenzte Anzahl von Projekten kann zu besseren Ergebnissen führen. Es ist wichtig, Projekte auf der Grundlage von strategischen Zielen und erwarteten Erträgen zu priorisieren. Softwarelösungen für das Multiprojektmanagement wie Allex helfen bei der Bewertung und Auswahl von Projekten, die mit den Unternehmenszielen und -ressourcen übereinstimmen, und vermeiden so die Versuchung, Projekte zu starten, für die es keinen überzeugenden Business Case gibt.

Beschleunigung der Leistung von Projektportfolios

Mit diesen bemerkenswerten Erkenntnissen im Hinterkopf, lassen Sie uns in eine umfassende Untersuchung von Strategien eintauchen, die im Gesundheitssektor angewandt werden können, um die Leistung ihrer Projektportfolios zu beschleunigen. Im Laufe dieser Betrachtung werden wir aufzeigen, wie eine Multiprojekt- und Ressourcenmanagement-Software wie Allex eine entscheidende Rolle bei der effektiven Umsetzung dieser Strategien spielen kann.  


Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Projektportfolios im Gesundheitswesen ist die Ressourcenzuweisung. Im Gesundheitswesen herrscht oft ein Mangel an spezialisierten Ressourcen, wie z.B. Klinikern, Forschern und Regulierungsexperten. Daher ist es unabdingbar, die Effizienz dieser begrenzten Ressourcen zu maximieren.  

Wie Allex helfen kann:

Ressourcenzuweisung: Allex bietet zuverlässige Funktionen für die Ressourcenzuweisung und -verwaltung. Es ermöglicht Unternehmen, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Arbeitsbelastung über mehrere Projekte hinweg zu visualisieren und erleichtert so die strategische Zuweisung von Ressourcen.  

Verfolgung der Arbeitsbelastung: Die Software ermöglicht die Verfolgung der Auslastung und hilft Unternehmen, die individuelle Arbeitsleistung zu überwachen und zu verwalten, um eine Überlastung der Teammitglieder zu vermeiden.  

Durch die Nutzung der Ressourcenmanagement-Funktionen von Allex können Unternehmen im Gesundheitswesen Ressourcenkonflikte minimieren, sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter an den richtigen Aufgaben arbeiten und letztendlich die Projektlaufzeiten verkürzen.

Klare Prioritätensetzung und strategische Ausrichtung

Die Festlegung von Prioritäten ist beim Projektportfolio-Management im Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung. Nicht alle Projekte sind gleich, und die Ressourcen müssen auf der Grundlage strategischer Prioritäten und erwarteter Ergebnisse zugewiesen werden.  

Wie Allex helfen kann:

Projektpriorisierung: Allex ermöglicht es Unternehmen, Kriterien für die Projektpriorisierung auf der Grundlage strategischer Ziele zu definieren und hilft so bei der Priorisierung von Projekten, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.  

Visuelle Dashboards: Die Software bietet visuelle Dashboards, die es den Beteiligten ermöglichen, die Übereinstimmung der Projekte mit den strategischen Prioritäten zu erkennen und den Fortschritt in einer klaren und transparenten Übersicht zu verfolgen.  

Einblicke in die Ressourcenzuweisung: Allex bietet Einblicke in die Ressourcenzuweisung und stellt so sicher, dass Ressourcen und Kapazitäten abgedeckt sind, um einen reibungslosen Betrieb zu ermöglichen.